高校人事檔案服務功能的影響因素及強化措施

劉岫嶺

摘 要：本文根據筆者黑龍江科技大學多年人事檔案管理一線業務經驗，在理論結合實際的基礎上摒棄以物為本的傳統工作思想，以高校人事檔案管理數字化為發展契機，本著服務教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。為教育系統人事檔案管理制度的創新提供建設性意見。

關鍵詞：高校;人事檔案;服務;影響

1 引言

學校人事檔案的服務需要根據當前學院發展規劃，在現有學院機構設置的前提下以保密為原則，高效服務為宗旨。在核定各類人員編制的前提下充分做好人力資源的充分利用與調配。在師資隊伍建設和教務系統多管齊下的專業化人才考察、引進、培養、使用、考核、獎懲、淘汰等工作中起關鍵性作用。

高校的發展與管理是教育行業代表性業務的良性循環表征。而學校管理中人事檔案的智能化、數據化檢索服務是幫助相應部門評優評先，選拔人才的關鍵。其信息的完善性與及時性能最大化呈現教員的科研、教學、思政、業務拓展等綜合能力，全面量化輔助人力資源框架下的多維人事管理形成人才強校戰略長遠布局。

但是因為地域因素和經濟發展不均衡等原因不同學校的人事檔案管理程度與完善性大不相同，甚至存在致命弊端。沒有意識到人事檔案中的基礎數據與學校創新創業、科研發展、市場開拓和教學培養多重業務發展的互為影響關系，導致了消極怠工，檔案管理渙散等不良局面。本文根據筆者黑龍江科技大學多年人事檔案管理一線業務經驗，在理論結合實際的基礎上摒棄以物為本的傳統工作思想，以學校人事檔案管理 數字化為發展契機，本著服務教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。為教育系統人事檔案管理制度的創新提供建設性意見。

2 影響高校人事檔案服務功能發揮的因素

2.1 檔案意識法制意識薄弱

檔案在意識屬于機密文件，通常是由相關單位的人事部門進行歸檔管理。所以大部分教職工認為檔案由相應組織進行管理，自己不去過問更不去主動更新卷軸形成良性監督機制。以至于在法律意識上不懂得維權和行使自己監督的權利。在檔案管理部門，一些領導單純認為檔案管理僅包括人員調配出入過程中的檔案收管、翻找、查看等機械化條例化工作。對待檔案使用者往往是“衙門”姿態，缺乏檔案工作服務意識。從一定角度上講也是法制意識淡薄的表現。

2.2 重保密輕利用

檔案管理類似于圖書館卷軸管理，在加上檔案的“機密”屬性。相關管理手段也僅限于，收發、查驗、歸檔、儲存。沒有高效的電子回饋制度與廣域化數字查閱功能。其檔案使用程度、管理完好性、文件保存環境與相關管理細節外人不能得知，更不談大眾監管的良性檔案管理制度。基于此，在加上不同單位檔案管理制度的細微區別性。以至于一些教職工檔案構成有所不同，通用性的統一化歷史資料缺失。最終導致人才選拔、調配、評優等方面工作開展過程不順暢，最終結論不公正、不透明等惡果。在此就能總結出人事檔案重保密輕利用，且利用效率低下的效能。

2.3 人事檔案材料收集不齊全 、填寫不真實

人事檔案材料一部分為組織填寫，但是絕大多數為本人填寫。在這些數據材料審核方面由于相關管理部門管理意識薄弱往往導致假資料、錯數據、套話單等現象的產生。加之不同單位的材料內容上交標準、數目不一致，以至于后續的檔案核查、補充工作舉步維艱。甚至給廣大教職工帶來較大困惑，形成同一種表反復填，同一種數據多次統計的業務交叉惡性循環。比如反映個人情況的履歷表、年度考核表、干部任免審批表、專業技術職務審批表、工資審批表等材料由不同部門不同領導經手和分管。多重數據雜亂呈現，填表者往往為了個人利益或者部門利益而填寫不真實。在后續檔案部門歸檔核對時發現相同數據同一個人的互為矛盾，最終導致一些材料無法收集。誘發檔案收集不齊全、填寫不真實、準確度低下等惡性事件。

3 發揮高校人事檔案服務功能的具體措施

3.1 充實內容，突出特色，保證人事檔案質量

新時期高校人才資源的開發對人才檔案提出了新的要求。因此，高校應根據學校的實際工作，不斷拓寬渠道，豐富和充實檔案內容，突出個性化特點，擴大人事檔案的歸檔范圍。在原始資料收集的基礎上，我們應重點做好三個方面的工作：1）個人經驗資料，如：各類勞動合同（勞動合同、勞動合同、人事代理合同等）、高級培訓資料、繼續教育資料、養老保險繳費和調職資料;2）個人表現材料，如：教學質量和成績材料、科技成果和發明創造材料、論文和鑒定材料、專業技術資格和水平材料、表彰、獎懲材料等;3）個人信用資料，如：專業信用記錄、業績記錄、銀行信用記錄、案件相關記錄等。個人總結和評價意見應真實反映個人品德、勤奮、能力和成就情況，杜絕空洞的評價。同時，在充實人事檔案資料內容的同時，要嚴格檢查，防止不實、漏填，對內容不正確、填寫不符合規定的資料要嚴格檢查。未辦結手續的材料和未經審核的材料，不得歸檔，以保證人事檔案材料的個性和全面性。

3.2 變被動服務為主動服務，提高利用效率

我們應該充分認識到檔案工作的最終目的是利用它。近年來，隨著使用人事檔案的人越來越多，檔案工作者應提高主動服務意識，從被動服務轉變為主動服務，不要把檔案部門當成組織和人事部門的儲藏室。有必要采取各種有效的措施使員工充分了解檔案的檔案資源，了解辦公室是學校的開發和利用人才信息中心，這樣的“潛在價值”檔案可以轉化為“明顯價值”來滿足日益增長的需求的利用率。其次，要牢固樹立創新意識，努力服務的深度和廣度，使人事檔案工作為全社會合理利用人力資源服務;但與此同時，要正確處理好人事檔案利用與保密的關系，不能一味強調利用而忽視保密，要嚴格按照中組部“干部”的要求來處理。嚴格審批《檔案工作條例》的規定和要求，科學處理保密與安全利用的關系。

3.3 建立校級特殊人才檔案，為引進高層次人才服務

高校引進的人才大多受過高等教育，在本專業領域表現突出。高校人事檔案管理部門應重視此類人才的人事信息，及時收集、收集、收集、統計和分析檔案中有關專業、研究方向和專業的信息，建立專門人才檔案。同時，特殊的管理應該進行這樣的檔案，在他們的專業和信息，研究方向和專業應該定期檢查和更新，為相關管理部門提供最新、最真實的及時和全面的信息，以確保高校充分利用高級人才引進，充分發揮他們的作用。

4 結語

綜上所述，高校人事檔案管理服務工作是一項多維度，全天候的系統工程。需要相關科學制度與基礎管理硬件的支撐。作為一名高校人事檔案管理者，應本著服務教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。切實改善當前僵化、低效的人事檔案服務制度。

參考文獻

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