論如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務(wù)效用

張穎秀

摘 要：隨著供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深化和企業(yè)改革的深入，企業(yè)改革的難度也在不斷提高。優(yōu)化企業(yè)檔案的管理，提高企業(yè)檔案管理效率，既是企業(yè)改革的重要內(nèi)容，又是推動企業(yè)改革的重要手段之一。本文將通過分析企業(yè)改革的現(xiàn)狀與目標(biāo)，并結(jié)合企業(yè)檔案管理發(fā)展的新趨勢，討論如何發(fā)展檔案管理在企業(yè)中的服務(wù)效用，為企業(yè)檔案管理提出相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)改革;服務(wù)效用

1 企業(yè)改革現(xiàn)狀與目標(biāo)

伴隨著供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的發(fā)展，企業(yè)改革除了要從自身產(chǎn)業(yè)發(fā)展的大處落墨，同時要也關(guān)注企業(yè)的組織管理、內(nèi)部資源配置等微觀層面。因此企業(yè)的重組與兼并、企業(yè)制度的優(yōu)化等方面同樣成為了企業(yè)改革的新重點。除此之外，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”的成熟，在企業(yè)管理的過程中普遍應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)以提高企業(yè)管理效率將成為必然趨勢和新的改革目標(biāo)。在企業(yè)改革過程中，如何將企業(yè)數(shù)據(jù)與企業(yè)決策結(jié)合起來做出準(zhǔn)確的市場預(yù)判，有現(xiàn)代信息技術(shù)支持的檔案管理體系將到起重要作用。

2 企業(yè)檔案管理新趨勢

1）管理理念新趨勢。隨著企業(yè)改革和信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也出現(xiàn)了一系列新的發(fā)展趨勢。從管理和服務(wù)理念上來說，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)由原有的執(zhí)行數(shù)據(jù)編纂收藏的機(jī)構(gòu)變?yōu)榫C合性的信息交流機(jī)構(gòu)。檔案工作人員的服務(wù)對象也由數(shù)據(jù)逐步轉(zhuǎn)向使用企業(yè)數(shù)據(jù)的個人。在這樣的新趨勢下，作為企業(yè)數(shù)據(jù)的保有者，檔案管理工作人員的主要職責(zé)也將由以企業(yè)數(shù)據(jù)儲存變?yōu)樾畔⑻峁┡c檢索。如何在有限的范圍內(nèi)最大程度挖掘企業(yè)數(shù)據(jù)的潛力，提高企業(yè)數(shù)據(jù)的開放性為數(shù)據(jù)使用者服務(wù)將成為企業(yè)檔案管理工作人員探索的新目標(biāo)。

2）管理方法與技術(shù)新趨勢。除了檔案管理觀念的更新，由于信息技術(shù)的發(fā)展，我國部分企業(yè)已經(jīng)率先展開了企業(yè)檔案管理信息化的工作，并取得了良好的效果。例如四川舍得酒業(yè)利用13763檔案資料，為企業(yè)文化建設(shè)提供了重要參考信息。而在管理技術(shù)上，通過企業(yè)檔案管理的信息化，數(shù)字檔案將突破實踐和空間的限制，為企業(yè)檔案的使用者提供全天候的數(shù)據(jù)查詢服務(wù)，提高檔案管理效率。而結(jié)合“大數(shù)據(jù)”，數(shù)字檔案還可以通過對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化分析，深入挖掘企業(yè)檔案的潛力，提高企業(yè)數(shù)據(jù)的開放性，以更加便捷直觀的方式向數(shù)據(jù)使用者提供服務(wù)。

3 檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展的服務(wù)效用

1）完善企業(yè)人事管理。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但卻是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的必要組成部分。企業(yè)檔案管理的內(nèi)容復(fù)雜多樣，包括了員工信息、生產(chǎn)技術(shù)信息、商品交易等多個方面。尤其是在員工信息記錄方面，只有通過真實完整的員工信息檔案，公司管理者才能對員工的調(diào)度安置、薪資福利等事宜進(jìn)行充分的了解，以此為依據(jù)處理各種人事問題，完善并優(yōu)化企業(yè)管理。

2）提供決策支持。除了作為企業(yè)人事管理的重要依據(jù)之外，企業(yè)檔案還是企業(yè)決策者的重要手段。通過企業(yè)檔案，企業(yè)管理者就可以基本了解企業(yè)的運(yùn)營狀況。通過分析企業(yè)檔案，尤其是通過“大數(shù)據(jù)”得出的可視化分析，企業(yè)管理者對于企業(yè)的管理體系、生產(chǎn)能力、市場信息等各種信息有一個清晰全面的了解。在這樣的數(shù)據(jù)支持下，企業(yè)決策者在較短的情況下就可以對企業(yè)的發(fā)展有一個科學(xué)準(zhǔn)確的認(rèn)知，并以此為依據(jù)揚(yáng)長避短、科學(xué)決策。企業(yè)決策者甚至通過對市場整體發(fā)展情況的數(shù)據(jù)分析，了解市場動向與趨勢，確定企業(yè)生產(chǎn)方向，制定企業(yè)發(fā)展的中長期計劃。

3）保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)，防止商業(yè)機(jī)密泄露。企業(yè)的檔案除了是企業(yè)管理的和決策的重要手段之一，同時也是保護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密的一個重要方法。如果不通過專門的企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行體系化的編纂管理，而是任憑相關(guān)人員隨意處置，就存在非常大的泄露商業(yè)機(jī)密的風(fēng)險。而通過專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，就可以有降低企業(yè)數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險。尤其是通過各種信息技術(shù)，將企業(yè)數(shù)據(jù)依據(jù)其保密等級進(jìn)行劃分，分級閱覽，能有效改變原有的粗放式檔案管理方式，保護(hù)企業(yè)檔案的安全。

4）記錄企業(yè)歷史，發(fā)展企業(yè)文化。最后，企業(yè)檔案管理的一個重要作用就是記錄企業(yè)歷史，發(fā)展企業(yè)文化。企業(yè)的發(fā)展往往伴隨著各種各樣的內(nèi)部改革、變遷、重組。創(chuàng)始人的精神理念、企業(yè)變革的過程、優(yōu)秀的企業(yè)精神都是這個企業(yè)寶貴的財富，是凝聚企業(yè)力量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要手段。而要想發(fā)展企業(yè)文化，凝聚企業(yè)力量，就必須從企業(yè)檔案中找尋企業(yè)發(fā)展歷史，以精煉形象的語言對其進(jìn)行概括，通過各種形式表達(dá)出來，為企業(yè)文化的建設(shè)提供重要的史料支撐。

4 如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的效用

1）培育主動服務(wù)意識。在檔案管理信息化的大潮流下，企業(yè)的檔案管理者不再僅是企業(yè)數(shù)據(jù)的保有者，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)也不再只是企業(yè)的“數(shù)據(jù)倉庫”，而是數(shù)據(jù)的“中轉(zhuǎn)站”。信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)一方面要把企業(yè)數(shù)據(jù)匯總分類，另一方面則是要把數(shù)據(jù)通過各種方式變成便捷有效的信息傳輸出去。在新形勢的要求下，檔案管理工作者要改變原有“邊緣崗位”思想，破除傳統(tǒng)檔案管理理念，樹立“以人為本”的主動服務(wù)意識。企業(yè)檔案管理工作者要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理模式下積累的經(jīng)驗，同時對新技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的模式與方法。

2）變革檔案管理方式。要發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務(wù)效用，除了要更新檔案管理者的服務(wù)意識，還要變革檔案管理的方式。結(jié)合信息技術(shù)手段，建立數(shù)字化企業(yè)檔案庫是變革檔案管理方式的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。在數(shù)字化的檔案管理基礎(chǔ)上，企業(yè)檔案管理工作者要細(xì)化歸檔的規(guī)則，對于企業(yè)各個部門可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)如何歸檔做出詳細(xì)的操作標(biāo)準(zhǔn)。同時，利用企業(yè)電子辦公系統(tǒng)，對相關(guān)數(shù)據(jù)直接進(jìn)行電子歸檔，減少信息傳輸?shù)闹虚g環(huán)節(jié)和人工參與，降低潛在的信息泄露風(fēng)險。最后，對于企業(yè)數(shù)據(jù)的入檔要實行責(zé)任到人制度，提高企業(yè)員工對于檔案管理的權(quán)責(zé)意識。

3）充分開發(fā)檔案資源。企業(yè)檔案管理工作人員除了對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的錄入歸檔，還要充分發(fā)揮企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的作用，使企業(yè)數(shù)據(jù)流動起來。這就要求企業(yè)檔案管理者充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和信息技術(shù)，充分開發(fā)企業(yè)檔案資源。以分級檔案查閱系統(tǒng)對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)有利于保護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密，。而在此基礎(chǔ)上利用“大數(shù)據(jù)”對企業(yè)工作人員所查閱信息進(jìn)行可視化分析，并對員工推薦與此相關(guān)的信息進(jìn)行輔助，就可以為企業(yè)檔案使用者提供精準(zhǔn)服務(wù)，有效提高決策的準(zhǔn)確性。而通過企業(yè)員工常用的電腦手機(jī)，打破對于檔案提取的時間和空間限制，提供全天候的信息服務(wù)則可以最大限度的打破檔案管理原有的局限性，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)記錄企業(yè)發(fā)展歷史，營造企業(yè)文化的重要工具，也是企業(yè)管理者進(jìn)行企業(yè)管理、市場分析、戰(zhàn)略決策的重要支柱。而在互聯(lián)網(wǎng)和“大數(shù)據(jù)”的時代，通過計算機(jī)技術(shù)，變革企業(yè)檔案管理的服務(wù)理念、服務(wù)方式，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革中的作用成為了必然趨勢。企業(yè)要重新人事檔案管理的重要性，結(jié)合時代發(fā)展新趨勢，發(fā)展信息化、數(shù)字化的企業(yè)檔案管理，這樣才能讓企業(yè)數(shù)據(jù)發(fā)揮價值的再創(chuàng)造，助力企業(yè)的改革發(fā)展。

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