信息化背景下企業檔案管理改革思考

胡玲玲

【摘要】本文主要圍繞信息化背景下企業檔案管理存在的不足以及改革措施等方面展開討論，以提高檔案管理信息化程度為主，探索新時期企業檔案管理措施，從而突出企業檔案管理優勢，逐步提高檔案管理效率和規范性。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;管理制度

檔案管理是重要的企業管理內容，并且檔案信息準確與否會直接影響企業發展。現代企業發展離不開檔案管理的支持，為了保證企業各項活動的有序開展，有必要注重信息化背景下企業檔案管理的創新改革。針對傳統檔案管理存在的管理人員素質低下、管理制度不完善等缺陷，需要明確檔案管理改革要點，進一步發揮檔案管理在企業健康發展上的推動作用。

一、企業檔案管理存在的不足

在對當前企業檔案管理中的不足進行分析時，發現主要體現在以下方面：一是檔案管理制度無法落實到企業運營中，在經濟市場不斷變化的背景下，企業提出了新的管理制度，但是由于管理人員對檔案管理工作要求認識不足，通常會出現操作不規范的現象，降低了管理制度的應用性。一些檔案人員收集檔案資料時，往往遺漏重要信息，不能為今后各項活動的開展提供依據。二是檔案人員綜合素質低下，在企業運營過程中，會加大對員工的培訓，加強他們的工作能動性。但由于部分企業領導管理理念落后，在檔案管理方面的精力投入不足，由此導致基層人員忽視檔案管理工作，是阻礙企業檔案管理變革的主要原因。三是創新意識不足，企業在運營發展過程中，將大量人力、物力分配到技術研發上，使得檔案管理缺乏先進的設備和技術支持，制約了檔案管理的創新發展。當前部分企業為了獲取高額利潤，將管理創新作為發展重點，在其他管理工作不斷優化的同時，還需要改進檔案管理模式，進一步實現檔案管理規范化。

二、信息化背景下企業檔案管理創新路徑

（一）充分落實檔案管理制度。為了加快新形勢下企業檔案管理改革進程，需要注重將檔案管理制度完全落實到管理實踐中，在確定管理標準和實施流程的條件下，提高管理規范性，從檔案資料收集、整理、保存等多個環節出發，制定檔案管理優化措施。從企業運營實際來看，大部分企業已經實現了現代化管理制度的全面構建，但是由于缺乏先進的管理理念，導致檔案管理改革效率低下。針對這一問題，應從員工層面著手，加大對檔案管理意識的培養，使其明確檔案管理重要性并能高效執行管理操作。同時企業還應為檔案管理創新發展提供需要的設備和技術保障，從而為管理制度的實施奠定基礎，實現管理制度在管理實踐中的有效運用。除此之外，還可通過加強檔案管理中的監督力度，確保各項管理操作都能符合規章制度標準要求。為了實現這一目標，可建立并落實責任制度，提高管理人員的責任意識，進而提升檔案管理質量，為檔案管理制度完全落實奠定基礎。

（二）采用信息控制措施。新的檔案管理環境下，加大了企業檔案管理難度，多種類型企業檔案信息的出現，對企業管理技術提出了新的要求，還需要建立統一的管理平臺，確保檔案信息管理質量及效率，引導管理人員運用新型技術完成各項管理任務。檔案信息準確性是保障檔案管理功能正常發揮的關鍵，如果出現檔案信息錯誤的問題時，將對企業帶來嚴重損失。因此，在創新檔案管理的過程中，需要采取恰當的信息控制措施，為檔案信息傳輸創造一個良好的環境，同時要求檔案人員嚴格按照管理流程實施管理工作，是提高管理質量的關鍵。在制定檔案管理要求時，要強調管理原則和管理目標，為檔案管理工作的高質量開展提供指導。為了保障管理效果，還要對檔案信息資源管理過程中出現的違法行為予以相應的懲處措施，從而提高管理人員的責任意識，推進企業檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）提高創新意識。企業檔案管理要適應時代發展特點，將創新意識貫徹到檔案管理全過程中，以便達到檔案管理目的，在管理實踐中不斷優化管理方法，確保企業檔案管理機制是不斷改進的，能為企業運營各階段的檔案管理提供針對性指導。在創新意識的引導下，能促使管理人員從信息化角度出發，采取相應的管理措施，真正達到檔案管理全面開展的目的。并且還要借助信息化技術，建立現代化管理系統，創新管理流程和管理方法，確保檔案管理的時效性，能為企業發展戰略目標的實現奠定基礎。

（四）提高檔案利用率。企業應充分利用檔案信息，在提高信息利用率的條件下，充分發揮檔案管理在企業穩定發展上的價值。企業以往的檔案管理上，只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發利用上存在不足，由此造成檔案利用率低下。因此，要求企業能按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應建立新的檔案數據庫。企業內部應建立起獨立的檔案數據庫，方便員工在數據庫中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎條件。其次，要優化服務模式。檔案管理信息資源應用價值的實現在于為企業各項活動的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時，要在后臺設置登記界面，明確記錄檔案查閱情況。最后，要深入挖掘檔案信息。為企業提供參考，推動企業改革發展。

三、結論

綜上所述，企業為了滿足經濟市場發展需求，應充分考慮信息化背景下對企業檔案管理的要求，通過創新管理模式，有效應對檔案管理中面臨的一系列問題。目前的企業檔案管理，主要以提高管理人員創新意識為主，建立現代化檔案管理系統，為檔案管理有關工作的展開提供借鑒，最終實現企業良好發展的目的。

【參考文獻】

[1]姚玲娣.信息化背景下供電企業檔案管理改革對策初探[J].辦公室業務，2017（11）：80-81.

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