檔案信息化建設與檔案管理要點探究

劉娟

摘 ?要：現階段，檔案越來越受到社會的關注和重視，對檔案管理也提出了更高的要求，但傳統檔案管理受時間和空間限制，難以滿足當前需求，加強信息化建設和創新管理迫在眉睫。檔案信息化建設是一項系統性工程，該文主要就檔案信息化建設與檔案管理的要點，從管理原則、問題和建議等幾方面展開探究。

關鍵詞：檔案信息化 ?建設 ?檔案管理

中圖分類號：G270 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0070-02

檔案是一系列組織活動的縮影，是真實信息的表述與記錄，是對各項決策提供切實性分析的依據。數字化時代，傳統形式的檔案管理已難以滿足社會需求，綜合檢索模式受到了越來越多的關注，新型信息化管理模式應運而生，它摒棄了傳統模式，為檔案需求者提供更快捷、精準、高效的體驗。

1 ?檔案信息化建設概述

檔案信息化建設，是指檔案管理部門在認真分析當前社會檔案發展形式下，在現行檔案管理規劃以及標準要求下對檔案信息資源進行有效的管理，完善相關服務制度，增強檔案實用性，為使用者提供更好的服務。其本質是為了實現檔案的保存和利用，借助多元化、多角度的方式手段，結合先進信息技術，使檔案資源得以優化配置和高效運用。檔案信息化建設重點強調“數字檔案”，需要滿足如下需求：一是在信息化手段基礎上，檔案可以有效存儲，能夠完成信息整合利用;二是借助科技手段，能夠更好地發展和創新信息檔案管理模式;三是推動檔案向數字化、網絡化方向發展;四是基于互聯網實現檔案信息化內容網絡平臺共享化。

2 ?檔案信息化管理原則

2.1 規范性原則

檔案信息化建設包含內容眾多，實際工作中，檔案管理單位需要就管理中的各項流程加以有效規范，建設統一的規范標準。同時，用以接收數字化的相應電子文件，也應當建立配套的規范制度，避免電子文件歸檔環節發生互不兼容、低水平重復建設等不良情況。如果檔案管理缺乏科學的規劃，沒有嚴謹、完善、規范性的制度作為約束，數字化檔案在其相應的保管、傳遞階段缺乏有效的規劃與管理，會嚴重影響檔案管理效率。

2.2 安全性原則

信息安全是檔案管理的重要環節，社會關注度很高，應當在充分利用信息化便捷性優勢的同時，更加重視利用過程的潛在威脅。隨著信息技術的發展，網絡環境復雜、黑客攻擊、新型計算機病毒傳播等惡意破壞因素眾多，檔案信息安全危機四伏，可能帶來難以預測的損失。目前，大多數企業單位都是通過安裝網絡防火墻來保證檔案信息電子資料安全，但這并不是唯一手段。面對檔案信息系統安全的諸多問題，企業和單位應當時刻警惕，綜合運用定期防護計算機系統、加密防護數字化檔案等多重方式來提高信息化安全體系的安全性。

2.3 效益性原則

檔案信息化建設是一個長期的、系統性工程，在其漫長的建設過程中要投入大量的人力、物力、技術、設備以及資金，必須要遵循效益性原則。目前，企業檔案信息化缺乏可供采納的統一衡量依據，無法對各類企業檔案信息化工作給予定量、定性的評估，嚴重制約企業檔案信息化進程。各企業單位應當從實際需求出發，通過有效分析，厘清需求緊迫程度，著力解決亟需解決的現實問題，尤其在投資大型檔案信息化項目時，應充分考慮系統的效益期限，把相對來說比較關鍵的、利用率較高的信息化項目首先開發，創造一定的經濟、社會價值;利用程度不高的項目則可視未來財力狀況逐步實現，做到均衡成本投入與利益產出，避免資源與資金的浪費。

3 ?檔案信息化建設過程中的問題分析

3.1 數據多樣發展加大了檔案整理難度

檔案信息化建設是檔案管理模式由傳統的以實體保管為主向檔案資源數字化、網絡化為主要形式提供服務的轉變過程。在這一過程中，以往的紙質檔案傳送轉變成了電子數據傳送，使檔案傳輸以安全高效的狀態進行，傳輸方式上的改變帶來了很多優勢，極大地節約了時間，也方便了檔案歸整。一般情況下，企業單位借助于自身數據庫完成信息內容傳輸，由于不同專業技術電子檔案的數據格式不同，運行環境各異，并且在數據統計分析、記錄整理、處理處置中也存在一定的差異，導致數據庫中存在諸多格式類型的信息，數據出現異構，這為檔案的分類和整理帶來了一定的難度。

3.2 高度分散問題加大了檔案管理無序性

由于地區生活水平、檔案管理水平、檔案記錄方式、檔案處理方法上的不同，不同地區和部門的檔案管理呈現高度分散的情況，嚴重阻礙檔案信息化建設發展。特別是在大型生產企業、設計公司、施工單位中，檔案資料分散在不同的管理部門，各部門間重復交接資料，信息繁瑣，數據龐雜，檔案容易出現交叉，檔案管理面臨的盲目性和無序性持續增加，這也給檔案信息化管理帶來了很多困難。

4 ?檔案信息化建設與檔案管理的有關建議

4.1 注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢下檔案信息化建設集中統一管理的需要，也是實現這種統一管理的有效途徑。現階段建立檔案管理制度，要將檔案業務與信息技術緊密結合，達到資源共享、來源多元、統一管理的目的。對于大型企業、設計公司而言，檔案信息資源是基礎性資源，它的資源整合程度、統一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。現階段的檔案信息化建設，信息化整合方式是對檔案資源展開相應的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構的、分布的信息資源組織為一個整體，有利于管理、利用和服務。因此，各企業單位的檔案管理者首先要根據各自檔案實際，完成相應的整合、加工和編纂，把零散檔案內容屬性加以有效的處理，將無序的資源變為有序，將分散的資源整合統一，使檔案內容得到更好的利用。同時，在信息資源整合過程中，要注重效率性，依據具體目標要求，借助于信息技術對有利用和查詢價值的檔案內容、資源加以管理，例如把各種新型檔案、與該單位基礎研究相關的檔案、與社會各方利益相關的檔案納入整合范圍，進一步提高檔案的可行性與使用性。

4.2 提升檔案管理工作人員的責任意識，強化責任擔當

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹立強烈的責任意識，增強檔案管理人員的自身素質，這是做好檔案管理等工作的原動力。檔案管理人員要持續加強學習，打好業務知識基礎，熟練應用主流的檔案管理軟件，始終做到與時俱進。檔案管理人員還要端正檔案利用態度，堅定立場。檔案管理是為檔案利用者服務，在企業單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經主要負責同志批準，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結合崗位實際積累經驗，不斷提升自身技能，樹立起正確的檔案服務理念，才能更好地實現檔案管理信息化。

4.3 改革傳統管理方式，加大創新力度

企業檔案管理只有實現創新發展才能適應信息化需求，發揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進而推動該單位事業發展進步。各企業要更加重視信息化檔案管理，發揮檔案管理決策作用，檔案管理部門要不斷更新管理觀念，推動檔案管理從傳統模式盡快轉變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規范化制度，統一管理標準，為檔案創新發展提供規范依據。同時，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實現檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

5 ?結語

檔案信息化建設對于檔案事業發展十分重要，相關部門和各企業單位應當從實際出發，及時發現并處理好檔案信息化建設過程中出現的各種問題，加強人員培訓管理，加大資源整合共享，加快檔案管理創新，推動檔案信息化建設不斷進步。

參考文獻

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