數字檔案在檔案信息化建設中的重要性探析

王平

摘 要：隨著我國科技和經濟的快速發展，數字檔案是信息化建設中的重點、難點，要推動檔案信息化建設的高速發展和保證其高質量，就要認識到數字檔案的重要性，要有目標有方向的發展檔案信息化建設。本文主要分析了數字檔案在檔案信息化建設中的重要性，并就其不足以及相關對策進行了探討，以供廣大同仁參考借鑒。

關鍵詞：數字檔案;檔案信息化建設;重要性

檔案管理是一個復雜、難度大的工作，檔案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪費時間，效率低下。而隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用在各行各業。新時代下，檔案信息化管理也成為了必然的趨勢。

1 數字檔案的管理模式與對象

數字檔案淺顯的說，就是將檔案進行數字化。由于傳統的檔案是紙張組成的，所以實際運用的時候并沒有數字檔案靈活。數字檔案能夠使得不同位置、不同環境、不同載體的檔案實現網絡連接，能夠使得該資源共享的理想結果。傳統檔案數字化可以采用的方式是掃描，將紙張存檔保存在相應的云儲存中，支持快速查找信息，大大降低了時間消耗。時代在不斷的變化、科學技術在飛快的發展，對于檔案管理對象上，已經不單單是傳統的紙質檔案了，逐漸發展成了更多的是管理數字檔案，形成了主要是數字檔案，紙質檔案為輔的管理模式;管理對象也發生著變化，追溯到公元前的古代用甲骨、竹板到逐漸演變的古代紙張再到現在的光盤、硬盤等多種檔案載體，在發展下去，也就出現了現在的新型檔案載體即數字檔案，由于其具有方便快捷查找、易儲存文件等等的優點，必然會使得數字檔案成為檔案管理的主要對象。

2 數字檔案的管理內容與手段

數字檔案運用現代化信息手段對紙質資料進行數字化處理，以光盤、硬盤等作為存儲介質運用數字化工作，進行數字檔案的業務管理，并運用計算機技術和網絡技術組建信息傳輸交流與共享平臺，對數字檔案的交流與使用進行科學管理。同時也實現以往傳統檔案對歷史文獻、價值材料的管理保存，傳統檔案管理中的檔案歸檔分類儲存工作。在管理手段上，傳統管理方式長期以往都是采用人工管理方式，進行檔案的收集、整理和檔案的分類、編目，再進行檔案的檢索、利用等，流程中的全部工作都通過人手工操作來完成。而數字檔案采取的是自動化的數字管理模式，在很多方向上都取消了人工操作，減輕了工作量也減輕了由于人工的犯錯量;同時也使得檔案工作朝著現代信息化的方向發展，使得檔案管理手段上拜托了空間的限制，管理人員的工作壓力降低，工作環境改善，從而提高了工作的質量與效率。

3 數字檔案在檔案信息化建設中的意義

檔案管理的信息化可以打破、改變傳統的檔案管理方式特點中的局限性，檔案管理信息化的模式助于檔案管理工作者轉向信息采集與服務職能，信息化的檔案管理模式可以實現檔案信息資源的合理配置與管理。檔案的數字信息化可以實現檔案長期有效的可查詢與資源共享。而且檔案查詢的查詢方式也更加的方便快捷，傳統檔案管理模式每次使用檔案時都要進行的程序，實現數字信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，檔案數字信息化管理的很大優勢在于檔案共享，加快了檔案工作的進程，在檔案信息化建設中發揮了重要作用，同時還能大幅解決讀者借閱之后私藏的行為。

4 檔案信息化建設存在的不足

4.1 檔案管理工作效率低

檔案管理工作效率低主要是由管理人員的專業素質低和軟件系統落后造成的。多數檔案管理人員還是傳統的思想觀念，專業技術不足，甚至有很多都不會使用專業的檔案管理系統，不會使用計算機的相關管理軟件。而軟件系統的落后會使得利用效率不高，只能局限于單一的查詢工作等。落后的軟件系統不能緊跟新的時代發展需求，還會影響以后的升級。所以培養專業的檔案信息管理人才和發展創新軟件也是十分重要的任務。

4.2 對檔案信息化的理解存在偏頗

我國還存在很多檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的重視程度不高，數字化檔案建設的觀念意識薄弱，沒有去學習和改變的意識，領導階層的意識不足更是導致在此工程上的資金投入不足，這會造成工作上的巨大障礙，使得檔案信息化建設的工作難度更加增大。檔案信息化建設的任務繁重，因為理解不到位而投入資金少會使得許多技術的進步都受到阻礙。比如掃描微縮手段、遠程服務、文檔處理軟件等都是需要資金的投入來得以繼續的工作。

4.3 網絡安全問題得不到保障

科技的進步是利與弊同時存在的，科技進步使得檔案管理更加高效率，但是也使得網絡犯罪的數量增加，信息的安全問題受到威脅。檔案信息化建設面臨的主要安全問題包括：計算機病毒、木馬威脅，網絡構建的物理安全威脅，操作系統以及檔案信息應用系統的安全風險，檔案管理系統的安全漏洞等。如今數據庫的防御能力不強，安全技術問題也有待提高，網絡犯罪普遍存在。信息的泄露會導致一系列問題的連鎖反應，所以信息安全的保障是一個長遠需要解決難題。

5 數字檔案在檔案信息化發展中的重要性以及相關建議

5.1 數字檔案能提高人們對檔案信息化的認識

數字檔案的廣泛應用可以顛覆人們對傳統的檔案管理的認識，給了人們了解檔案信息化的渠道途徑，這對于數字檔案的發展有極大的幫助。這會促使更多的人才投入到數字檔案的建設中去，加大教育的投入，培養一批既能夠熟練使用計算機，擁有計算機專業知識技能，還對數字檔案感興趣且十分了解的專業人才。還會使得數字檔案的普及程度提升，增加它的應用范圍，使用范圍的增加也會促使數字檔案的更新速度加快。

5.2 數字檔案采用高級手段對檔案信息進行加密

數字檔案信息的安全建設是一項復雜的系統工程，信息中存在的普遍漏洞會對檔案信息的安全造成隱患，容易導致信息的泄露，這就需要技術安全控制，包括建設內容安全層、訪問安全層、傳輸安全層、環境安全層等多重安全層來保障安全。還要進行安全管理控制，包括進行定期的風險評估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人員培養力度。數字檔案信息安全是一個動態的過程，是持續性的，沒有絕對的安全，只能是相對的安全，隨意在檔案信息安全管理上要不斷的創新發展，從而實現信息安全保護。

5.3 數字檔案以計算機為工具從而提高辦公效率

效率現如今是一切工作追求的目標，即在最短的時間內更好地高質量地完成工作。傳統的檔案管理費時費力，而且出錯率還比較高，但是數字檔案對于檔案信息化建設就可以實現高效率，還能實現信息的資源共享。數字檔案管理降低了人為因素在檔案管理工作中的影響，發揮了計算機的管理優勢，減少手工操作，提高了工作效率。數字化檔案管理可以使得檔案的分類更加精細，歸檔也更加明確，查找時的方式也更加簡便精確，只需要在計算機中檢索即可，減少了人力勞動的付出，也降低了失誤率，減少了查找時間。

6 結語

總之，檔案的信息化管理是檔案發展的必然趨勢，數字檔案在檔案信息化管理中的應用對信息化管理起到了推進的作用。面對在信息化管理之中存在的一些問題，為了提高檔案管理的質量，應該采取有效的方式及時解決。

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