互聯網時代圖書館行政管理工作信息一體化解決方案探討
——以國家圖書館為例

(國家圖書館，北京 100081)

互聯網時代的到來，信息網絡化的迅猛發展，改變了傳統的行政管理工作內涵和方式。圖書館行政管理工作需要跟上時代發展的步伐，結合圖書館發展方向與自身特點，在管理理念、職能定位、工作內容、組織方式、工作模式和方式等方面不斷推陳出新，加快圖書館行政管理信息化建設，以適應現代化圖書館的發展要求。

1 互聯網時代圖書館行政管理工作的思路及國內相關研究狀況

目前，國內在圖書館行政管理工作方面的研究，大多都是基于傳統管理方式的研究。在人力資源管理方面，黃明珍在“淺談圖書館的行政管理工作”中提出，在開展圖書館行政管理工作時,應該充分調動館員的工作積極性,確保各部門之間相互協作[1]；在財務管理方面，王棟在“新時期圖書館行政管理工作的探討”中提出，新時期圖書館行政管理工作包括對經費的管理，需要做到合理規劃，財務公開，接受員工組成的監督團的監督[2]；在保衛工作管理方面，肖嘯在“加強圖書館安全維護工作的難點及對策”中提出，圖書館的安全問題可以從兩個方面進行加強:一方面是加強日常的行政管理力度,使安全問題防患于未然，另一個方面是圖書館的保衛工作,這方面直接關系著圖書館日常的運營安全[3]。而關于如何在互聯網時代運用現代信息技術，建立一整套現代化、信息化的管理系統進行圖書館行政管理的研究尚無。

2 互聯網時代背景下圖書館行政管理工作策略

在互聯網時代背景下，網絡和信息技術的發展給圖書館行政管理工作的優化提供了技術支持,圖書館的行政管理工作應充分利用先進的技術，進行網絡化、信息化建設，建立包括人力資源管理系統，數字檔案管理系統，辦公自動化系統，財務及國有資產管理系統，基建、后勤和保衛管理系統等在內的行政管理信息一體化系統。

2.1 建設人力資源管理系統

人事管理作為圖書館行政管理工作的一個重要組成部分，人力資源管理系統是信息化的基礎。每個單位人事基本數據的管理，包括在職、離職、離退休人員數量、人員年齡、學歷、職稱職務比例及實際數據；員工個人的信息系統化、完整化；日常的考勤管理、請休假制度、職稱職務變動、工資福利變化、人員調配流動等人力資源管理業務量較大，一個功能完備性能強大的人力資源管理系統的必要性可想而知。該系統主要由系統管理、業務管理、擴展業務、可選業務四部分功能模塊組成，見圖1。

圖1 人力資源管理系統功能示意圖

在系統管理模塊中，包括了系統構建、數據庫管理、權限管理、工具箱等功能；業務管理模塊中包含機構管理、組織機構圖、單位管理、人員管理、工資管理、崗位管理、統計報表和領導查詢等業務功能，突出人事信息管理、方便用戶使用的特點，滿足基礎應用業務的需要；為了滿足用戶的不同需求，突出某個專業的要求，在可選業務模塊中擴展了合同管理、績效考核、考勤管理、培訓管理、社會保險、黨組織管理、專業技術人員管理、工資套改管理、上下級數據交換、政策法規及web版上級查詢功能。上述模塊可以滿足圖書館作為事業單位對人力資源管理方面可能涉及的功能需求。

2.2 建設圖書館數字檔案管理系統

“全國檔案事業發展‘十三五’規劃綱要”中提出了檔案信息化建設的目標，要求全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升，其中特別要求加強對項目檔案的監督管理。圖書館履行著圖書文獻收藏和保護的職責，也為各級黨政機關、社會各界及公眾提供文獻信息和參考咨詢服務，且需要開展圖書館學理論及相關事業發展研究，與業界開展交流合作。除此之外，圖書館日常工作中形成的各類檔案(包括文書、業務、活動、項目、照片、音視頻、實物、基建)的收集、整理、編目、立卷、歸檔工作也非常繁重，建立數字檔案管理系統能夠保證圖書館各類檔案管理的即時、完整和安全。

基于圖書館實際業務情況(分支機構日常產生的數據量比較少、總部對于數據即時性要求較高、分支機構通過上傳下載的形式來實現數據交流)、所屬組織結構分布情況及檔案業務管理特點，圖書館數字檔案管理系統建設采用了集中式部署方式，如圖2。同時，該系統采用了全面的業務流程管理，即采用流程定義的方式靈活地定制檔案收集、整理、歸檔、利用和保管過程中的所有參與人員以及所有細節性的整理過程，實現了多點多層的檔案整理模式，而且可以針對不同的檔案庫或者不同的檔案類型分別定義業務整理流程，更加貼近不同圖書館檔案整理現狀。

圖2 數字檔案管理系統功能結構示意圖

2.3 建設辦公自動化系統

辦公自動化系統(以下簡稱OA系統)是圖書館各項業務流程與審批流程結合的流程自動化平臺。可以說是保證圖書館業務高效有序運轉的循環系統。OA系統可以將領導班子、相關部門及下屬單位等相互連接，實現公文、通知、公告、請示的上傳下達，實現基層數據的采集與匯總，形成一個涵蓋數據采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統，逐步將圖書館的日常辦公管理規范化、標準化、科學化。圖書館根據自身機構特點和業務需求，靈活選用如圖3所示功能結構的OA系統。其中值得一提的是內嵌了短信功能模塊，經過授權開通短信功能的內部員工賬號可以通過短信發送和接收緊急事務；并且OA系統也開通了移動版功能，出差在外和旅途中的工作人員也可以很方便地處理公務。

圖5 行政工作信息一體化解決方案示意圖

2.4 建設財務及國有資產管理系統

如圖4，財務及國有資產管理系統是圖書館日常管理工作的重要組成部分,包括憑證管理、出納管理、賬簿報表、固定資產管理等，財務及國有資產管理系統內置了單獨的預算管理系統，可以實現預算的上報、執行及監管并直接接入上級單位的預算系統。這種財務系統的設置可以健全圖書館內部的財務制度[5]，能夠提高財務核算的精度。隨著各地數字圖書館建設事業的逐漸發展，圖書館信息化水平不斷提高。圖書館內部辦公、對外服務用的信息化設備數量保持持續增長的趨勢。通過財務及固定資產管理系統，可以有效保證內部固定資產與財務系統的對接，對固定資產也實現了同步的管理。

2.5 建設基建、后勤及保衛管理系統

基建、后勤及保衛部門承擔了基礎工程建設管理、后勤整體管理、技術改造、水暖維修、機電運維、物業車隊；管區保衛、消防安全、中控安保等工作，是圖書館業務工作的有力支撐和保障?；?、后勤及保衛管理系統分別與財務系統、數字檔案管理系統以及辦公自動化系統在信息層面進行數據通信，如圖5中的相關模塊。

3 圖書館行政管理信息一體化解決方案

傳統管理模式下的各個模塊軟件，是彼此獨立運行的信息孤島，日益增長的數據會導致圖書館的維護成本不斷增加，管理的效率和效益持續降低。而行政管理信息一體化方案可以通過構建一個信息充分共享的平臺，讓各個功能模塊信息互通互聯，從而使圖書館各項行政管理信息能夠充分流動，提升行政管理工作的效能。圖5是滿足目前圖書館需求的行政工作信息一體化解決方案示意圖。辦公自動化系統是該方案運行的核心，其他行政工作信息化系統通過OA系統履行各自的職能并通過相互連接的行政工作信息系統共同體現相應的聯動作用。在行政工作信息一體化解決方案中，最能體現互聯網時代特點的，不僅僅是前文所述單個行政工作信息化系統的強大功能，而是一體化方案所提供的系統聯動性和關聯聯動性。

以人力資源管理系統為例，圖書館每年度的老員工退休、新員工入職以及在職員工的職稱職務變動時有發生。拿其中的職稱評審工作來說，這是圖書館人力資源部門的一項常規工作，在完成了一年一度的職稱評審工作后，相應員工的職稱發生變化，那么體現在人力資源管理系統中是員工基本信息中相應字段的數據調整，但由于方案的關聯聯動性特征，員工的薪資內容相應數據也發生變化，并且由于系統聯動性通過人力資源與財務的預設，直接引起財務系統中相應的數據調整；同時，數字檔案管理系統中相應的員工檔案數據也發生變化，體現了一體化解決方案的便捷高效。

類似的還有固定資產的增減項導致的國資、財務以及檔案系統之間的聯動反應，除在固定資產管理系統中增加了一項數據外，財務的固定資產管理系統中還有財務、國資和其他業務系統之間的聯動管理。

此外，信息安全保障也是行政工作信息一體化解決方案的重要模塊。其為一體化方案中的各行政信息化系統提供個性化的安全技術和手段。如物理隔離、網絡訪問限制、數據加密、數據訪問權限設置、功能操作權限設置、日志管理、數據備份等功能，確保了方案的安全性、嚴謹性及保密性。

圖書館行政工作信息一體化解決方案具有一定的機動性和可擴展性，可根據圖書館的實際業務需求和工作流程靈活地進行擴充和精簡。在互聯網時代，隨著網絡和各種技術手段的發展，信息一體化解決方案還可以不斷地改進和升級，為圖書館行政信息化工作的效率提高發揮更大的作用。