有效提升初中學校檔案管理工作研究

劉小縫

在學校教育常規管理越來越被規范的今天，檔案管理很自然納入了學校常規管理條例中，規范檔案管理，有利于提高學校教育質量，促進學校辦出自己的特色。健全的檔案，能對學校每個人都能起到一定的督促作用，對于考核教師能夠做到有章可循，促使每位教職工能夠認真自覺地做好常規本職工作，進一步促進學校管理的科學化一流化、創新化。學校是社會發展的一個重要窗口，每天都會有新的事情發生，有新的重要事情需要記載，而記載和提供信息的檔案工作，必須緊密關注本校教育教學的特點和發展的走向，要做到符合本校實際和實施方案，努力使本校的檔案管理工作向規范化、科學化放心發展。本人現結合對學校檔案管理工作的實踐經驗，提出自己的幾點體會和認識。

1 檔案工作要納入學校管理體系中

學校的日常運行和各項工作千頭萬緒，檔案工作尤為重要，各學校要將檔案管理工作要列人重要事項中，將此納入到學校的年度或學期工作計劃中，更要滲透到學校各部門的工作計劃中。檔案工作要切實做到有年度計劃，有年終總結，同時要將檔案管理工作人員的工作職責明確提出，將涉及檔案工作的事宜納入教職工考核范疇，要合其他部門教職工一樣進行量化考核，并將考核結果與職稱、獎懲密切掛鉤。只要學校領導對檔案工作做到特別重視，學校各處室、各位教師才能在提供檔案資料過程中做到認真負責，檔案管理人員在搜集資料、整理資料、入檔編號工作上，才能形成良好的工作習慣。換句話說，就是學校如果將檔案工作列人學校工作計劃、各處室計劃管理體系中，按照計劃狠抓落實，必定能形成良好的檔案管理習慣，檔案工作就能夠順利開展，為學校各項工作的開展奠定堅實的基礎。

2 領導重視，分層培訓

要切實搞好學校檔案管理工作，必須加強領導重視檔案工作的意識，必須對檔案管理人員進行分層培訓。學校檔案管理工作，是一項專業性很強的系統工程，要保障學校檔案管理工作的正常開展，必須提高領導重視檔案工作的意識。在很多學校交流學習中，我發現不少學校檔案管理不夠規范，檔案制度不夠健全，很多學校的檔案都是趨于應付檢查狀態，究其原因，就是因為這些學校領導的檔案意識不夠強，各處室領導的檔案意識還很薄弱。如：有的學校甚至連年度計劃、年終工作總結、會議記錄本、各類花名冊等最應該歸檔的材料卻沒能歸檔。換句話說，就是這些任何一個法人單位都必須具備的材料，都沒有進行歸檔，何況其他材料呢。深入剖析問題根源，就在于，學校領導不重視、各處室領導不重視，導致檔案員在檔案管理工作中遇到了最難的一件事——材料的收集齊全，最終導致檔案工作不能順利地開展。

學校檔案管理工作，應由校長分管牽頭負責，辦公室主任具體實施安排，專（兼）職檔案員具體管理，各處室檔案管理人員密切配合，才能構建起檔案管理的網絡體系。學校要專門安排專（兼）檔案管理人員，參加相關檔案管理部門組織的各類專題教育培訓會，學習檔案管理經驗，返校后要對本校檔案管理人員進行分層培訓，同時要負責指導、督查各處室年度檔案立卷的質量，要及時驗收應該應歸檔的材料，提高檔案管理人員的業務水平。通常一年要進行1—2次的檔案歸檔工作，許多檔案管理人員都知道，中間間隔時間太長的話，在整理材料的時候許多重要環節要么忘記，要么模糊不清，容易導致檔案工作出現失誤，此時進行及時的分層培訓，是搞好檔案管理工作的關鍵所在。

3 加強業務建設工作

加強業務建設，是做好檔案管理工作的首要條件。為建立健全規章制度，學校要深入貫徹落實《檔案法》，結合學校實際，制定《學校檔案管理實施細則》，并單獨設立綜合檔案室，配齊檔案室所需的各類設施設備。很多學校將檔案室、辦公室和借閱室三室合一，這是不可取的，要做好檔案管理工作，必須三室分開，各有專室。檔案庫房內要落實 “六防”措施，以保障檔案的安全;財務處要列出檔案管理工作的專項經費，以保障檔案工作的順利進行。特別是隨著科技的發展，計算機已經成為檔案管理的重要工具，這就要求專（兼）職檔案人員要具備很高的素質，必須掌握一定的計算機操作技能。學校必須要安排計算機管理人員學習計算機操作技能和檔案管理工作技能，這樣，才能促使他們適應新形勢發展的需要。

近年來，國家對學校檔案管理工作非常重視，各級各類評估檢查工作也成了學校工作的重要組成部分。例如：義務教育均衡驗收工作、省一級達標校評估檢查、九年義務教育檢查、安全工作檔案工作及各種財務檢查等，諸多的檔案建設必須以大量的原始檔案資料為基礎。而學校的檔案主要來源于學校支部、教務、政教、團委、總務和班級，但學校檔案不同于一般的文獻資料，它是學校中的組織和個人直接使用原始文件材料的轉化物，不是隨意或事后編寫出來的。因此，教育教學考核評價，必須以檔案作為評價依據才能有理有據地實施各項工作。因此，檔案管理人員要通過收集、鑒定、整理、保管等環節，建立健全相關的檔案材料，才能讓上級部門或本校對學校或教職工教育教學工作進行客觀、全面的評價，從而提高評估的效益和質量。

學校檔案室是學校檔案資料重要所在，學校要努力開創檔案信息開發利用的新局面，保證檔案信息能夠為學校工作服務，為全校師生服務，為各級各類查閱檔案資料者服務。如：畢業生學籍信息和學歷證明、學校歷年來在各種競賽活動中獲得的實物檔案材料（包括榮譽證書、匾、獎杯、錦旗、獎牌、照片等）也應整理歸檔。如果能及時收集這些檔案材料，并進行合理的歸檔，可以提高學校的知名度，加強學校對外宣傳等工作。

4 常規檔案整理實例

4.1 計劃總結類

開學初，學校要制定學年度工作計劃，各處室要按照學校的工作計劃，制定各部門工作計劃，教研組要有教研工作計劃，教師要有個人工作計劃，班主任也要有工作計劃等。檔案管理人員要將這些工作計劃收集齊全，并整理好，學期末將這些工作計劃、工作總結按照相關要求歸檔保存。

4.2 教育教學活動類

1）教學活動類。（1）優質課（公開課）評比活動中，可收集活動方案、參賽人員、評分標準、評分表、獲獎名單（或表彰文件）、音像資料等。（2）五環節檢查中，可收集評分標準、匯總表、評選結果等;（3）春秋季運動會中，可收集運動會秩序冊，各項目參賽人員、評委人員、開幕閉幕式圖片、獲獎情況、現場照片及新聞報道等。

2）政教、團委活動類。（1）學生安全知識競賽中，可收集參賽班級、活動方案、競賽知識內容、評分表、獲獎名單、現場照片及新聞報道等。（2）升旗儀式中，可收集升旗儀式活動方案、升旗時間、升國旗班級、主持人、升旗手、護旗手、國旗下講話人及講話稿、現場照片及新聞報道等。（3）團日活動中，可收集活動方案、活動內容、活動小結、現場照片及新聞稿等。（4）讀書交流活動中，可收集活動方案、活動議程、獲獎名單、朗讀稿件等。

在平常收集資料時，檔案管理人員一定要做到制度化、部門化和條理化，在檔案的裝訂、整理、立卷、歸檔方面要做到科學化、規范化，并按照上級的各項檢查評估標準、評分細則進行分類，同時還要把各級領導檢查后的反饋與建議詳細地記錄下來，對不足的地方進行整改，這樣，才能不斷完善檔案工作，逐步提高收集、裝訂、整理、立卷、歸檔的工作 能力。

總之，檔案工作是溝通歷史與未來的橋梁，是連接社會與人生的紐帶。隨著我國教育教學改革的不斷推進，學校檔案管理工作也更加嚴峻更為重要，檔案管理人員要不斷地提高檔案管理水平，才能更好地為學校教育教學工作服務。