大數據時代檔案管理工作的機遇與挑戰探究

梁凱

摘 要：隨著信息時代的快速變化，我們已經身處于大數據時代背景下，而迅速發展信息技術，更是被廣泛的應用在各行業中。與此同時，隨著大數據時代的不斷發展，對檔案管理工作產生一定的影響。現如今的檔案工作已經逐漸趨向于信息化發展，就需要眾多檔案工作人員充分了解大數據對檔案工作帶來的機遇以及挑戰，需要眾多工作人員共同面對這一現狀。本文將主要針對大數據時代檔案管理工作的機遇、挑戰展開深入的研究，并提供部分建議以供參考。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;機遇挑戰

隨著互聯網時代的迅速發展，我國檔案工作已經實現了數據化作業，通過數字形式對檔案資料進行存儲，便于更多用戶進行檢索以及查閱。然而，隨著數字化檔案存儲數量不斷的增多，處于大數據時代背景下的檔案工作需要應用全新的工作方案進行檔案管理。大數據通常是指數量快速增長并具有可用性的數據，但是由于其具有的特殊性并不能應用傳統的工具對其展開管理、分析工作。需要相關人員不斷對其展開研究，找出符合現階段的解決辦法。

1 大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.1 隱私與安全

隱私以及安全并不只是理論上的含義，其設計范圍比較廣需要大數據時代嚴格規定檔案開放的標準。大數據時代下檔案資料不但利于人們獲取有關的檔案資源，受到大數據檔案管理所具有的獨特性質，檔案資料也能夠被其他人員輕易獲取。從國家角度來看，部分國家機密檔案的流失不僅會造成嚴重的財產損害，甚至會對國家的安全產生一定的威脅。而從個人角度來看，部分屬于個人隱私的信息輕易被他人所獲取，也會對個人以及家庭產生不可估量的傷害[1]。

1.2 存儲與處理

對于成倍增長的檔案資料數量，現階段檔案管理機構還無法高效的掌控整個檔案數據庫。就算應用相關云盤儲存設備也很難解決這一情況。大數據資源庫需要針對數據進行分析，從而提取出關鍵內容，而將TB級別以上的數據上傳到云盤中需要消耗大量的時間，與此同時，數據在上傳過程中也在不斷變化無法保證數據的實時性，導致檔案資料庫存在一定的問題。大數據對數據進行分析處理時，需要將相關數據上傳到處理地點，此時若是傳輸的數據過大則會造成阻塞從而影響傳輸速度。這時的解決方法則是放棄將數據從存儲地點傳輸到處理地點再進行處理，選擇應用直接在存儲地點就將數據處理完畢的方法。此種方法雖然將處理結果傳輸出去，但是并不能保證數據的完整性以及數據的來源。因此，為了保證大家能夠順利找到相關的檔案資料，需要大家在數據建立初始階段就將其進行有效的處理，便于后續工作的順利開展[2]。

1.3 技術挑戰

1）容錯性：大數據的計算方法比較復雜、困難，其涉及到較多的計算方法，所以根本無法保證能夠設計出百分百爭取的軟件以及相關設備，大家只能努力降低錯誤發生的幾率。但是隨著錯誤幾率的降低，系統所要花費的成本也在逐漸增高。現階段，我國對檔案系統管理長應用增加容錯率的辦法，將整個計算機的任務分配開來，利用多個節點展開計算，即使出現錯誤也只有部分的節點重新計算，大幅度減少了不必要時間的浪費。

2）可擴展性：以往的檔案系統中通常是應用比較昂貴的軟件進行計算，一旦大范圍對數據進行處理分析將其稱之為多處理系統。現階段我國應用在大數據分析的檔案管理系統是利用硬件以及全新的軟件展開分析計算。大數據時代背景下檔案系統需要采用云計算進行處理，這時由于云計算能夠將多種工作相結合，從而進行一系列的處理措施[3]。

1.4 大數據時代人才挑戰

對于檔案管理工作來說，大數據時代背景下的云計算以及互聯網等均是其所面臨的挑戰以及機遇。大數據更是檔單管理工作人員必須面對的一個難關，只有檔案管理人員成功戰勝它，才能更好的體現出檔案管理工作的價值意義。大數據時代背景的檔案管理工作不僅需要應用全新的技術進行工作，更需要吸收全新的技術人才，擴充檔案管理工作團隊便于大家更好的開展方案管理工作。

2 大數據時代檔案管理工作出現的機遇

2.1 大數據的理念為眾多檔案資源管理帶來了全新的機遇

在大數據時代背景下，以往利用紙質記錄檔案資源的方法已經轉變為利用數據庫記錄管理信息。并且，檔案資源管理工作中，更是將紙質版的頁數記錄單位轉變為千兆字節作為相關統計單位。因此，檔案工作人員并不能只局限在電子檔案的收、用以及管理，需要重視電子檔案的生成并保證電子檔案的安全性以及可讀性。隨著檔案資源的快速增多，需要將檔案管理體系構建在互聯網模式中，使其能夠基本實現對資源進行整合以及存儲信息的作用[4]。

2.2 大數據的應用為檔案數據挖掘產生了重要的機遇

以往的檔案管理工作主要以文檔管理作為重點內容，這一模式下的檔案管理基本處于被動轉態，時間較長的檔案沒有相關人員對其進行分析研究，更沒有技術工具對其進行深入的挖掘。但是，隨著大數據時代的發展，檔案管理工作除了具有大批量的文檔資料之外，更具有眾多結構化數據內容，利用數據的效果顯然要比文檔效果高的多。檔案管理人員在收集了大批量的數據后，可以主動對利用者的需求進行分析，并建立相關數據模型便于對眾多的數據進行分類、歸納以及針對性分析，能夠找到各數據之間存在的關系，從而提高檔案的價值將死檔案轉變為活檔案。

2.3 大數據技術為檔案管理體系的擴展帶來了機遇

檔案數據不斷增多的情況，則要求檔案管理工作能夠對其進行動態的擴展。但是，我國傳統的檔案管理系統無法進行動態的擴展，導致常常出現小牛拉大車的情況，面對檔案管理工作逐漸出現吃力的情況。隨著大數據時代的發展，繁衍出的眾多產物均能幫助檔案管理系統進行動態的擴展[5]。

3 結束語

總而言之，現階段我們處于一個大數據的時代中，被眾多類型的數據所包圍。就拿簡單的信息獲取來講，大數據使我們收取信息變得更加便捷，只需要通過網絡就能獲取一定的資源信息。大數據作為一種全新的技術以及概念，正在逐漸改轉變著人們的思維以及生活方式。檔案管理工作是我國信息資源組成部分之一，其在信息資源中占據著重要的地位。因此，大家更不能忽視大數據時代背景的檔案管理工作，需要積極面對出現的挑戰以及機遇，便于檔案管理工作的順利轉型。

參考文獻

[1]彭富玲.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國戰略新興產業，2018，No.156（24）：215-215.

[2]吳麗麗.大數據時代檔案管理工作的變革與創新[J].環渤海經濟瞭望，2018（1）：172-172.

[3]王芳.基于大數據時代背景下的檔案管理分析[J].科技視界，2018，No.230（8）：255-256.

[4]劉漢青，盧曉東.大數據時代企業檔案工作機遇與挑戰[J].蘭臺世界，2018（s1）：87-88.

[5]王燕.大數據時代九寨溝景區檔案管理工作的機遇與挑戰[J].辦公室業務，2018，No.291（10）：136.