數字化檔案在水利工程管理中的應用

周明

摘 要：隨著社會經濟的發展，水利工程設施建設逐漸增多，水利工程檔案資料內容繁雜，篇目眾多，整理需要耗費較多時間和人力，且需由專門人員負責，依賴性較強，他人不易上手，引入數字化管理模式后，檔案歸納整理方便快捷，節省大量時間，更易保存，其完整性和真實性遠超傳統檔案管理，本文圍繞數字化檔案管理的優勢，通過其在寧夏中南部城鄉飲水安 全連通工程檔案管理的實例，探討數字化檔案在水利工程管理中的應用，具有實用性。

關鍵詞：數字化;水利工程;檔案管理

數字化管理模式是社會經濟發展的必然趨勢，對于檔案管理尤是如此，水利企業應該充分認識到數字化檔案管理的優勢及重要性，根據自身實際情況對現有數字化建設過程中出現的問題加以改善，制定出具體的措施改進管理，提高管理水平，確保水利工程檔案數字化管理模式更加規范化、系統化。

1 水利工程數字化檔案概述

1.1 數字化檔案概述

數字化檔案是指將傳統紙質檔案通過互聯網等信息化手段整合成信息資料的形式，壓縮收集到的各項數據，建立數據庫，使用數字掃描技術進行統計和歸納，對所有數據進行整理保存，這其中，信息設備和通訊系統發揮著重要作用，數字化管理模式需要憑借著電子計算機才可以正常使用。而互聯網統計過程中數據全部按照真實情況被整理在檔，不會遺漏掉部分信息，完整度較高，數據真實可信，不易造假。通過數字化檔案的使用可以大大節省整理檔案的時間和堆放檔案的空間，在尋找檔案時只需輸入關鍵信息即可立刻檢索，查找更加方便快捷，并且互聯網用戶端不同用戶只需輸入同一賬號密碼即可查詢想要查找的信息，省去復雜的流程。

1.2 水利工程數字化檔案

水利工程檔案是圍繞整個水利工程建設全過程所產生的，從工程項目前期的廣泛市場調研、分析可行性，招（投）標施工、質量檢驗、監理到完工驗收等全過程中形成的如文字、表格、圖紙、影像、計算數據等各種形式的材料，例如寧夏固原區城鄉飲水安全連通工程受水區各縣水務局在項目建設初期，委托寧夏水利水電勘測設計研究院有限公司、固原水利設計院在對受水區進行了大量的調查工作后，寧夏水務投資集團有限公司結合受水區水資源評價和城鄉居民生活用水現狀評價，完成的受水區縣級城鄉飲水安全連通工程可行性研究報告、水資源評價報告 、地質勘察報告、連通工程投資估算書、工程建設征地補償與移民安置規劃設計報告、環境影響評價報告書、水土保持方案報告書、設計圖冊、土地預審報告、地質災害危險性評價、壓覆礦產資源調查報告、節能評估報告、社會穩定風險評估報告以及西吉縣、彭陽縣、原州區、海原縣受水區可研設計圖集等，并結合項目前期完成了該工程的初步設計及施工圖。水利工程數字化檔案建設，是指在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，系統應用信息數字技術到水利工程檔案的管理活動中，以數字化手段管理工程檔案資源。

2 寧夏中南部城鄉飲水安全工程檔案數字化實踐

寧夏中南部城鄉飲水安全工程，是寧夏投資規模最大、受益范圍最廣、受益人口最多、建設最為緊迫的民生工程，包括水源工程、連通工程和受水區配套工程三部分，其建設主要目的是為受水區提供穩定可靠的外調水源。工程將涇河水截引、調蓄以后，經過74公里的長途跋涉，南水北調至中莊水庫，解決固原市原州區、彭陽縣、西吉縣、中衛市海原縣100多萬城鄉居民的飲水難題。工程主體已全部完工，2016年6月10日中莊水庫下閘蓄水，7月31日開始向固原市區開閘供水，同年10月8日正式通水。連通工程自2013年開始供水，先后實現了向西吉片區、彭陽、原州區及海原縣的供水。目前寧夏固原地區城鄉飲水安全連通工程項目檔案資料正在有序收集整理中，逐步形成了門類齊全、組卷合理、管理規范、查閱方便、存放安全的檔案管理體系，并且對所有的項目檔案資料進行了數字化掃描，保證在計算機軟件上能夠進行實時查詢檢索，以此實現檔案資料的電子版與紙質版能夠對號入座。

3 數字化檔案在水利工程應用中的優勢

3.1 減小安全隱患

紙質檔案由于紙本身的特性不易保存，容易受水火侵蝕，且年代稍微久遠一點的檔案材料，容易丟失和損毀，紙質檔案受人的主觀意識影響較大，會被人為進行篡改，實行數字化檔案管理可以有效避免以上弊端，防止檔案丟失、失真等現象產生。

3.2 提高經濟效益

傳統的工程檔案管理需要增加人員，進行細致分工才可完成檔案的歸納整理，粗放型的管理模式浪費公共資源同時增加了企業運營管理成本，數字化檔案突破了傳統紙質檔案的局限性，可以節省不必要的人工，節省保管檔案產生的費用，占地空間也隨之減小，只需擁有一臺計算機便可容納百川。查閱起來極為方便迅速。

3.3 提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以水利工程建設管理為例，工程數據、施工資料、日常管理數據，都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理便可提供詳細、及時的數據信息，為領導決策提供服務。

4 數字化檔案在水利工程應用中的對策及建議

4.1 特別重視檔案數字化工作的標準化、現代化探索

當前數字化建設過于單一片面，缺乏完整的系統化流程，各個類型的檔案管理間聯系不緊密，相對獨立性較強，在日常工作中，檔案管理人員應積極學習檔案管理知識，對檔案進行及時的收集分類，按月或季度定期上傳檔案信息，保證數字檔案的延續性和完整性。各工程參建單位無論在工程進展的各階段，都要從組織上確保文件材料沒有疏漏、丟失，使檔案管理工作達到標準化、現代化。

4.2 加強領導，規范管理

數字化檔案的建設離不開建設管理單位的統籌領導，由上及下，成立專門的領導小組負責管理分門別類的檔案，健全當前管理中的網絡體系建設，完善相應管理制度和規范，確保檔案管理工作按照規范化流程進行操作，使工作有章可循，在日常工作中，將數字化檔案管理工作納入員工考核方式中，建立起內部激勵機制，細化量化各項工作目標，將員工工作完成狀況納入績效考評的重要因素，落實清楚，嚴格建立系統考核機制，獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，各級水利工程建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門，認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。水利企業應該不斷完善工程檔案管理制度，制定相應的措施，強化管理手段的力度，使相關管理部門的監督和制約行之有效。

4.3 因地制宜，制定符合自身發展的方案

由于水利工程的建設規模、發展生命周期、總體發展水平不盡相同，因此數字化檔案的應用也有所差異，對于數字化的利用水平需求不同，發展歷史悠久、建設較早的水利工程檔案數量眾多，內容龐雜，形式多樣，往往需要花費更多的時間和精力。

5 結束語

數字化檔案在當前互聯網網絡組織蓬勃發展的背景下勢必會逐步取代傳統的紙質檔案，充分利用好這一信息技術可以推動水利企業工作效率的提高，管理體制的靈活調整，實現高效查找檢索。

參考文獻

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