水利工程建設項目檔案管理的思考

王凡 劉鑫楊 安會靜

摘 要：結合海委水利工程建設項目檔案管理實際，從同步管理、職責、整編歸檔移交、歸檔范圍與保管期限、檔案驗收等方面，對水利工程建設項目檔案管理提出觀點并可行性建議。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;建議

1 基本要求

水利工程建設項目檔案是指在前期工作、建設管理、施工、監理、竣工驗收到試運行等全過程形成的，具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項目法人及參建單位應加強領導，明確檔案部門或人員及崗位職責，建立檔案工作制度，統籌安排檔案工作經費， 確保檔案工作的正常開展。

大中型水利工程應設立檔案室，落實專職檔案人員，配備符合規范要求的檔案庫房、裝具和設備。其他工程項目也應配備滿足檔案工作需要的人員、裝具和設備。所需經費可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

2 同步管理

工程檔案工作應貫穿于工程建設程序的各個階段。按照項目所屬關系，在工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理;在簽訂有關合同、協議時，應對歸檔文件材料的收集、整理、質量、審核和移交提出明確要求;檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查檔案的收集、整理質量和管理情況;在進行成果評審、鑒定及工程項目重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

3 職責

各建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門，認真履行監督、檢查和指導職責：

1）項目法人對工程檔案工作負總責。要在認真做好監管檔案收集、整理與保管的同時，加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導，并負責開發檔案信息資源，提高檔案管理水平。

2）勘察設計、監理、施工等參建單位，要切實做好職責范圍內工程檔案的收集、整理、歸檔和保管;屬于向項目法人移交的檔案，由監理審核合格后及時移交。

4 整編、歸檔、移交

工程檔案的歸檔工作，由產生文件材料的單位或部門負責。各參建單位負責人對其提供的檔案內容與質量負責;監理工程師對施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。工程檔案的歸檔一般應在工程竣工驗收后三個月內完成。

工程檔案質量應符合國家《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，所有歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統;形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、標注內容清楚、簽字手續完備。

工程檔案的移交必須編制檔案目錄（含案卷和卷內目錄），填寫工程檔案交接單。交接雙方應認真核對目錄與實物，并經監理審核后由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

5 歸檔范圍與保管期限

工程檔案的歸檔范圍應按照有關規定執行，項目法人可結合工程項目實際情況制定具體的檔案分類方案，印發給各參建單位，并報主管單位檔案部門備案。工程檔案的保管期限分為：永久、30年和10年三種，應按歸檔要求分別組卷。

6 檔案驗收

工程檔案驗收是水利工程建設項目竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的，不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

項目法人組織的工程項目階段驗收、專項驗收，應由主管單位檔案部門人員作為驗收委員參加。結合海委實際，大中型水利工程項目且投資在三千萬元及以上的，在竣工驗收前要進行檔案專項驗收，其他工程項目與工程竣工驗收同步進行，按照竣工驗收主持單位有關程序進行。檔案驗收意見，作為工程驗收鑒定書的附件，其主要內容應反映到工程竣工驗收鑒定書中。

水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織檔案部門及參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量達到要求后，可向驗收主持單位報送檔案自檢報告和監理審核報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案驗收要注意以下幾個方面：

1）檔案驗收要聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告;

2）檔案驗收要聽取監理單位對工程檔案整理情況的審核報告，對驗收前已進行檔案檢查評定的應聽取被委托單位的檢查評定意見;

3）要查看現場，并根據工程規模，抽查各單位檔案整理情況;

4）檔案專項驗收意見應包括工程概況、工程檔案管理情況，如工程檔案工作管理體制與管理狀況，文件材料的收集、整理、立卷質量與數量，竣工圖的編制質量與整編情況等。