論事業(yè)單位檔案管理信息化建設

龔秀容

摘 要：隨著網(wǎng)絡的產生和檔案管理新型軟件的應用，事業(yè)單位檔案管理逐漸向信息化發(fā)展。為適應這一變化，事業(yè)單位的檔案部門及人員應積極探索加強檔案管理信息化建設的有效途徑，進一步提升檔案工作信息化水平，為單位的運作與發(fā)展提供服務。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位檔案是真實全面地反映單位發(fā)展歷史和現(xiàn)實情況的資料，屬于重要無形資產。在當今的網(wǎng)絡信息時代，事業(yè)單位原有的檔案管理模式無法滿足要求，紛紛進行檔案管理信息化建設，取得一定成效。但信息化技術在快速更新和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設逐漸暴露出資源與設施不夠完善、檔案管理制度不全、檔案數(shù)字化建設相對滯后、檔案信息安全保障不到位等問題，不利于檔案管理信息化改革的不斷深化，急需改進和強化。

1 加強信息資源建設，完善檔案管理設施

為繼續(xù)推進檔案管理信息化建設，增加基礎設施投入是關鍵，事業(yè)單位應在信息化辦公環(huán)境下加強檔案管理信息資源建設，包括獨立的辦公室，專門設置檔案存放柜、庫房和檢索工具等。如針對硬件設施要求，應完善計算機、彩色掃描儀和打印機等設備的配置;針對軟件要求，應促進檔案管理信息化建設的網(wǎng)絡技術、軟件平臺等建設，形成完善的配套管理設施，同時打造信息化隊伍，逐步深化檔案的信息化管理。除此以外，事業(yè)單位在檔案管理信息化網(wǎng)絡建設中要專門制定電子檔案制度，嚴格管理信息化平臺;在檔案管理工作中加強圖像、錄音、音響、視頻等檔案資源建設，對檔案文件進行信息化處理與存儲，完善檔案管理資源儲備，突出檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，為單位制定決策、培養(yǎng)人才、考核職工績效等提供完整的基礎資料，為單位的運作和職工的發(fā)展提供基礎保障。

2 完善檔案管理制度，調動人員的積極性

事業(yè)單位只有建立科學的、完善的檔案信息化管理制度，才能順利推進其信息化建設。即單位要基于自身開展檔案管理工作的實際情況制定規(guī)章制度，如可以將檔案管理信息化建設視作事業(yè)單位人員考核的指標之一，或把檔案信息化納入人員職稱評定、責任追究、獎勵表彰等制度體系。在管理制度的支撐下，檔案人員就有更大的熱情和耐心對待檔案管理信息化，充分發(fā)揮主觀能動性，提高檔案信息化建設效率，更好地服務于單位檔案工作改革。

3 建立目錄檢索數(shù)據(jù)，促進檔案的數(shù)字化

在管理事業(yè)單位的檔案資料時要利用信息技術，結合單位工作情況以及檔案管理水平，建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)，提供檔案檢索服

務[1]。如按照檔案目錄數(shù)據(jù)庫的要求，基于本地檔案存儲結構，圍繞檔案資料進行著錄，并主動構建本地檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為管理及查詢檔案資料提供便利;單位的檔案人員要借助計算機推動檔案資料的數(shù)字化建設與管理，即在數(shù)據(jù)庫里輸入檔案的關鍵詞，便捷查詢所需文件，提高檔案管理的效率和質量，順利實現(xiàn)檔案管理信息化目標;除了目錄數(shù)據(jù)庫，還要不斷更新數(shù)據(jù)庫，基于單位管理情況，借助先進的信息技術構建基礎數(shù)據(jù)庫，從而使用雙套制檔案管理模式，落實數(shù)字工程建設戰(zhàn)略，按要求加強對數(shù)據(jù)庫資料的收集和管理，在紙質資料的基礎上大量收集電子文檔，發(fā)揮檔案雙套制管理的作用，夯實計算機檢索、查找、管理檔案資料的基礎。

4 強化安全技術防護，保證檔案信息安全

事業(yè)單位實施檔案管理信息化建設，大大提高檔案管理工作效率，但對于檔案管理事業(yè)來說，信息化建設是雙刃劍，在實際工作中運用信息化技術時不可避免地引發(fā)安全問題，埋下安全隱患，必須在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)強化安全技術防護，提升檔案信息的安全性。一是防火墻技術，這是目前檔案信息安全工作不可或缺的技術手段，在專用網(wǎng)絡和互聯(lián)網(wǎng)之間應用較多。事業(yè)單位應定期殺滅病毒，消除安全隱患，并借助防火墻技術，對進出網(wǎng)絡的檔案信息進行過濾，形成網(wǎng)絡安全把關點，提升防范安全的命中率;防火墻可以有效記錄網(wǎng)絡中的所有訪問行為，只允許通過與安全防護要求相符的訪問，否則就禁止通行，使訪問無效，起到檔案信息化網(wǎng)絡的安檢作用，實現(xiàn)檔案信息保護，同時規(guī)范網(wǎng)絡使用行為。二是加密技術，保證防止檔案信息被竊取或泄露。如事業(yè)單位在傳輸檔案信息時要進行加密設置，確保只有得到加密口令才可以解開傳輸?shù)臋n案信息，防止因傳輸環(huán)節(jié)載體的遺失引發(fā)安全風險。也可以設置口令，限定訪問信息權限，如使用事業(yè)單位檔案信息的人只能利用口令查看授權范圍以內的檔案信息。

三是結合軟件維護和先進工作經(jīng)驗，圍繞檔案管理信息化建設配備軟件系統(tǒng)，并及時更新，使其維持在安全高效運轉的狀態(tài)，不斷優(yōu)化硬件運行空間，有效凈化軟件運行環(huán)境。特別是要強化檔案管理軟件的自我漏洞檢測，整合軟件自身的修復功能和人工檢測、修復功能，及時處理檢測結果，為檔案信息安全工作保駕護航[2]。其實一些發(fā)達國家的檔案信息安全工作發(fā)展較早，體系相對成熟，開發(fā)及建設信息安全軟件的水平也高于國內，事業(yè)單位要正確認識檔案信息安全工作起步晚的事實，明白在檔案管理信息化體系和軟件開發(fā)等方面的差距，積極學習國外先進經(jīng)驗，有效提高檔案信息安全。

綜上所述，檔案管理對事業(yè)單位的運作有重要意義，其信息化建設則是綜合性的系統(tǒng)工程，需要單位從長遠考慮，按照需求推進檔案管理信息化建設，結合實際情況強化檔案管理設施與信息資源建設，在完善制度的同時積極建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)，并加強檔案信息安全防護，不斷加快其信息化建設進程，確保事業(yè)單位及其職工嚴格履職，優(yōu)化社會服務。

參考文獻

[1]沈鶴慧.信息化視野中事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：119-120+139.

[2]姚保華.事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑[J].中國高新技術企業(yè)，2017（03）：179-180.