新時代背景下初中學校檔案管理工作的完善策略

劉程程

摘 要：學校檔案管理是當今學校管理必不可少的部分，本文關于初中學校學生檔案管理現狀進行分析，然后提出相對應方案，即進行合理的檔案信息化合理建設，培養相關優秀人員，建立管理制度，將校園與檔案管理聯系起來，不斷完善學校檔案管理工作，糾正檔案管理的錯誤，提高檔案管理的機制。

關鍵詞：檔案管理;初中學校;工作效率

在學校的教育下與學生管理工作下，檔案成為一個學生必不可少的標志，在學生生活有無可代替的作用，檔案管理是一個學生人生中的過渡證明，初中學校檔案管理的工作一般包含資料的收集、匯整、檔案保存等方面的相關工作，在當今的背景下，初中學校應對學生檔案管理付出責任，保證學生檔案的正確，并且學生檔案作為學生學習過程中重要的一個記錄必不可少，同時檔案對于教學過程中的教案、習題、試卷等重要教學資料的數據保存具有重要意義。檔案資料記錄了學校整個發展歷程，是學校歷史沿革的重要信息源泉。

1 初中學校檔案管理現狀

1）缺少管理能力出眾人員。檔案的管理在形成初期，相關政策不夠健全，人員培養上有所欠缺，人員素質達不到要求，加上我國目前對相關人員的要求越來越多，優秀人員不足，有些學校只能降低門檻，相關人員素質不高，同時缺乏積極性，導致檔案管理效率不高，檔案管理工作不能高效準確的進行。長時間進行檔案管理，會讓管理人員感覺到無趣，積極性慢慢降低，總體來說我國檔案管理人員嚴重不足，對其相關知識認識不夠。

2）數字化檔案不完善。學校檔案仍在使用紙質進行記錄，其成本高，不易保存，并且紙質檔案需要管理人員進行大量的工作，同時也容易遺失，不宜進行保存。進行傳統的人工管理模式，檔案管理效率低。傳統的檔案管理已經不適合現代的條件，采用信息化數字化檔案管理不僅可以減少成本，降低相關人員工作量，并且不容易丟失易保存，可以隨時查閱的相關信息。

3）管理制度不完善。相對而言，注重學校檔案管理制度較簡單，就目前管理現狀仍存在不足之處，這些問題包括：有些學校還是進行傳統的管理方法，甚至有些學校為建立相關的檔案管理制度，有較大的隨意性。有的學校雖然建立了相關的制度，但實行率不高，制度等同虛無，在實際生活中，檔案可以進行偽造，混亂等嚴重問題，在檔案收集、歸檔、管理等環節缺乏配套制度，導致檔案管理的不足。

2 檔案管理中存在的問題

1）管理人員的素質能力的不足。由于信息化時代的來臨，社會的進步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對電子介質上的數據表達不甚了解，不會使用一些辦公軟件，在將傳統檔案數據化歸檔時工作效率極低，甚至出現錄入錯誤或混亂的情況，比如在錄入一些統計圖或者圖表之時出現工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時代知識帶來的問題都會對檔案管理工作造成嚴重影響，同時檔案管理人員自身對工作態度也會影響管理造成一定程度影響，大量重復工作容易讓管理人員身心上的疲憊，造成工作上的失誤與漏洞。

2）檔案系統化、信息化程度落后。在信息網絡時代，檔案管理信息化已然成為必然的發展趨勢，部分學校存在基礎設備不健全，相關人員專業信息技術知識不足導致了學校在檔案管理信息化、系統化越來越偏遠，因此科學的檔案管理是現今時代發展的必要趨勢。

3 檔案管理的解決途徑與方法

1）學校設立檔案管理團隊。在新時代背景下，人們對學校檔案管理的工作有了全新的認識，提出了全新的要求。新的時代下，檔案管理同樣發生了變化，檔案管理需要相應的管理知識和工作技能。學校只有組建優秀的管理人員才能順利高效的進行檔案管理，使案管理的工作高效的進行下去，因此可以說擁有優秀的工作人員是檔案管理的根本。所以在此學校可以從以下幾個方面入手改善：（1）在招聘管理人員時盡量選擇接受過正規教育的管理人員，必要時學校可以提高待遇薪酬，讓工作人員感受到應有的欣賞與支持。（2）合理的對新人進行科學化培訓。學校可以通過邀請學術者進行演講，來提高檔案管理工作人員的專業理論與技巧，學校也可以通過一系列正確的措施來提高檔案管理人員的工作態度，積極性，從而提高檔案管理的質量，從而可以培養出具有“創造性、復合型”的人才。（3）最后學校還可以與其它學校進行交流訪問，加強雙方管理人員的交流，使本校的檔案管理人員水平得到提升，實現雙方共贏。

2）構建信息化管理模式。在當今信息化的背景下，檔案管理也應該進行信息化的管理模式。傳統的檔案管理模式被淘汰下去，數字化、集成化的檔案管理模式是有效推進初中檔案管理工作首要條件。（1）學校領導以及管理人員應該提高觀念，不再進行傳統的紙質化保存，積極的提高信息化管理的知識與相應措施。信息化管理模式具有很大的便利性，而且可以大幅度減少管理人員的工作量，使工作效率得到顯著的提升。（2）學校領導也應該大力支持檔案管理信息化的模式。創造相應的條件，給予管理人員相應的培訓，提高人員的利用信息技術解決檔案管理的技術，同時合理分配經費，加強相關的投入力度。（2）加快建立檔案管理相應的平臺，對學生檔案進行整理備份。提高對學生的服務能力，促進檔案管理的價值，根據學生的實際情況，讓學生隨時進行查詢、訪問，而且管理人員可以進行錄入、修改、增減等系列問題，讓學校的檔案管理工作與信息時代相結合。

3）改革管理制度。檔案管理是一個學校學生檔案的基礎，檔案管理工作的順利有效、開展必須配套相關檔案管理制度做基礎，在充分理解學生的基礎上建立一個實用高效的檔案管理制度，讓學校的檔案管理有度可以，學校為此必須樹立以制度管人管事，采取種種措施管理檔案，對檔案收集、整理、歸納到保存以及后期的借閱利用都要有相應的完善制度。（1）根據自身情況對檔案管理制度進行完善。檔案管理制度不是一蹴而就的要不斷根據實際的應用進行調整。（2）實施獎勵制度，賞罰分明。對一些表現良好的工作人員要及時給予相應獎勵，工作懈怠的人員也要做出一些懲罰，提高管理人員的工作積極性。（3）一套可實施的選拔方案。學校要對高質量、高素質人才進行選撥，選擇專業知識優秀的人才，提高管理人員的整體素質質量，擇優錄取。

在新時代的背景下，傳統的檔案保存方式已經不再實用，信息化、數字化系統集成化是現今檔案發展必要趨勢，學校要將檔案管理信息化建設與校園網結合起來，創建完整信息網絡，保證檔案工作的條理性。相關領導以及管理工作人員要嚴格遵守管理制度，實現工作的落實。

4 結束語

在信息化的背景下傳統的檔案管理已經不適合現代社會的發展，因此信息化的檔案管理必不可少，學校的相關領導人要抓住機遇，積極的利用現代技術，努力改善檔案管理，基于同時也面臨著挑戰，學校也要正確的面臨檔案管理中的問題，完美的解決，學校同時也要積極的推動人才隊伍的建設，提高人才的素質，提高相應的管理水平，不斷推進現代檔案管理的合理化，規范化，保證檔案管理科學的、有效的進行，學校也要不斷的吸收失敗的經驗，從而使初中學校的持續發展，為學校的發展的提供保障，為學生的個人長遠發展的提供的有利的后盾，為學校未來的發展打下良好的基礎。

參考文獻

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