基于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新與應(yīng)用初探

周波

摘 要：文章先分析了大數(shù)據(jù)的沖擊和挑戰(zhàn)，隨后介紹了檔案管理創(chuàng)新方向，最后介紹了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用，包括全面開(kāi)放、形成動(dòng)態(tài)連續(xù)體系、以客戶需求為中心，希望能給相關(guān)人士提供有效參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;模式創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代影響下，檔案管理模式也發(fā)生極大的改變，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，針對(duì)該種問(wèn)題，需要積極創(chuàng)新檔案管理形式，融合先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理效率，使檔案價(jià)值能夠得到充分利用，為此應(yīng)該聯(lián)系檔案管理現(xiàn)實(shí)需求，制定相應(yīng)的管理措施，提升檔案管理質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)的沖擊和挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的沖擊主要可以從下面兩種內(nèi)容中體現(xiàn)出來(lái)，第一是從本質(zhì)層面分析，大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來(lái)的是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅速崛起，而檔案信息也被給予一種全新內(nèi)涵。第二是從大數(shù)據(jù)特征與表現(xiàn)形式層面分析，大數(shù)據(jù)擁有明顯的移動(dòng)性和多樣化特征，即時(shí)性和還海量性突出，使檔案朝著多元化方向發(fā)展，管理難度增加，管理動(dòng)態(tài)化更強(qiáng)，大數(shù)據(jù)重點(diǎn)關(guān)注應(yīng)用性這一基礎(chǔ)特征，也使檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式受到極大的挑戰(zhàn)。為此面對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)和沖擊，應(yīng)該從理論層面重新解構(gòu)現(xiàn)有檔案管理方式，充分融合大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，拋棄傳統(tǒng)管理思路、方法和理念[1]。

2 檔案管理的創(chuàng)新方向

檔案管理創(chuàng)新的方向和基點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理的焦點(diǎn)依然是資源。對(duì)于檔案管理而言，資源是生命同時(shí)也是基礎(chǔ)，是檔案部門(mén)安身立命之本，如果缺少足夠的檔案資源，便會(huì)影響檔案意義和檔案價(jià)值，為此無(wú)論時(shí)代怎樣轉(zhuǎn)換，管理方式怎樣改變，檔案管理依然需要把重點(diǎn)放到資源建設(shè)當(dāng)中，這也是始終不變的要求，當(dāng)下檔案管理初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字資源和紙質(zhì)資源并行現(xiàn)狀，而數(shù)字資源也呈現(xiàn)出一種持續(xù)擴(kuò)大的趨勢(shì)，數(shù)據(jù)時(shí)代中，相關(guān)數(shù)據(jù)資源代具有極高的價(jià)值，無(wú)論通過(guò)哪種渠道或路徑實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)技術(shù)，都離不開(kāi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源，一旦失去海量資源，即便引入大數(shù)據(jù)也沒(méi)有任何意義。

第二，基礎(chǔ)目標(biāo)是利用，檔案資源通過(guò)實(shí)際應(yīng)用才能進(jìn)一步突出其本質(zhì)價(jià)值，檔案信息依舊，隨著時(shí)代的差異變化，對(duì)于資源的價(jià)值發(fā)揮和利用所產(chǎn)生的限制和約束也各不相同，大數(shù)據(jù)自身較高的關(guān)注度結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案信息應(yīng)用空間相繼擴(kuò)大。第三，技術(shù)是關(guān)鍵，檔案資源屬于大數(shù)據(jù)中的重要組成部分，擁有較高的應(yīng)用價(jià)值，而怎樣對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘和分析成為未來(lái)研究的重點(diǎn)。為此需要先對(duì)信息進(jìn)行合理轉(zhuǎn)化，將檔案從信息形式轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式，從而才可以通過(guò)各種大數(shù)據(jù)軟件進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別和分析，合理利用，從該角度分析，大數(shù)據(jù)時(shí)代中，發(fā)揮檔案價(jià)值最為重要的便是數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)處理還涉及到傳感網(wǎng)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等內(nèi)容，和個(gè)性化搜索、數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)挖掘等人工智能技術(shù)之間擁有密切聯(lián)系。從檔案信息處理角度分析，除了文本挖掘方面的語(yǔ)義分析、語(yǔ)義關(guān)聯(lián)之外，同時(shí)還需要智能代理以及協(xié)同過(guò)濾技術(shù)。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用

3.1 全面開(kāi)放

因?yàn)闄n案自身特殊性以及社會(huì)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理存在明顯的內(nèi)向性特征，而業(yè)內(nèi)人員通常針對(duì)檔案管理這一職業(yè)也是通過(guò)冷門(mén)以及默默無(wú)聞等詞匯來(lái)形容，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理這種封閉式的模式也將產(chǎn)生巨大改變。信息爆炸時(shí)代中，信息代表著資源，擁有大量的信息才能發(fā)揮出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)公眾對(duì)于信息共享以及信息公開(kāi)、透明化的愿望也更加強(qiáng)烈。我國(guó)政府在全球范圍內(nèi)也開(kāi)展了各種信息公開(kāi)活動(dòng)，提高了信息資源應(yīng)用和可獲得性。而檔案信息擁有巨大的開(kāi)發(fā)價(jià)值，是一種取之不盡的寶礦。針對(duì)這種新形勢(shì)，檔案管理需要積極面對(duì)挑戰(zhàn)和變化，通過(guò)開(kāi)放的行動(dòng)和觀念，激發(fā)出檔案價(jià)值。想要實(shí)現(xiàn)全面開(kāi)放的目標(biāo)，除了要開(kāi)檔案管理終端，利用上大下苦工，同時(shí)還需要在檔案管理整個(gè)流程以及管理觀念等方面入手進(jìn)行積極創(chuàng)新突破。徹底改變檔案管理內(nèi)向性格，提高檔案管理的公共性，從檔案管理的內(nèi)容入手，創(chuàng)建資源開(kāi)放體系，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，形成信息開(kāi)放平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理服務(wù)方式的全面優(yōu)化改良，形成一種富有魅力的、方便、親切的開(kāi)放檔案管理模式。

3.2 形成動(dòng)態(tài)連續(xù)體系

傳統(tǒng)檔案管理可以看作是一種靜態(tài)模式，其中存在突出的銜接不暢、分化和隔離問(wèn)題，將相關(guān)信息資源分化成各種信息孤島，無(wú)法對(duì)信息資源進(jìn)行充分整合，實(shí)現(xiàn)信息共享。不能對(duì)檔案資源進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、規(guī)模化應(yīng)用管理。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行重新優(yōu)化改革，為了方便提取信息，對(duì)信息進(jìn)行深入分析，應(yīng)該在檔案管理、應(yīng)用整個(gè)流程中形成連續(xù)動(dòng)態(tài)體系，其中需要注意三點(diǎn)內(nèi)容：第一，將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并充分整合;第二，合理利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)和信息技術(shù);第三，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，需要充分結(jié)合檔案管理現(xiàn)實(shí)流程進(jìn)行管理。

大數(shù)據(jù)特征要求檔案管理過(guò)程中需要實(shí)施大范圍的共享合作，為此應(yīng)該形成區(qū)域檔案資源平臺(tái)，進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而確保通過(guò)該平臺(tái)能夠共享所有的檔案資源，實(shí)現(xiàn)友好協(xié)作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)模化應(yīng)用管理。檔案資源處理過(guò)程，可以結(jié)合大數(shù)據(jù)特征，實(shí)施全面優(yōu)化改造，具體可以分成采集儲(chǔ)存、預(yù)處理、分析、組織、應(yīng)用反饋等五種內(nèi)容。想要促進(jìn)體系的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)形成統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結(jié)構(gòu)和種類、應(yīng)用方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)還需要針對(duì)不同處理流程、軟件標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用技術(shù)等形成明確細(xì)則和工作要求。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條件下，促進(jìn)處理流程、技術(shù)、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。

3.3 以客戶需求為中心

傳統(tǒng)檔案管理下，存在較為突出的輕管理、重資源問(wèn)題，在原有管理模式下，各種信息價(jià)值逐漸被冷藏起來(lái)，隨著檔案資源應(yīng)用次數(shù)的減少，檔案價(jià)值也相繼降低。檔案價(jià)值主要是通過(guò)應(yīng)用這一環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)的，為此需要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理，提高檔案應(yīng)用效率。大數(shù)據(jù)引入，能夠把傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和采集轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)深度挖掘分析，是幫助用戶尋找各種有用的信息，隨后結(jié)合用戶的興趣喜好為其推薦相關(guān)信息，想要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)個(gè)性化和針對(duì)性服務(wù)需求，不僅要全面關(guān)注用戶的信息資源需求，還需要全面采集用戶應(yīng)用檔案時(shí)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)分析用戶應(yīng)用檔案的足跡、搜索模式、儲(chǔ)存行為、瀏覽歷史以及足跡等信息數(shù)據(jù)，進(jìn)一步掌握用戶信息需求、行為意愿，隨后結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)用戶未來(lái)的信息利用趨勢(shì)，形成滿足客戶需求服務(wù)模式，主動(dòng)為其所需信息[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理工作本身便存在著一定的特殊性，為此需要相關(guān)員工能夠認(rèn)真對(duì)待自己的本職工作，為了能夠應(yīng)對(duì)未來(lái)不斷變化的檔案管理形式，積極提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，形成特色的檔案管理模式，提升整體檔案管理水平，提高檔案應(yīng)用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]曾小輝.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2019（07）：19-20.

[2]陳莉.大數(shù)據(jù)背景下高校基建檔案管理模式的創(chuàng)新分析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（09）：179.