強化中專檔案管理的種種途徑

劉定華

摘 要：在當今大多數中專學校，教師檔案管理和教材管理都不系統、不規范，因為隨著時代的發展，傳統的檔案存儲方式已經不能適應時代的發展。針對這一現象，檔案管理改革已成為未來發展的一個問題。本文針對這一現象提出了有效的解決方案，使中專學校檔案管理工作能夠合理、正常地發展。

關鍵詞：中專學校;檔案管理;解決方案;人員管理

檔案管理作為學校的重要組成部分，記錄著學校的發展歷史、教師的基本個人資料、教師教學的主要學術研究理論等。在學校中占有核心地位，起著十分重要的作用。同時，這樣一個處理機密性的本質是體現在愈來愈受到教師信息和合理的保護教師學術數據，所以檔案管理是一個學校不可缺少的一部分，因為它代表了一個學校的文化遺產和歷史發展過程。如何妥善保管檔案，既能跟上時代的發展趨勢，又能與傳統管理和新興管理合理銜接，是當前學校檔案管理面臨的最大問題。同時，由于諸多因素的制約，檔案管理也難以得到很好的改革。

1 中專學校教師檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理手段落后，信息水平低

目前，在對中專學校教師人事檔案管理工作中，許多學校采用的還是傳統的管理方式，在運用檔案時，需要進行長時間的查找，這不利于檔案資料的良好運用。也并未有效利用與開發檔案信息，且工作較為被動，這在一定程度上影響著檔案信息管理質量。

由于人手不足等原因，會出現很多上述的問題。文件填充基本上是一種原始的文件收集方式，例如文本表單或電子表單。很少有學校建立了信息化的網絡人事管理平臺。因此，教師個人很少有機會訪問他們的人事檔案。即使他們有機會，他們往往有復雜的程序和繁瑣的訪問。

1.2 設備配置不完善

由于中專學校教師人事檔案管理部門可調動的資金有限，再加上部分學校對檔案管理工作的不重視，導致相關設備無法完善，這嚴重影響著檔案管理信息化建設工作的開展。

2 中專學校教師檔案管理有效途徑

2.1 樹立現代化的科學理念，提升檔案管理科學化

中專教師檔案管理工作如果想要在質量及效率得到有效的提升，首先要從思想層面進行有針對性質的優化。要堅持檔案管理工作科學化的發展理念不動搖，通過正確的科學化從而達到檔案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控機制是將檔案管理工作快速發展的助推器，因為這也可以讓檔案管理人員及時高效的進行檔案歸檔、檔案利用、檔案管控和檔案相關保密等工作。在電子科技高速發展的新時代下，檔案的管理機制要求更要嚴格縝密。而構建多層架構的檔案管理體系，并且加以不斷的完善在現實運用中起著舉重輕重的意義。

2.2 完善硬件設施

只有完善的硬件設施，才能保障中專學校教師人事檔案信息化建設質量。因此，應結合學校硬件設施建設實際水平，不斷健全相關硬件設備，以提升中專學校教師人事檔案管理效率。首先，應根據學校中專學校教師人事檔案信息化建設水平，投入相應的人力、物力及財力，并改善硬件設施水平，以加快中專學校教師人事檔案管理信息化建設，從而促進相關工作的高效開展。其次，應積極引進先進的硬件設備及軟件，并配置與檔案信息化管理相配套的硬件設施，以提升檔案信息化建設水平。就此，應結合中專學校教師人事檔案管理特點及主要內容，選擇與之相符合的管理軟件，并購置檔案信息化建設所需的硬件設備，以確保檔案信息管理開發質量，高效、科學管理檔案信息。

2.3 注重檔案管理人才的培養

中專學校教師人事檔案管理工作的順利開展，還有賴于人才力量支持。因此，為實現中專學校教師人事檔案的規范化、高效化、信息化管理，應構建一支專業水平較高、職業素養較好的專業管理團隊。首先，可對檔案管理人員開展知識、技能培訓，注重提升他們的管理水平及計算機技術運用能力。對于知識培訓及技能培訓而言，應根據人事檔案管理工作主要內容、管理學知識及計算機專業知識，制定相應的培訓內容，以保障培訓內容的合理性與實用性。待每次培訓結束之后，應對檔案管理人員進行測試，以不斷加強檔案管理人員的專業能力。其次，應積極引進工作經驗豐富、專業能力較強的檔案管理人員，以提升檔案管理隊伍專業水平，提高檔案管理人員的競爭力，從而提升檔案信息管理質量。

2.4 轉換檔案管理服務模式

如今現代化電子科技技術手段越來越多的融入到檔案管理工作中。這也讓中專學校教師檔案管理的工作及服務模式發生著巨大的變化，其中最顯著的轉變就是檔案相關的管理部門從信息的簡單的給予者變成了信息的查詢者。經過系統化的培訓的檔案管理人員必須要具備專業的組織管理能力，這是作為檔案管理工作者的一個重要考核要求之一。所以，傳統的檔案管理模式應該發生改變，不應該僅僅是停滯在保存和借閱的簡單層次，在檔案的網絡以及信息化的進程中，檔案管理的權限應該有一定的下放，這是為了更好的構檔案的電子信息化平臺，讓檔案資料不僅限紙質檔案。而是可以通過互聯網進行實時的查詢，真正意義上的實現跨地區的工作限制。讓檔案更靈活深入的應用到各種工作之中。

2.5 創造教師檔案保障體系

教師檔案管理的科學化進程絕對不是一朝一夕就可以改變的，是需要長期的系統化、專業化結合實際工作情況來進行不斷的加深和鞏固，這樣才為檔案管理工作科學化提供最為扎實牢固的保障。中專學校的領導階層要不斷的深化檔案管理制度保障以及相關的體系建設，將檔案管理的科學化定為重要的工作考核目標之一，為檔案管理工作的有序開展提供最完整的保證。

2.6 提升教師檔案的利用程度

中專教師檔案管理的核心目的還是在于讓檔案資料更好的運用在工作之中。所以提高檔案的利用程度，也是一項核心工作。通過將檔案進行電子信息化歸檔等模式，將檔案的利用率大幅度提高，保證檔案可以最大程度意義上的發揮重要。當然檔案管理人員也要注意工作與實際結合，從而有效的提高檔案使用率。

3 結束語

總之，隨著我國教育改革的不斷推進，中等職業學校內的諸多問題給中等職業學校的檔案管理帶來了許多困難。由于檔案管理的作用是更有潛力的，人們只有在需要檔案的幫助時才會真正意識到檔案管理的重要性。這種薄弱的檔案意識也為檔案工作的順利開展設置了障礙。為了更好地在檔案管理發揮應有的作用，學校應該增加投資在檔案管理中，更新相關的場所和設施，引進先進的管理方法，培養專業的管理人員，促進學校檔案管理的正規化和系統化，并奠定了良好的基礎學校日常工作的順利發展。

參考文獻

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