探討如何提升疾控中心檔案的利用效率

付瓊麗

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，有效促進(jìn)疾病預(yù)防事業(yè)的發(fā)展。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理是疾控事業(yè)的重要組成部分，同時也是疾控工作開展過程中的重要環(huán)節(jié)之一。疾病控制除了需要發(fā)展疾病預(yù)防與監(jiān)測外，還需要加強(qiáng)疾病檔案的管理工作，此對于預(yù)防和控制疾病工作意義重大。疾控中心的檔案管理和利用工作需要與時俱進(jìn)，合理采取有效措施，讓檔案能夠更好的發(fā)揮應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;檔案利用

疾控中心是疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生技術(shù)管理以及衛(wèi)生檢驗監(jiān)測的重要服務(wù)機(jī)構(gòu)，其工作質(zhì)量直接影響我國的疾病預(yù)防控制效果和健康事業(yè)的發(fā)展。疾病預(yù)防控制檔案，主要是指在疾病預(yù)防控制活動的過程中所形成的具有較大的保存和利用價值的檔案文件、影音圖片以及調(diào)查資料等文件。疾控檔案對于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)而言極為重要，加強(qiáng)疾病中心的檔案管理與開發(fā)利用工作，能夠從數(shù)據(jù)資料角度有效支持疾病預(yù)防控制工作的開展，促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

1 疾控檔案管理和開發(fā)利用的必要性

1）疾控檔案是疾控工作體系的重要組成部分。疾控檔案是疾控部門預(yù)防和控制疾病、應(yīng)急處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件、疫情報告和信息管理、監(jiān)測和干預(yù)健康危害因素、健康教育與健康促進(jìn)和科研教學(xué)等工作方面所形成的檔案資料記錄，其可以被看作是疾控中心工作的重要指引，能有效促進(jìn)疾控工作的開展。

2）疾控檔案的信息價值。疾控檔案作為疾控中心用于內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的重要工作資料，通過對檔案信息的深度整理和全面開發(fā)利用，能夠合理總結(jié)疾控工作的規(guī)律，有效促進(jìn)疾控工作決策管理與發(fā)展，促進(jìn)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

3）疾控檔案是疾控工作的全面整理與記錄。疾控中心的檔案資料能夠為疾控工作的開展提供明確的指引，妥善保存并深入發(fā)掘檔案資料，可以促進(jìn)疾控工作的不斷改進(jìn)和優(yōu)化，切實提升自身的工作水平。

2 疾控中心檔案管理方面所存在的問題

1）不重視檔案管理工作。當(dāng)前存在部分疾控中心由于側(cè)重關(guān)注其主要業(yè)務(wù)，從而忽略管理疾控中心檔案資料的情況，其不僅缺乏專業(yè)的檔案存放設(shè)施，同時也沒有設(shè)置專業(yè)的檔案人員，所以其在檔案資料管理方面存在收集不完整、不健全以及跟蹤不及時等情況，此外還存在部分疾控中心所使用的檔案管理人員是其他崗位兼職的情況。由于其缺乏完善的檔案管理知識，所以導(dǎo)致疾控中心的檔案收集、整理以及歸檔等工作無法形成有效聯(lián)系，存在檔案缺漏、收錄不全等問題。

2）相關(guān)制度不夠健全。疾控中心的檔案管理存在周期長、細(xì)節(jié)多、涉及面廣等諸多特點，需要多個部門協(xié)作完成。但是因為存在部分部門互相之間缺乏有效聯(lián)系，且在檔案的收集、整理以及歸納等多個方面都缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于缺乏詳細(xì)的管理規(guī)定，所以缺乏完善的檔案管理與收集制度，使得檔案存在歸檔范圍和責(zé)任劃分不明確的問題，嚴(yán)重阻礙檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

3）疾控中心的檔案信息化水平較低。就目前而言，我國部分基層疾控中心依然存使用傳統(tǒng)管理方法的情況，其未能引進(jìn)和充分應(yīng)用信息化管理模式，尚局限于紙質(zhì)檔案管理方面，沒有計算機(jī)以及存儲設(shè)備等各種現(xiàn)代化的管理工具，所以無法為需管理的檔案提供恒溫、恒濕的環(huán)境。且當(dāng)前大部分檔案還是以文字、圖片等形式存在，所以導(dǎo)致很多檔案資料因此而受損或丟失，對于疾控中心檔案材料的完整性與科學(xué)性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

3 提高疾控中心檔案利用效率的具體措施

1）提高檔案管理人員的責(zé)任感與事業(yè)心。要加強(qiáng)疾控中心檔案的開發(fā)利用，首先應(yīng)當(dāng)提升疾控檔案管理。檔案管理工作較為重要，但其卻存在細(xì)致、繁瑣以及寂寞等問題，并且因為檔案管理工作并非疾控中心的主要職能工作，所以導(dǎo)致疾控中心的檔案部門長期處于封閉性和局限性的環(huán)境下，并且很容易被領(lǐng)導(dǎo)所忽略。在此情況下想要提升檔案的管理水平，提高檔案資源的開發(fā)和再利用效率，促進(jìn)檔案信息資源的全方位、多渠道、多層次的開發(fā)利用，就必須要求檔案工作者保持高度的責(zé)任感、事業(yè)心和歷史使命感。作為優(yōu)秀的檔案管理人員，必須要有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神和無私的奉獻(xiàn)意識，要能夠耐得住寂寞，不計較個人得失，甘當(dāng)配角，要有著能夠在平凡崗位上創(chuàng)造出不平凡業(yè)績的決心和信心。除此之外，當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們健康需求，使得對于疾控工作要求越來越高，作為疾控中心的檔案管理人員，必須要能夠完善知識結(jié)構(gòu)、緊跟時代步伐，強(qiáng)化檔案專業(yè)的新知識和新理論，積極學(xué)習(xí)預(yù)防專業(yè)知識以及計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化專業(yè)知識，注重提升自身的語言表達(dá)能力、信息開發(fā)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、技術(shù)應(yīng)用能力以及綜合分析能力，使自己成長為復(fù)合型人才，更好的滿足疾控中心檔案資源開發(fā)利用的實際需求。

2）結(jié)合實際情況，健全疾控中心檔案管理制度。首先，需要根據(jù)實際情況構(gòu)建合理的檔案管理崗位責(zé)任制度，并以此形成檔案管理長效機(jī)制。其次，需要對檔案庫進(jìn)行規(guī)范化管理，在進(jìn)行歸檔時，除了需要不同門類、不同載體進(jìn)行系統(tǒng)的收集、排序和裝訂之外，還需要在后期為其加裝電子觸摸顯示屏、特藏檔案資料柜等現(xiàn)代科技設(shè)備，安裝氣體自動消防設(shè)施設(shè)備和報警系統(tǒng)，設(shè)置電子監(jiān)控系統(tǒng)，以確保檔案庫能夠滿足現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的要求，有效提升疾控檔案未來的使用效率。

3）加強(qiáng)疾控中心檔案信息化管理與建設(shè)。（1）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理。實踐證明現(xiàn)代信息技術(shù)在提高檔案資源開發(fā)利用效率方面非常重要，其可以創(chuàng)建優(yōu)越的條件，提升檔案信息質(zhì)量及檔案信息傳遞速度。疾控中心需要為檔案管理配置專業(yè)的計算機(jī)和檔案管理軟件系統(tǒng)，以及相關(guān)的復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備;將各種形式的檔案信息處理成電子文件，并存儲到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，不僅可以借助檔案管理軟件系統(tǒng)快速形成文件目錄、文號目錄等檢索信息，大大降低檔案管理工作量，并提高其工作效率;此外還可以充分應(yīng)用計算機(jī)方便快捷的完成檔案的檢索與傳遞工作，顯著縮短檔案的檢索時間，并有效提升檔案的查全率、查準(zhǔn)率和檔案的傳遞速度。所以必須要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，切實提高疾控中心檔案信息資源的利用效率。（2）熟悉疾控中心的檔案內(nèi)容。檔案內(nèi)容復(fù)雜，但作為檔案管理人員必須要能夠?qū)n案大致內(nèi)容了然于胸。疾控中心的檔案室收集著歷年來各類業(yè)務(wù)工作相關(guān)的法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法;疾控工作的開展需要建立在充分利用上述信息資源的基礎(chǔ)之上，所以作為疾控中心的檔案管理人員，必須要對此極為熟悉，才能夠在要使用檔案內(nèi)容時，能夠準(zhǔn)確、全面、快速的檢索到相應(yīng)的檔案資源。（3）強(qiáng)化業(yè)務(wù)交流，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。疾控中心的檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)工作模式，要主動加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員之間的交流溝通，對其工作動態(tài)和工作內(nèi)容及檔案需求及時了解，通過分發(fā)目錄、電話調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)問卷等形式加強(qiáng)了解。對于檔案需求人員，檔案管理人員需要提供熱情周到的服務(wù)，在調(diào)檔的時候要做到及時、主動和耐心，對于部分尚未熟悉且不善于利用檔案的專業(yè)技術(shù)人員，需要主動與其進(jìn)行交流溝通，幫助其了解檔案的具體應(yīng)用方法，強(qiáng)化其檔案意識，使得中心檔案能夠有效促進(jìn)相關(guān)工作的開展。

4 總結(jié)

疾控中心檔案屬于重要的信息資料，能夠直接影響疾控中心工作的開展。針對當(dāng)前疾控中心在檔案管理方面所存在的問題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取合理措施，要結(jié)合實際情況，健全疾控中心檔案的管理制度，并提高自身的責(zé)任感與事業(yè)心，熟悉檔案內(nèi)容，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理，并加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)交流溝通，盡可能將原本的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，強(qiáng)化對檔案資料的深度開發(fā)利用，使得檔案資料能夠充分發(fā)揮自身價值。

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