紀念館藏品檔案管理措施分析

李一平

【摘要】隨著社會的進一步發展，當下民眾在追求物質基礎之上，還需要滿足自身的精神需求。紀念品作為歷史發展過程中的重要產物，具有十分明顯的歷史價值。本文立足于紀念館藏品檔案管理的意義，對紀念館藏品檔案管理的方法進行研究。希望通過以下論述，進一步提升紀念館藏品的影響力。

【關鍵詞】紀念館;檔案管理;藏品記錄

就藏品自身而言，它是紀念館的重要組成部分，也是紀念館存在的根本原因，不同類型的藏品具有不同的歷史價值，對藏品進行合理分類與記錄有助于提升紀念館的自身價值。對紀念館藏品進行合理的檔案管理，可以記錄藏品第一手資料，保護藏品在歷史發展過程中不失去收藏價值，促進我國文化產業進一步發展。

一、紀念館藏品檔案管理工作的意義

紀念館之所以存在，是為了紀念國家發生的歷史大事件，讓后來人不要忘了前人的付出，讀懂了紀念館歷史就讀懂了一個國家的發展史。藏品是紀念館中的基本元素，是歷史衍變的見證者，具有十分重要的歷史價值。因為在紀念館中藏品的數量眾多，藏品類型也不盡相同，例如錢幣或者是衣物等，所以需要對這些藏品進行記錄，而這些記錄就是檔案。在檔案中，將會體現藏品的名稱，在名稱之后將會有藏品的重量、大小以及質地等物理信息，在這些信息下面則是藏品的歷史背景，專家的鑒定結果并配以藏品照片等，因此，藏品的檔案絕對不會僅僅是幾張紙。那么隨著藏品數量的增加，檔案數量也會增加，如果對這些藏品檔案沒有進行合理的管理，發生檔案遺失，可能讓這個藏品失去收藏價值，所以紀念館藏品檔案管理工作十分重要。

二、紀念館藏品檔案管理的措施

（一）傳統的檔案管理措施。傳統的檔案管理方法已經沿用了幾百年，其所具有的應用價值不言而喻，甚至在很多中小型的紀念館仍然在沿用這種方法。這種方法在實際應用過程中具有更加明顯的穩定性，在一般情況下不易丟失，并且這種傳統的檔案管理方法對設備沒有依賴性，隨時隨地都可以攜帶和瀏覽。針對紀念館藏品檔案來說，傳統管理方法需要工作人員匯總各個藏品的具體信息，對于這類信息可以從三個方面進行匯總：第一個方面是藏品的原始單據。其中包含了藏品的捐贈信息、接受信息以及捐贈證明等。第二個方面是藏品來源的原始記錄。這其中包含了藏品的照片、視頻、音頻等文件。第三個方面是藏品的基礎記錄。其中包含了鑒定文件、登記文件、藏品保護檔案等。將一類藏品檔案放在一起，按照字母開頭順序進行排放。在對檔案進行提取時，不能用其他文件進行填補，應該將位置空出來，以免因位置發生變化導致檔案丟失。針對不同地區的天氣對檔案進行合理的管理，例如在江南地區，梅雨時節空氣較為濕潤，應該保證檔案室的空氣流通性。定期需要對檔案進行閱讀與審核，以確保檔案丟失可以第一時間發現，對字跡模糊的檔案重新抄寫。檔案管理人員需要對各個藏品的檔案存放熟記于心，以保證可以及時找到檔案記錄。對檔案的出入記錄需要進一步規范，做好檔案的出借歸還記錄，并留下出借人員的具體身份信息與聯系電話。

（二）數字化檔案管理措施。在新時代背景下，數字化技術已經在各個領域當中得到了良好的應用。針對藏品的檔案管理工作來說，其實就是對信息的管理，所以也可以應用數字化技術。在數字化背景下，檔案將會變成一個由視頻、聲音、文字等元素組合而成的系統。在這個系統當中，不僅僅存在檔案的基礎信息，藏品的動態信息也會包含在內，在使用過程中表現出便捷、高效等優點，并且還可以達到多個紀念館檔案信息共享。在融入數字化技術之后，需要將現有的藏品信息輸入到電腦當中，在電腦中根據不同藏品類型設計檔案閱讀入口，便捷檔案閱讀。采用借閱卡的形式，在借閱卡中存入工作人員信息，這樣檔案的借閱就可以采用刷卡方式，減少了人員記錄的工作量。但是在數字化技術的應用中，需要注意檔案的安全問題，往往一個電腦病毒就可以讓檔案信息丟失，所以一方面需要做好電腦安全的保護工作;另一方面需要做好檔案備份工作。

（三）加強檔案管理機制建設。針對現階段的紀念館藏品檔案管理情況來說，既不能單獨使用傳統管理方法，也不能僅僅使用數字化管理方法。為了讓這兩種方法可以在實際應用中發揮重要作用，需要建立一個完善的檔案管理機制，完善的檔案管理機制是紀念館藏品檔案管理工作的標桿，需要從檔案管理人員以及借閱制度等多個角度進行考慮。管理機制中需要體現各個工作人員的具體職責，將檔案分為多個小部分，一人管理一個，將責任落實到個人頭上，增強工作人員的責任感。還需要體現檔案管理的具體內容，在哪一天進行書本檔案的檢查，在哪一天進行數字化檔案匯總，將二者結果進行比對，以此確定在工作中是否存在漏洞。需要定期對檔案借閱人員進行回訪，問清楚借閱人員長時間沒有歸還檔案的原因，并且應該在管理機制中體現懲罰制度，如果借閱人員沒有將檔案保存好，需要從經濟上進行賠償。

三、結論

總而言之，紀念館藏品的檔案管理工作是紀念館管理工作的重點，需要提高管理人員的意識，以此保證檔案管理工作的效率。新時代背景下，紀念館的藏品檔案管理需要立足于傳統檔案管理方法，并且與數字化管理技術相結合，這樣才能更好提升紀念館藏品檔案管理效率與記錄的準確性。

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