企業檔案管理的網絡信息化及開發利用研究

屠志萍

摘 要：本文對企業檔案管理信息化建設的重要意義以及當前檔案工作中存在的一些問題進行了討論，并對如何做好企業檔案管理開發的信息化建設進行了探究，提出了幾點對策和建議，希望能夠為相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：企業;檔案管理信息化;問題;開發利用

檔案是對企業決策、管理、經營等工作進行記錄的一類材料，能夠真實的反映一個企業的發展歷程和經營現狀，同時也是企業未來發展的重要依據[1]。在信息時代的背景下，加強對企業檔案的信息化管理和開發對于企業的發展有著十分重要的意義，其能夠幫助企業相關人員從多個角度對企業實際情況進行全面的分析，掌握企業的發展規律，進而通過創新、改革等一系列措施使企業各個方面得到更好的發展。

1 企業檔案管理信息化建設的重要意義

檔案信息化是對檔案資料的信息化，應用多樣化的信息技術對檔案的收集、整理、保存和利用方式進行改變，有電子化載體代替過去的紙質載體進行保存的方式，實現檔案資料的長久保存和共享，并能提升檔案信息檢索的便利性。檔案信息化管理是新型的管理模式，給單位應用帶來新的挑戰，如果沒有配套的管理制度和方案以及基礎設施建設，就會導致檔案管理工作不能正常開展，在面對信息化戰略時喪失優勢。對于檔案管理來說，進行信息化建設具有三方面優勢：提高職能部門的工作效率;方便群眾對檔案信息進行檢索，使得人們對于檔案資源的利用更加便捷;實現檔案資源共享，讓用戶可以隨時隨地，不受時間和空間的限制獲取檔案資源;提高的哪敢保存的安全性，設置相應的權限進行檔案的調取，避免泄露、遺失等問題。

2 當前企業檔案管理中存在的主要問題

目前在企業的檔案管理工作中還存在著一些問題，影響了檔案質量和信息化建設的進程，其主要體現在以下幾個方面：1）信息化建設意識不足，企業并沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，沒有認識到信息化技術對于檔案管理工作的優勢，因此不能配合開展檔案管理的信息化建設措施。2）檔案管理方法落后，法律依據基本就是普通檔案管理的法律法規，沒有專門針對信息化管理的法律法規，也沒有適用于具體企業的規章制度和標準，無法根據企業的工作實際進行信息化管理，這就使得檔案管理標準不統一，無法提升檔案管理的工作效率。3）安全問題突出，信息化管理系統可能受攻擊或存在漏洞而出現檔案資料丟失、泄露等問題。檔案管理人員隊伍不穩定，頻繁更換，導致檔案資料交接不順利、不完善，出現一定遺漏，影響信息化檔案管理。4）長遠規劃不足，多數企業并沒有真正掌握檔案管理信息化建設的實際作用和意義，更多的是關注眼前利益，對信息化管理的了解停留在表面，在進行信息化建設時，沒有綜合考慮未來發展需求，而是直接選擇對本企業目前發展有利的信息化系統，也過于重視系統的功能，影響了長遠發展。

而造成當前企業檔案管理工作問題的原因主要包括以下幾個方面：1）企業檔案來源廣泛、形式復雜。由于企業中的檔案來自于各個不同的部門，涉及到行政、財務、人事等多個方面的工作，檔案類型包括文字、照片、錄音、錄像、實物等多種形式，檔案資料總量較大、質量參差不齊，導致了檔案管理工作十分繁雜，工作開展存在著一定的困難。2）檔案管理方法和制度落后。當前部分企業的檔案管理仍然采用的傳統的管理辦法，在檔案的收集、保存以及開發利用上缺乏完善的制度和嚴格的監督機制，缺乏統一的管理標準，檔案管理責任落實不到位，從而導致了檔案的時效性、完整性、專業性、機密性受到了一定的影響[2]，檔案管理效率低下。3）檔案管理人員素質水平不高。由于部分企業檔案管理人員自身業務水平不高，對檔案管理工作的認識不正確，認為僅將檔案進行簡單的整理、保管即可，而沒有對其進行科學的管理和有效的利用，尤其是在檔案信息化建設的背景下對于檔案管理人員的能力和水平提出來更高的要求。4）信息化建設落后。由于部分企業對于檔案管理信息化的重視程度不夠，在信息化建設上相關投入較少，導致檔案管理部門的相關的硬件設備技術落后，存在著長期使用、老化、故障頻發等問題，再加上傳統檔案電子化進度緩慢，在數字檔案信息的原始性、憑證價值以及數字檔案的傳輸、保護等問題上沒有確定良好的解決方案，導致檔案信息化建設受到極大的影響。

3 企業檔案管理信息化建設及開發利用策略

3.1 確定有效的檔案數字化策略

將企業的發展作為工作的主要目標，在對企業的當前發展情況進行充分分析的基礎上對檔案數字化工作進行統籌規劃，保證企業的檔案資源能夠及時、準確的轉化為相應的電子檔案，優先對需求大、利用率高、價值高的檔案資源進行數字化，保障檔案的原始記錄準確和完整，保障數字化質量。對于未來工作中產生的檔案，直接制定數字化流程和規定，實現從今往后的檔案資源的數字化建設。

3.2 加強企業檔案信息化建設開發相關制度的建設

注重信息化管理的規范化發展，使用統一有效的制度規范檔案的信息化管理工作。單位要充分認識到信息化手段對于檔案管理的重要性，提高信息化管理意識，能夠積極學習信息化手段，實現信息化管理;提升責任意識，從思想上入手，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設的投入力度，營造信息化建設氛圍。制定統一的信息化管理標準，配置先進的信息化設備，引進先進的技術、方法、軟件，構建信息化管理體系。

3.3 加強對檔案信息化建設的人力、物力支持

新時期檔案管理人員要轉變思想觀念，創新工作思路和方式，認可信息化管理模式的應用，迎接數字時代帶來的挑戰。要加強檔案管理人員的技能培訓，提高信息化管理的業務能力，提升對檔案管理基本理論和知識的掌握，強化信息化技術的操作，改變知識結構，促進人員的復合型發展;根據檔案信息化管理的要求，制定明確的個人培訓計劃，組織檔案管理人員進行針對性培訓，同時對培訓結果進行考核。另外要面向社會招收高水平的信息化檔案管理人才，打造高水平的信息化檔案管理隊伍。重視信息化設施建設，引進先進的信息化設備，購買或自己開發先進的信息化軟件，實現檔案信息的高效錄入、整理、分析和保存;同時做好網絡安全防護，注重信息化檔案的安全保存;在數據庫建立實時更新系統，能夠在新錄入檔案資料內容時及時進行信息更新，保證數據庫信息的動態更新[3]。

4 結語

綜上所述，企業要針對當前檔案管理工作中存在的各種問題積極采取措施，加快檔案管理與開發工作的信息化建設，從而為企業的發展提供更加有力的支持和保障。

參考文獻

[1]伍偉聰.企業檔案管理的網絡信息化及開發利用研究[J].辦公室業務，2014（17）：160-161.

[2]關麗輝.企業檔案管理的網絡信息化及開發利用[J].科技致富向導，2013（35）：43-43.

[3]盧燕妮.檔案信息化管理的創新思路和方法[J].新材料新裝飾，2014，（4）：132.