電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探究

鄭亞琳

摘 ?要：電子信息化的發(fā)展為檔案管理工作的創(chuàng)新和變革提供了空間和機(jī)遇，不僅提升了檔案管理工作的效率，也降低了人為操作中的失誤。該文主要對電子信息化管理模式在檔案管理中的作用進(jìn)行探究，希望為電子信息科學(xué)技術(shù)管理指明方向。

關(guān)鍵詞：電子信息化管理 ?檔案管理 ?創(chuàng)新和變革

中圖分類號：G27 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0073-02

1 ?電子信息化管理

電子信息化管理是隨著時代和社會發(fā)展需求衍生出的一種新的高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，其能夠?qū)⑿畔?shù)據(jù)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理和存儲，提升信息管理水平。電子信息化管理主要是將企業(yè)的信息數(shù)據(jù)資料存儲在硬盤、U盤或者計算機(jī)中，之后再通過專業(yè)軟件的應(yīng)用，將這些信息予以分類、匯總、轉(zhuǎn)換和傳輸，從而提升數(shù)據(jù)資料的實時共享效率。電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢有：促進(jìn)了文字、圖片、聲音以及視頻信息的分類處理;加快了資料數(shù)據(jù)的調(diào)取速度;增強(qiáng)了管理工作的便捷性和高效性;減少了紙張等資源的浪費(fèi)，避免環(huán)境污染的產(chǎn)生，為我國可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2 ?電子信息化管理特點(diǎn)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦校洳粌H為人們生活帶來了便利，也為各領(lǐng)域發(fā)展提供了助力。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)發(fā)展中較為重要的數(shù)據(jù)支撐，將電子信息技術(shù)應(yīng)用其中，能夠更好地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集、整理、分析和探索，在提高檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)檔案存管的嚴(yán)密性和便利性，減少企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險的發(fā)生。同時電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用可以降低人力損耗，避免人工作業(yè)中產(chǎn)生失誤，從而增大企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外，電子信息化管理的應(yīng)用完善了檔案信息管理平臺的建設(shè)，使得檔案提取、存儲、查找、翻閱的速度更快，進(jìn)而為企業(yè)各項活動的開展提供了及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，保證工作質(zhì)量。

3 ?電子信息化管理在檔案管理中的作用

3.1 加強(qiáng)了管理流程體系的規(guī)范性

傳統(tǒng)檔案管理模式較為笨拙，對于人力需求量也較大，且在檔案管理中由于操作失誤導(dǎo)致的管理不當(dāng)問題時有發(fā)生，影響了檔案管理水平和質(zhì)量。而電子信息化模式的應(yīng)用降低了傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)雜性，提升了資源數(shù)據(jù)的共享效率，加強(qiáng)了管理流程的規(guī)范性和完善性。電子信息化管理也將檔案管理從原有的手動管理轉(zhuǎn)化成了自動管理，避免人為因素帶來的干擾，且通過系統(tǒng)程序的設(shè)定實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的自動化分類存管和更新，保證了信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的即時性

傳統(tǒng)檔案管理模式較為單一，需要耗費(fèi)的時間和精力也較多，存在的偏差也較為明顯，再加上工作人員自身素質(zhì)等因素的影響，使得檔案管理工作的效率不高，影響了檔案數(shù)據(jù)真實作用的發(fā)揮。但是應(yīng)用電子信息化模式后，能夠更好地增強(qiáng)檔案管理的即時性，提高檔案資料的價值和使用效率，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

3.3 增強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性

對于各行業(yè)來說，檔案資料都是較為重要的內(nèi)容，開展檔案管理工作，除了能保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性外，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資料的整合與匯總，為管理層人員相關(guān)決策的制定提供依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)自身的長遠(yuǎn)進(jìn)步，提高企業(yè)競爭實力。檔案管理包含的內(nèi)容相對較多，如員工信息資料、不同階段的發(fā)展規(guī)劃、各階段的發(fā)展目標(biāo)及政策信息等，只有加強(qiáng)這些數(shù)據(jù)資料的完善性和安全性，才能為企業(yè)提供更多有利的幫助。電子信息技術(shù)主要以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電腦為信息管理載體，應(yīng)用電子機(jī)械化的方式，無論是準(zhǔn)確性還是保密性，均比人工操作方式安全，為人員查找和儲存信息提供了很大的方便，這也在一定程度上提升了檔案管理的效率。

3.4 提升檔案管理工作運(yùn)行效率

電子信息化管理模式主要是應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理和信息存儲的，這也就說明，很多信息數(shù)據(jù)可以直接通過硬件設(shè)施進(jìn)行存儲，不需要再對其實行整理，再加上其存儲時間較長、不易破損的特點(diǎn)，能夠更好地保證檔案資料數(shù)據(jù)的質(zhì)量。電子信息化管理模式應(yīng)用將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化模式，減少了紙張等的應(yīng)用，縮減了存儲空間，強(qiáng)化了環(huán)保效果。同時也在此基礎(chǔ)上降低人力、物力方面的消耗，加大了數(shù)據(jù)信息的查詢力度，以此推動檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

3.5 資源共享

電子信息化管理是提升檔案管理水平、實現(xiàn)辦公自動化目標(biāo)的重要保障，同時也是未來企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。只有提升辦公自動化管控水平，才能更好地實現(xiàn)資源共享，確保檔案歸檔和使用的同步落實。但是，在我國檔案開發(fā)以及使用期間，還面臨著諸多問題，需要相關(guān)人員加大電子信息化管理力度，充分利用檔案信息資源，以此達(dá)到管理的目的。

4 ?電子信息化檔案管理的要點(diǎn)

電子信息化檔案管理的工作要點(diǎn)主要可以概括為以下幾項。

4.1 收集

在信息收集過程中，企業(yè)需要先對單機(jī)的電子檔案信息進(jìn)行收集和整理，之后再通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將這些信息數(shù)據(jù)以電子文本的形式保存在系統(tǒng)中，并應(yīng)用到信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建當(dāng)中，保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

4.2 整理

在整理過程中，工作人員應(yīng)對電子檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確編號，并利用計算機(jī)對其實行分類管理，便于后續(xù)調(diào)取和應(yīng)用。同時在檔案管理中要生成相應(yīng)的目錄列表，簡化資料查找流程。

4.3 鑒定

在利用計算機(jī)設(shè)備對電子檔案實行管理時，需要定期對檔案的存儲情況予以鑒定，查看其是否存在病毒侵入、是否有不良介質(zhì)的介入等，以此來維護(hù)信息數(shù)據(jù)的安全。面對鑒定難度較大的環(huán)節(jié)，相關(guān)人員必須加大重視力度，以免出現(xiàn)問題。

4.4 存儲

在檔案數(shù)據(jù)資料存儲中，需先對資料的媒介選擇進(jìn)行明確掌握，在此基礎(chǔ)上確定資料數(shù)據(jù)的存儲位置，加強(qiáng)檔案資料存儲的安全性。同時在存儲過程中，需對存儲介質(zhì)的溫濕度予以掌控，以免影響檔案的調(diào)取和使用。

4.5 統(tǒng)計

統(tǒng)計工作的開展可以借助計算機(jī)系統(tǒng)的自動化統(tǒng)計功能開展相關(guān)工作，從而降低工作人員的作業(yè)壓力，提升工作效率，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、完整性。

4.6 運(yùn)行

運(yùn)營作業(yè)的開展需要檔案庫的支持才能實現(xiàn)。為此，工作人員需要加大各種檔案庫的建設(shè)力度，選擇合適的檢索和閱讀方式，提升信息數(shù)據(jù)的調(diào)取效率。

4.7 編排

檔案編排需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，這樣能夠更好地改善編排工作的質(zhì)量，促進(jìn)各行業(yè)之間的有效交流，在維持企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與部門之間、其他企業(yè)之間的溝通和交流。

4.8 保密

隨著網(wǎng)絡(luò)的開放化，信息數(shù)據(jù)也變得更加公開和透明，但對于企業(yè)來說卻存在著較大的信息風(fēng)險。很多機(jī)密信息一旦被泄漏，就會導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)工作受到阻礙，輕則造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，重則影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營，造成倒閉的風(fēng)險。所以有必要加強(qiáng)對電子信息數(shù)據(jù)的保管，設(shè)置合理的保護(hù)措施，如分級保存、權(quán)限設(shè)定等，來維護(hù)檔案信息的安全，從而減少竊取、隨意修改等問題的發(fā)生。在傳輸電子檔案時，學(xué)校要制定完善的保護(hù)機(jī)制，采取硬件或者軟件加密的方式保護(hù)數(shù)據(jù)，確保檔案傳輸工作順利開展。

5 ?結(jié)語

綜上所述，電子信息化檔案管理工作的開展實現(xiàn)了紙質(zhì)資料的合理轉(zhuǎn)化，提升了信息共享效率，進(jìn)而解決了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理中的各項問題，徹底完善了檔案管理模式，最終為企業(yè)發(fā)展提供諸多幫助，增大企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。

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