淺談檔案工作精細化管理

李玉華

摘 要：檔案管理經歷了從非獨立系統到獨立系統，從體驗式管理到科學化管理，從紙質化管理到信息化管理，從簡單化管理到精細化的歷史發展過程。現代辦公，要求檔案精細化管理，檔案精細化管理是檔案管理部門實現“科學管理、合規管理”的基礎，對保證檔案生命周期的質量發揮著不可忽視的重要作用。

關鍵詞：檔案;管理;精細化

檔案是檔案管理的對象，檔案用戶是檔案管理的服務對象。檔案管理也經歷著不同的發展階段檔案，檔案管理經歷了從非獨立系統到獨立系統，從體驗式管理到科學化管理，從紙質化管理到信息化管理，從簡單化管理到精細化的歷史發展過程。現代辦公，要求檔案精細化管理，檔案精細化管理是檔案管理部門實現“科學管理、合規管理”的基礎，對保證檔案生命周期的質量發揮著不可忽視的重要作用。

1 檔案精細化管理的定義

檔案精細化管理，是指對檔案工作的各個環節進行細化分解，將精細化管理理念融入檔案工作，并歸納總結出各個環節的最佳工作方法，以期實現檔案服務功能的最大化。

2 現階段檔案管理工作中存在的主要問題及成因分析

1）不夠重視檔案管理工作。由于檔案不能直接產生經濟效益，檔案管理的有效性不能立即實現，導致一些企業對檔案管理不夠重視，沒有形成最基本的規范化檔案管理，認為檔案工作不是主要、核心工作，僅僅要求檔案不泄密、不丟失。在沒有配備專職檔案管理工作人員的企業，兼職檔案管理人員需要兼顧其他工作，能用在檔案管理上的精力嚴重不足。即便是在擁有專職檔案管理人員的企業中，業務部門不主動配合檔案工作人員做好歸檔材料提交等工作的情況也常存在。

2）檔案管理制度執行力度不夠。當前企業檔案管理雖然已經出臺了不少制度標準，甚至包括極容易落地執行的口袋書、工作手冊等實操性極強的工具書。但規章制度的執行仍是一大難題，監管不到位，極易讓這些制度僅留于紙面，流于形式。從而使檔案工作形成一種不良的生態，檔案精細化管理更是無法落實。

3）檔案管理水平不高。大數據時代對檔案管理提出了更高的要求，企業的運轉需要系統的、全面的、準確的檔案支撐，但是，許多企業的檔案管理質量還處于較低水平。就檔案管理手段上，依然大量運用紙質化管理，以手工填檔、人工裝檔的方法進行。同時存在檔案工作人員未系統學習檔案知識，對檔案管理基礎知識不了解，對檔案管理制度及方法不熟悉。檔案歸檔后不方便查詢，檔案被束之高閣，利用率不高，無法科學使用，進而加大企業的運營成本。

4）檔案生命周期質量不高，信息化水平不高。現代辦公依靠數據化檔案程度不斷加深，數據化檔案日益成為檔案管理的重點。現代辦公系統早就滲透到了其企業日常辦公，這有助于實現檔案的精細化管理。業已形成的檔案可以指引企業活動，但由于查詢歷史信息的成本大于可能帶來的收益，致使歷史檔案無法指引生產活動。一些公司的檔案管理預算相對較少，檔案管理缺乏有效的硬件和軟件，使檔案查詢費時費力，這給檔案的精細管理帶來了很大的困難。最終限制了歷史檔案的有效利用。

3 實現檔案精細化管理的幾點意見

1）加強人才培養，強化檔案管理精細化意識。高度重視檔案管理，對標檔案管理標準，不斷加大教育、宣傳力度，強調檔案精細化管理的意義，認識到檔案精細化的作用，強化歷史檔案的指導作用。加強人才培養，是檔案精細化管理的關鍵因素，人才資源是第一資源，是戰略資源，是精細化管理得以實現的關鍵因素。引入專業的檔案學綜合人才，進行系統專業的培訓，使檔案管理人員不僅熟悉檔案管理業務，而且具備與計算機有關的知識，同時強調從業人員的學習能力。多渠道多途徑培養一支規模適度、素質優良、技能高超的領導型、專家型、技能型的精細化人才隊伍，充分挖掘了檔案人員的主動性、創造性和發展潛力。同時對歸檔檔案還應實時控制、利用、反饋，不斷加以完善和改進，推進檔案管理的精細化。強化檔案工作的最終目的是為企業服務和為員工服務意識，追求檔案精細化管應該凸顯檔案的“利用性”和“實時性”上，將為企業和員工提供利用服務作為出發點和歸宿點。

2）完善制度建設，支撐檔案管理精細化。有了檔案精細化管理的意識，引入了專業的人才還需要創建規范精細的管理制度指引檔案管理工作。檔案管理制度從無到有、從簡單到系統，理論和實踐得到有機結合，并著重于實踐的可操作性和精細型，避免了制度流于形式。實現精細化管理：首先，要制定信息收集的目標，做到有的放矢，要明確哪些文件材料需要移交，哪些不需要移交，需要移交的材料應當具備怎樣的形式，以什么樣的方式移交，移交的時限都需要有清晰明確的規劃，這樣一來檔案形成的時候就是規范的、全面的、有利用價值的。其次，根據檔案收集的目標收集。對于有利用價值的檔案材料，應當及時歸檔，根據目標進行收集。第三，收集的資料應當是完整的。第四，對收集到的檔案資料進行整理，需要做到按標準進行分門別類，及時將檔案文件裝訂成冊并設計好序號以備查。

3）加強體系和業務建設，確保檔案管理精細化。建立完善的組織管理體系，是檔案精細化管理的有力保障建立完善的組織管理體系，從源頭上明確檔案業務的管理歸屬，是實踐檔案精細化管理的有力保障。改善保存記錄的條件，增加企業預算，不斷加強基礎設施建設，使檔案分門別類，紙質檔案要分別存放。加強軟件設施開發，及時更新信息化存儲系統。建立檔案數據庫，做好信息源頭及查詢關鍵字。用檔案載體精細化來加快檔案現代化建設。

為提高檔案管理水平，要做好當檔案工作基礎業務，突出重點，提高要求，可以分別提出要求，對提交的檔案材料進行全面檢查。在核對過程中注意甄別檔案信息，分類編輯、排列有序，編制好目錄備查。檢查檔案內容，甄別不符合規范額檔案材料，及時要求修訂，實行檔案材料負責制，誰形成的檔案材料誰提請歸檔。做到檔案材料卷卷可查、可用，卷卷準確無誤。同時統一裝訂標準，統一裝訂材料等，形成統一、標準的檔案材料。不接收不合格的檔案材料。對于非涉密檔案可以外包給專門的檔案公司，形成數字化檔案。改進檔案材料的收集和存檔要求。

收集材料的時候應當多看、多問，勤跑、勤學，形成第一手檔案材料。精簡歸檔流程工序。檔案盒更加規范化，使用專門定制的，分門別類的檔案盒，由于檔案歸檔需要反復拆裝，不僅增加了正當人員的工作量，也容易使檔案本身遭受損害，不利于檔案完整保存，因此編制利于查詢的檔案盒很重要，這有利于提高檔案的使用壽命與利用頻率。而是要規范整裝檔案用紙，避免紙質檔案氧化，規范使用檔案用紙，統一類似文件格式，編制檔案時注意檔案用紙的規格。

4）檔案管理與大數據相結合，實現檔案管理精細化。肯錫公司最早提出了“大數據時代”概念，在信息爆炸時代，如何精確鎖定信息成為解決碎片檔案的關鍵，檔案之間的聯系也越發緊密，通過云計算對檔案進行分析，可以科學鎖定目標。“大數據”與檔案管理的結合對提高檔案生命周期質量至關重要，人們不必在資料堆里盲目查詢，輸入關鍵字，關鍵詞組即可得到最直接的檔案信息，這有利于檔案價值最大化。

大數據化要求大容量存儲，永久存儲。檔案大數據化，需要首先解決大量數據存儲挑戰。這不僅要保留海量數據，還應考慮不同類型的數據分別存儲，同時提供查詢連接，使數據不是簡單存放，還應加強檔案內容的聯系，使檔案利用更加高效，更加頻繁，檔案內容實時更新，檔案歸于智能化。讓檔案真正發揮其功能。

在大數據時代，檔案信息的安全不斷受到來自外部的威脅。數據泄密事件層出不窮，加強檔案信息安全管理已成為各檔案管理部門應考慮的問題。數據檔案的泄密通常存在兩個途徑，一個是工作人員交叉使用內網與互聯網泄密，另一個是外部攻擊竊取數據機密。解決泄密問題，至關重要的是利用先進技術，解決技術壁壘，加強數據文件的安全性，建立安全體系。