數字時代檔案整理的轉型升級

楊曦

摘 要：21世紀是一個數字時代，信息技術已經滲透到社會各個領域，檔案整理工作也應該與時俱進，積極應用新型的技術來加強檔案整理工作，實現轉型升級。本文主要分析數字時代背景下檔案整理工作的轉型升級，意在起到一定的參考作用。

關鍵詞：數字時代;檔案整理;轉型升級

在人類社會發展進程中，檔案起到了至關重要的作用，可以記載人類社會發展的歷程，為做出更好的決策提供參考。在檔案管理工作中，檔案整理工作是不可或缺的重要環節，檔案整理質量直接對檔案管理工作的效率產生不容小覷的重要影響。要想提高檔案管理效率，必須提升檔案整理質量。21世紀是一個數字時代，信息技術已經滲透到社會各個領域，檔案整理工作也應該與時俱進，積極應用新型的技術來加強檔案整理工作，實現轉型升級。本文主要分析數字時代背景下檔案整理工作的轉型升級，意在起到一定的參考作用。

1 數字時代檔案整理存在的問題

目前，我們已經進入了一個全新的時代，檔案整理工作應該與時俱進，但是從目前來看，檔案整理工作還存在一些不容忽視的問題，具體體現在以下幾點。

1.1 對檔案整理工作缺少全面認識

如今還有一些工作部門沒有全面認識檔案整理工作的重要價值，認為檔案整理工作只是將檔案收集在一起就可以了，對其沒有投入應有的人力和財力，這導致檔案整理工作只是停留于表層，沒有落實到實處。這方面問題具體體現為檔案整理工作的專業人員比較缺少。已有的在職人員也沒有充分意識到檔案整理工作的技術、技巧和重要價值，對檔案管理工作不夠重視。不少工作人員認為要想在檔案整理工作方面做出業績是比較困難的。所以他們沒有投入更多的精力在提升檔案整理工作質量上面。

1.2 檔案整理方法不夠科學合理

從目前來看，一些工作部門的檔案整理工作的方法、方式還是比較傳統的，他們用手工方式將檔案收集在一起，然后按照時間或者內容的方式將檔案進行分類。這種傳統的整理方法花費的時間較多，效率有待進一步提高。工作人員沒有使用數字化、科學化的方法整理檔案，這樣不利于發揮檔案在工作中的真正價值。

根據上文分析可以看出，一些工作部門的檔案整理工作確實存在一些不容忽視的問題。工作人員要正視這些問題的存在，意識到21世紀是一個數字化時代，要在檔案整理工作中注入新型技術的應用，實現檔案整理工作的優化升級。

2 數字時代檔案整理的轉型升級

數字時代背景下，檔案整理工作要想實現優化升級，可以從以下幾點入手：

2.1 應用元數據檔案整理技術

隨著時代的不斷發展，信息技術已經滲透到社會各個領域，檔案整理工作也要與時俱進，積極運用數字技術，在這種情況下，電子檔案應運而生，隨之而來的還有元數據檔案整理技術，這種技術的出現直接打破了傳統落后的手工檔案整理方式，可以大大提升檔案整理工作的質量與方式。這種整理技術是通過計算機的操作，將電子文件轉變為電子檔案，并進行歸類，方便快捷。人們可以通過元數據文件查閱自己所需要的檔案信息。單位檔案管理部門應該積極應用這種新型的整理技術，提升檔案整理的工作效率。

2.2 應用非元數據檔案整理技術

非元數據檔案整理技術是與元數據檔案整理技術一同出現的。我們都知道，檔案整理工作是一個系統工程，涉及到很多方面。由于元數據檔案整理技術還沒有在我國得到全面推廣，所以在這種情況下，非元數據檔案整理技術有了用武之地，這是一種具有綜合性的檔案整理數據。可以對整體的和獨立的檔案數據進行有效的整理，不必高度依賴信息技術，對檔案的要求也比較低，比較符合我國當前檔案整理工作的整體形勢。

2.3 應用檔案虛擬整理技術

在數字化背景下，還有一種新型的檔案整理技術即檔案虛擬整理技術。這種技術主要是用來整理與歷史相聯系的檔案文件。檔案虛擬整理技術在對檔案之間的歷史聯系進行揭示和記錄時，使用的是一整套符號以及其蘊含的語法邏輯，能夠將檔案之間存在歷史聯系的反映出來，并進行記錄。簡言之，檔案虛擬整理技術通過多維整理的方式對存在歷史聯系間的檔案進行整理記錄。這樣不會對檔案實體的排序造成負面影響，讓人們可以得到完整的檔案。

2.4 進一步完善的檔案整理工作規程

在數字化背景下，檔案整理工作的重要性越來越明顯，工作部門必須對這項工作予以應有的高度重視，要不斷完善工作規程，進一步規范檔案整理工作的相關步驟，還要對各種新型的檔案整理技術進行研究，并予以積極應用。工作規程的制定完善，旨在對檔案整理工作予以規范，使工作人員在工作時有據可依。

2.5 繼續加強業務培訓

檔案整理工作的順利完成，離不開高素質的工作人員隊伍。工作部門要繼續加強專業的教育培訓工作，讓工作人員積極參與這些培訓，邀請專家為工作人員介紹各種新型的檔案整理技術。比如元數據檔案整理技術、非元數據檔案整理技術等，關鍵是要不斷提升工作人員的專業素養和業務技能，使他們更好地利用新型技術來整理檔案。同時，工作部門還要對員工接受教育培訓的情況進行嚴格的考核，切實提升工作人員的工作技能。

總而言之，我們已經邁入了一個全新的時代，在這個時代背景下，檔案的重要性更加明顯，檔案整理工作是檔案管理工作不可或缺的重要環節。在數字化背景下，工作部門應積極應用新型技術來整理檔案，制定高效的工作流程，不斷完善工作機制讓工作人員在工作時有據可依。還要對工作人員進行業務培訓，不斷提升他們的業務技能，適應數字時代的發展，主動應用新型技術整理檔案，從根本上提升檔案整理工作效率。

參考文獻

[1]霍麗杰.電子信息技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2015（5）.

[2]姚鳳臣.論電子信息技術在檔案管理中的運用[J].科學技術創新，2010（17）.

[3]李麗芳.應用現代化信息技術實現檔案管理優化[J].城建檔案，2017（2）.

[4]張愛曾.檔案整理的規范性探索[J].山西檔案，2018（1）.

[5]賀峰.淺析事業單位檔案整理工作[J].人力資源管理，2018（1）.

[6]孔美麗.文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義[J].中外企業家，2017（2）.