加強醫院電子檔案管理的有效策略探究

郭競新

摘 要：新時期，電子檔案成為檔案的主要形式，并表現出更多的管理優勢。但醫院進行電子檔案建設和管理過程中還存在很多不足之處，本次就對此進行分析，提出有效的管理策略，強化醫院電子檔案管理水平。

關鍵詞：醫院;電子檔案管理;優勢;狀況;策略

1 引言

由于國家的經濟高速發展，人民物質生活條件不斷提高，對于自身的健康問題也日漸重視，而世界一體化的趨勢也使得各種各樣的疾病更快速的傳播、變異，導致醫院的業務量大幅增加，出現海量的檔案信息，給醫院檔案管理提高了難度。而隨著信息時代的深入發展，推進了社會資源大數據的運用，使得很多行業都出現了重大的變革。我國國家檔案局早在2003年9月1日就公布實施的《電子公文歸檔暫行辦法》，提出了電子檔案的概念和相應的管理方法。到了2017年底，又發布《電子檔案管理系統基本功能規定》，進一步規范和界定了電子檔案的概念和相應的接收、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計的系統管理。而醫院信息技術的運用推進了醫院檔案電子化進程，帶來了很多便利，提高工作效率，但也給檔案的管理增加了難度，帶來真實性、完整性、可用性和安全性上的新問題，本文對此進行初步探究。

2 醫院電子檔案管理工作的優勢

電子檔案簡單來說是借助電腦進行處理的數字檔案，屬于一種虛擬檔案，將實體檔案的真實信息通過數碼形式輸入到電腦中，表現出文字、圖像、數字、圖表、符號等信息。電子檔案采取的介質包括磁盤、磁帶、光盤等，在形式上有電子報表、圖像文件、電子郵件等類型。相對來說，電子檔案的優勢主要表現為：降低工作量，簡化了檢索和查詢的流程，提高工作效率和速度;節約保管場地，為檔案的查漏補缺提供保障，借助電子信息管理的方式，按照“件”對檔案進行整理，可以詳細進行分類保存，方便調整順序，這樣就節省了時間和精力;提高工作質量，保證了檔案的利用價值，將更多的工作人員釋放出來，可以將精力放到檔案編研和開發利用統計方面，提高檔案工作質量。

3 分析醫院電子檔案建設與管理狀況

1）電子檔案收集整理保管難度大、問題多。電子檔案的管理要求所歸檔保管的數據的要真實、完整、可用和安全，但醫院是個多部門單位，單位之間的聯系非常緊密，功能互相交叉，所以電子文檔產生后要經過多各部門的聯合處理，最終在辦結部門移交檔案管理部門。在數據的處理過程中各個部門單位會因工作需要對原始數據進行修改甚至刪減，會產生電子文件的制作部門不清晰，表達的內容和原稿出入較大，電子文件及背景信息不完整等諸多問題。

2）數據安全性較低。電子檔案一般是保存在電腦、光盤、磁盤等介質中，在電子文檔使用過程中受到黑客攻擊、突然停電或破壞性事故時，檔案的信息容易出現丟失、泄露和損毀等問題，因此存在較大的安全風險。還有，隨著科技的進步，存儲介質品質的提升，老舊的存儲介質逐漸退出平時工作環境，未及時備份更新的電子數據也存在因無法讀取而滅失的風險。而科技進步誕生了眾多的文件格式，有的互不兼容，如果所產生的文檔的格式被環境淘汰，又沒有其他可以讀取的方式，那歸檔的電子數據也存在因無法讀取而滅失的風險。

3）管理水平較低。電子檔案的發展剛剛起步，載體與紙質檔案大不相同，所以不適用過去的管理體系，而新的管理體系尚不完善。因此電子檔案的管理水平較低，管理不夠規范，很多電子檔案都不完整。醫院不同部門和科室的檔案由各自自行管理，沒有形成統一的管理標準和模式，標準化不高，嚴重影響檔案的使用;計算機使用缺乏安全防護技術，工作人員對于電子信息保護的認知程度不高，沒有進行有效的安全防范，再加上存儲方式不規范，導致電子檔案可用性，安全性降低。

4）管理意識薄弱。部分醫院沒有認識到電子檔案管理的重要性，也不認可或不習慣進行檔案現代化建設，依然使用傳統的紙質檔案，所以可能存在問題，比如電子檔案保存不完整、歸檔不及時、內容不真實等問題。還有就是醫院沒有同步推出針對電子檔案的管理制度，導致很多先進的信息技術和科學的管理方法不能有效應用，使得醫院的電子檔案管理工作難以滿足醫院的工作需求。

5）管理人員水平不高。電子檔案的存在對于技術要求較高，需要工作人員既有豐富的檔案管理知識和技能，還要有較高的計算機設備操作能力等，能夠熟練應用電子軟件。但目前來說相關人員一般有較高的檔案管理能力，但缺少信息技術應用能力，不利于電子檔案的管理。

4 加強醫院電子檔案管理的有效策略

1）完善電子檔案管理網絡體系。醫院電子檔案管理，一般存在涉及范圍廣、涉及種類豐富、信息更新速度快等特點，因此醫院需要建立完善的電子檔案管理網絡體系，充分利用現代信息技術，提升檔案管理效率;要在常規檔案管理的工作基礎上，結合電子檔案的特殊性和電子信息管理措施，制定符合醫院工作要求的電子檔案管理制度，規范管理行為的發生，規范電子檔案的收集、歸檔、保存和利用標準;要構建由醫院、檔案室、各個職能科室共同組成的管理機構，明確各個部門的崗位工作人員和相應的責任;要從電子檔案的可用性和安全性出發，建立分級別的借閱利用制度，加強單位領導的監督。

2）完善電子檔案管理制度。醫院電子檔案的管理不同于其他實物檔案的管理，需要建立完善適合本醫院的電子檔案的保管、歸檔、借閱利用和銷毀等管理制度，從電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性著手，保證檔案實際價值的利用。同時應將管理工作與醫院的績效考核機制相掛鉤，實現對電子檔案的動態管理，以此提升電子檔案管理的規范化和標準化。

3）提升管理人員綜合素質。對醫院電子檔案進行管理創新，需要高水平的專業技術人才的支撐。醫院要明確電子信息技術的應用背景下對于人才培養的具體要求，明確培養電子信息人才的重要性。醫院需要結合自身運營情況，完善人才培訓制度;招聘專業的管理人才，負責進行檔案管理;定期對檔案管理人員進行培訓，提升對電子信息技術的了解和應用掌握;加大資金投入力度，邀請專家和學者前往醫院座談交流，提高管理人員的綜合能力，使其意識到檔案管理對于醫院發展的重要性;還可以制定優渥的人才引進制度，利用豐厚的薪資待遇，吸引更多的電子檔案管理人才加入到醫院檔案管理工作中。

4）強化檔案信息安全管理。電子檔案的建設和應用是建立在海量的電子數據基礎上的，在數據存儲和分析過程中，如果存儲設備出現損壞淘汰、讀寫程序出現問題或者受到黑客攻擊等，導致數據泄露、損毀、無法讀取或滅失，就會對醫院電子檔案管理帶來不利影響，進而危及到醫療日常工作，因此醫院還要重視電子檔案的安全管理。醫院需要定期對計算機系統和軟件進行更新，對漏洞進行補丁，定期備份，并做好網絡安全防護，運行防火墻等安全防護程序，同時對計算機硬件設備進行定期檢修等，以及時發現設備故障和問題，及時解決，保證數據的可靠性和安全性，避免出現數據恢復、備份和存儲等方面的問題。

5）完善軟硬件設施建設。電子檔案的管理需要建立在計算機設備基礎上，首先需要建立完善的軟硬件設施系統，提高軟件和硬件設備水平;對醫院工作現狀的分析，促進信息化平臺的整合和標準建設，保證有充足的產品設備和配套技術;合理分析軟硬件設施建設所需的成本，在核算成本的前提下，引進合適的基礎設施，在能夠滿足電子檔案管理的基礎上，盡可能降低成本。通過這些措施，提高電子檔案管理工作效率和質量。

5 結語

目前來說，醫院電子檔案管理處于初期發展階段，因此在具體管理和應用時還需要不斷探索改進。醫院需要根據自身狀況，從實際出發，明確電子檔案管理工作的優勢，提出有效的改進措施，推進電子檔案的有效管理，進而提升醫院檔案管理工作的效率和質量。

參考文獻

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