食品產品質量檢驗報告檔案管理與利用

陳弘毅

【摘要】對各級食品進行質量的鑒定檢測、檢驗和仲裁是市食品檢測中心承擔的主要檢測內容。承擔相關食品檢測機構、上級監管部門及市政府交辦的任務工作，結合檢驗出具有法律效力的質量檢驗報告書，為食品監管起到技術支撐作用。

【關鍵詞】食品;檢驗中心;檔案管理

食品產品質檢的結果情況，通過食品質檢報告的信息檔案可以明確體現出來，成為食品監督部門監督執法的有效參考依據，因此加強食品產品質量檢驗報告檔案管理是非常重要的。食品質檢報告的管理保存是否規范科學，是質檢部門整體水平能力的重要體現。隨著現代經濟水平的發展，人們有了對食品產品更高的重視和要求，因此加強產品質檢報告的管理工作也顯得尤為重要。在管理產品質檢報告檔案時，相關工作者要積極應用創新理念，使食品質檢報告的檔案管理能力符合時代要求。

一、檢驗報告歸檔具體的內容

一是記錄檢測項目中對送檢、確認、交接樣品的過程。二是檢測項目和原始實驗檢測資料記錄。三是對外由檢測部門出示的報告單和報告的存檔。包括從采集樣品到報告給出的全過程。因此檢驗報告的歸檔內容涵蓋樣品提交到檢驗報告核發的全流程信息資料記錄，電子及紙質文件都包括。

二、檢驗報告歸檔意義和重要性

（一）民眾的健康離不開食品檢驗檔案管理的工作。食品安全直接影響著人民群眾的生命安全，藥以安為生，民以食為天，充分體現了食品對人們健康生活的重要性。用藥用餐必須由食品檢驗檔案的合法管理來進行保障，換言之，食品檢測機構身上背負著對于民眾安危的重要責任。結合真實案例來看，曾經發生過許多對人民造成嚴重生命危害的事件，如毒豆角、毒奶粉、假藥、毒豆芽、蘇丹紅、地溝油等，這些都在食藥檢測時被揭示。通過對違法的不良食藥的檢測和揭露，能夠為人們起到警醒和防范意識，以減少有毒食品藥品對人們的傷害。食品檢驗檔案管理為群眾食藥提供安全的保障。其檢測是按國家要求規范為依據執行，具有保障民眾生命安全的關鍵作用。經過抽查，將食品中假冒偽劣產品進行處理與揭露，清掃食品市場環境，使人民生命得到安全的保障。

（二）加強食品產品質量檢驗報告檔案管理的重要性。食品產品質量檢驗報告檔案是食品產品質檢的重要反映，也是各個監督部門進行執法監督的重要依據。科學規范的食品產品質量檢驗報告檔案管理能夠有效地體現出部門的綜合管理水平，同時加強對產品質檢報告檔案的管理也是現代社會發展的要求，為此在進行產品質檢報告檔案管理的時候，工作人員應該加強對創新理念的應用，提高報告檔案的管理水平。

三、食品檢驗報告書歸檔存在的問題不足

（一）不完善的檢驗報告書管理。食品檢測機構是必須具備較強的專業性，如果在檔案硬件、軟件的配置，人員配置等方面缺乏嚴謹的管理，勢必形成無法有效落實管理檢驗報告書歸檔;通常綜合科管理文書檔案，沒有建立管理檢驗報告書檔案。如若沒有進行集中管理，一旦出現管理者缺乏檔案管理專業經驗，則無法很好地管控檢驗報告書檔案;

（二）不健全的歸檔制度。由于檔案管理工作缺乏相關專業知識，形成不夠統一和規范化的歸檔制度，隨意性的歸檔原則，使檔案資料價值削弱;

（三）管理人員欠缺專業性。因為編制及人員的制約因素，很有單位并未設置專業的檔案管理崗位。很多重要崗位有可能是兼職，形成檔案管理意識薄弱，沒有專業知識經驗，導致報告書管理歸檔的質量影響。

（四）信息管理滯后。社會的進步，科技的發展，給食品檔案管理帶來了新的挑戰，新時代的新趨勢新要求，也是食品檢驗檔案管理工作必須適應的。新檔案內存軟件的開發，加強檔案管理的信息化，需要將紙制和電子檔案都合理保管。另外，還需要將食品檢驗檔案原有的信息檔案進行電子掃描，給食品企業及民眾查證時提供科學方便的檢索。

（五）服務不夠到位。人民群眾、科研人員、相關企業都可以對食品檢驗檔案進行隨時檢索查證，特別針對一些年代久遠的檔案查證，需細致耐心地服務。但目前許多食品檢驗檔案與其他業務檔案混為一談，互相摻雜，不能準確判別清楚，另外不合理的管理制度，給查證檢索造成困難，引起社會及民眾對此工作的不滿意。

四、加強食品檢驗檔案管理的有效途徑

（一）檢驗報告檔案的規范化管理。1.按照檢驗檔案的相關規定進行妥善的保管儲存。我國食藥檢測機構準則規定，要妥善留存歸檔好檢測的原始記錄和報告，使檢驗檔案有可據可查。另外保證6年以上的對原始記錄和報告的保存期限。因此要提供安全的保管場所及環境給檔案管理，由專人負責，確保超過保存期限的也可獲得追溯的完整性。2.對電子文件的檢測報告采取相應措施，防止改動或丟失原始數據。現代電子信息科技的發展，挑戰著網絡系統的安全，提出了對檢測單位電子文件較高的技術要求。電子文件想得到的安全保障，以下工作內容必須做到：（1）完善電子文件管理制度，包括電子文件登錄、流轉和跟蹤方面的管理。（2）管理電子文件時利用口令管理、電子簽章、指紋識別等新手段，使身份認定精度增強，嚴格操作權限管理。（3）按照人員職責、設備管理、信息安全等情況，合理劃分操作權限的系統管理，嚴謹設計軟件功能和操作模式。3.客戶保密工作要做好。報告檔案結果影響著企業經濟利益，有可能還會形成嚴重的社會影響，所以保密工作不容忽視。根據本機構質量管理的制度進行對歸檔資料的借閱，其他外單位人員不得隨意拷貝和查閱復印。

（二）檔案管理增強規范意識。現階段我國很多食品監測工作者員對質檢工作未有強烈的重視感，對質檢報告存檔工作沒有正確的認識，所以，規范性的質檢報告管理工作，需要從增加質檢工作者的管理規范意識做起。首先食品檢測檔案管理人員必須認識到此項工作的必要性和關系人民生命的重要性，可以在日常的工作考核中將質檢報告的管理融入其中，促使其形成對食品質檢檔案管理工作的嚴謹與負責態度。

（三）檔案管理能力的提升。檔案管理人員對其工作有了充分的重視意識后。良好的職業素養也是必須具備的，保證要以認真謹慎的態度去對待每一份食品質檢報告書，將其資料信息歸檔保存好。另外緊跟時代的步伐與變化，對食品相關專業知識加強學習，跟隨有經驗的工作人士不斷學習和積累，熟練掌握檔案管理內容，對自身綜合能力加強鍛煉。對一些學習單位及國家的檔案管理文件，積極參與學習。另外，積極進行一些專業檔案知識管理的培訓。有些非專業工作者從事檔案管理工作，因此檔案管理知識基礎性的培訓是其工作的首要步驟。只有經過正規相關教育與培訓后，才能對具體的管理工作上能有大綱式的了解，才能對食品質檢信息檔案有科學規范性的歸檔能力。

（四）檢驗報告檔案管理的現代化。1.檔案管理工作中計算機技術的運用。大量的信息體現在質檢檔案中，使得檔案管理所包括的內容和程序十分復雜繁瑣。要想減少質檢工作人員的工作強度，減少一些重復性的工作，因此需要結合現代化的電子信息技術系統，進行質檢信息文件的起草、錄入、檢索、匯集和統計打印工作快捷規范的操作與保存。檢驗檔案在電子計算機現性化的系統操作下，大大降低了人工操作的勞動強度，發揮了信息技術的優勢和效果，顯著提升了食品檢測信息管理工作效率。2.遠程互動和局域網平臺加強建設，達到共享資源。檢測報告信息采用電子信息技術管理，有效代替了紙質內容，同時也能達到有關上級單位和其他機構提出的不同新標準和技術要求，將委托機構或單位的需求與檔案信息的查詢技巧能夠與現代化的電子信息技術快速運算能力與超強的信息存儲量進行資源共享。在規范性的實驗室質量管理前提下，利用電子信息管理技術，對遠程互動和局域網加強平臺建設，將食品檢測檔案信息加快搜索與傳播的速度，達到可以資源共享的效果。利用信息管理系統，掌控檢驗報告的資料及流程詳情，使其獲得自動化的傳遞實驗室信息，使得質檢信息的可控性、溯源性、完整性得到充分及時準確的保證。在電子技術操作下通過查詢模塊使食品各類信息資源獲得共享，通過檢索關鍵字、或是時間范圍的檢索，對食品樣品的狀態、數量、工作量、來源、交接、進度、流程等綜合管控，還可以實現存儲、分析、共享與整體的分類與統計。通過一次信息的登記錄入，實現多機構的利用和搜索查證，減少需重復的輸入登記，降低了勞動量，使信息成本的管理工作得到了有效的提高，另外管理成本也合理節約了。

（五）做好質檢報告產生誤差的防范實驗工作。1.選擇合適的檢驗方法。根據實驗的性質，實驗室的條件以及需進行實驗檢測的樣品成分，合理選擇進行操作的實驗方法。同樣的食品在檢驗其不同的成分時，質量檢測方式也存在不盡相同的差異性。要根據國家對食品產品不同的檢測執行標準來選取檢測形式。檢測的方式存在化學分析法和儀器分析法兩種，有時檢測要求不同，我們可以選取不同的檢測方法。另外對同一個檢測項目，不同食品樣品的檢測工作中，對于不同的樣品我們也要采取合理的檢測方法。例如檢測食品中的甜蜜素，一般采用氣相色譜法進行檢測，但如果檢測樣品是黃酒時，我們就要按照黃酒的國家標準規定，采用高效液相色譜法。同樣是測甜蜜素，但是不同樣品的檢測方法，在國家標準的規定中也不盡相同。我們在選擇檢測方法的時候，應該首先嚴格按照國家標準的規定，然后在國家標準規定的方法中，選擇最優最適合該樣品的檢測方法。方可得出準確高效的檢測結果。2.防范實驗誤差。產生實驗的誤差，通常分為偶然誤差和系統誤差兩種原因。偶然誤差是因為突變的實驗室環境，一些客觀原因造成實驗結果的誤差;而系統誤差則是因為選用的測量儀器測量方法造成的實驗質量結果的誤差。檢測食品過程中，質檢人員要最大化減少因為人為因素引導使檢測結果產生誤差，因此在日常的食品檢測開展中，應防范產生誤差的可能性，積極學習有借鑒性的經驗，特別對于細微易出錯的檢測工作引起充分的重視。要保持認真負責的工作態度，保障每一次檢驗工作的準確性。在一些不可控因素的影響下，如實驗室出現了波動的環境，想要獲得準確性的檢測報告信息，必須采用檢測多次的方法，平衡檢測結果，降低誤差的可能性。另外，隨時對檢測樣品抽查，促使食品檢測人員提高其工作質量。

五、食品質檢資料檔案的用處

（一）是食品鑒別質量與仲裁的有效依據。食品進行質檢檔案的加強管理，是由于質檢檔案的管理能力體現檢驗機構的綜合水平，也因為食品質檢檔案顯示出重要的意義和多方面的應用價值。工作人員通過質檢報告對食品質量進行仲裁和鑒別。一旦食品存在質量質疑，按照相關質量法規內容，需要對其食品在質檢機構展開嚴格的檢驗，結合檢測結果對其質量給予成分質量方面的仲裁和鑒別。

（二）是質量監督機構執法的依據。質量監督機構以食品質量檢驗檔案為依據，作為執法依據之一，抽查食品質量，是我國質量法對食品監督機構的規定，尤其是一些存在質量爭議的產品，必須開展抽查工作，在第三方檢測機構將質檢單位送至的抽查的樣品展開全面的檢驗，結合質檢結果信息進行質量方面的仲裁，遵循我國法律，嚴格處罰質檢不合格的單位。

（三）是食品監督部門評估食品風險的依據。食品安全監督機構通過對食品檢驗報告的資料評估食品是否存在風險的依據，評估某食品是否存在風險時，利用不同檢驗單位的質量信息綜合評定和反饋該產品安全情況。

（四）是食品質量好壞的證明依據。食品自身質量優劣，取決于食品的質檢報告，它是主要證明手段。通常判斷食品質量的好壞，是通過第三方檢驗機構判斷，經由他們遵循相關法規的標準測試產品，以檢驗報告的方式呈現檢驗結果，用來作為該產品質量好壞的憑證依據。

六、結束語

開展對各類食品的嚴格檢驗工作，是食品質量檢驗檢測機構主要的工作內容，通過記錄工作過程中的各類信息資料，整理歸檔成為食品文字資料的檢驗報告書，在食品監督管理中，食品的質量檢驗報告書檔案，發揮著十分重要的作用，食品質量檢驗機構，嚴格做好對于各類食品質量檢驗報告書的歸檔整理保存，利于以后各類重要事務開展的搜索查詢，是其日常管理工作的基礎，現階段我國食品質量檢測機構想要更好更完善地做好這項關乎民生安全問題的重要工作，還需要相關檔案管理工作者不斷在實踐工作中努力探索與優化，以進一步保障人們的食品安全。

【參考文獻】

[1]張麗莉.如何讓藥檢檔案更好地為藥品監督服務[J].中國中醫藥資訊，2010（13）.

[2]鄭玉琴.淺談藥檢檔案的管理及利用[J].首都醫藥綜述， 2007（11）.

[3]趙啟衛.對影響食品檢驗準確性因素的分析[J].大眾標準化，2011（S2）.