推動檔案管理數字化的有效路徑分析

董洪康

摘 要：推動檔案管理數字化具有重要作用，能夠促進檔案信息資源共享，提高檔案資源利用效率，推動檔案管理水平提升。但目前檔案管理數字化存在不足，主要表現為檔案資源數字化處理不到位，資金投入不足，信息系統建設不到位，規章制度不健全，工作人員素質偏低。有必要對檔案資源進行數字化處理，增加資金投入，建立檔案管理數字化信息系統，健全管理規章制度，并提高工作人員素質。

關鍵詞：檔案管理;數字化;信息系統;規章制度

“互聯網+”時代，計算機和互聯網得到普及和應用，再加上先進掃描儀器設備的推廣，傳統檔案管理方式得到全新變革，檔案管理數字化趨勢愈加明顯，并逐步受到重視與關注。檔案管理數字化有利于提高管理效率，提升服務質量。但同時還需要在制度、資金、人員等方面采取完善措施，以促進檔案管理水平提升，為使用者提供個性化和優質服務，更為有效地滿足人們獲取和使用檔案資源需要。

1 推動檔案管理數字化的重要作用

檔案管理數字化不僅推動傳統檔案管理方式變革，同時對提高管理水平，提升服務質量也具有積極作用。

1）促進檔案信息資源共享。傳統紙質檔案借閱和歸還流程復雜，不利于促進檔案資源共享。而在數字化背景下，將檔案資源進行數字化處理，有利于促進檔案信息資源共享，可以不受時空束縛地進行檔案資源借閱，進而推動檔案資源共享，更好滿足使用者需要。

2）提高檔案資源利用效率。檔案管理中，采取有效方法，提高檔案資源利用效率，為使用者提供優質服務是必要的。以前采用人工方式開展檔案資源管理，借閱、查詢、使用和歸還流程復雜，影響檔案資源利用效率提升。而實現檔案數字化管理之后，通過建立檔案數字化管理平臺，設立檢索目錄，方便檔案資料查詢，有利于便捷地進行檔案資源借閱和歸還，進而促進檔案資源利用效率提升。

3）推動檔案管理水平提升。采用數字化管理方式之后，能實現對檔案資料的及時借閱和歸還，更好滿足使用者需要。同時還有利于對管理人員開展更好的管理培訓，讓管理人員嚴格遵守檔案管理流程，認真履行自身職責。數字化檔案還能及時、準確反映當前實際情況，為開展管理決策提供有效支持。此外，數字化檔案還便利資料查詢，簡化查閱流程，方便檔案資料使用。有利于促進檔案管理水平提升，為使用者提供優質服務。

2 推動檔案管理數字化面臨的挑戰

雖然檔案管理數字化具有重要作用，但目前管理工作依然存在不足。

1）檔案資源數字化處理不到位。部分工作人員思想觀念陳舊，主要采用傳統方式開展檔案管理，忽視利用掃描設備、計算機和互聯網對檔案資源進行數字化處理。不僅加大工作人員勞動強度，還影響檔案管理水平提升。

2）資金投入不足。推動檔案數字化管理，離不開相應的資金支持。工作人員招聘、檔案資源數字化處理、掃描儀器設備購買和租賃、計算機維護等，都離不開資金支持。但一些單位在檔案數字化管理方面的資金投入不足，不利于推動檔案管理數字化進程，也難以提高檔案資源利用效率。

3）信息系統建設不到位。檔案數字化管理離不開信息系統建設。然而，部分單位在信息系統建設方面的人力和物力投入不足，未能結合本單位實際建立有效的檔案管理信息化系統。再加上忽視系統更新和升級，不注重加強系統管理，對檔案數字化管理產生不利影響。

4）規章制度不健全。檔案數字化管理離不開規章制度的約束和規范，只有這樣，才能更好約束和規范檔案管理各項活動。但一些單位沒有結合本單位實際制定完善的檔案管理制度，甚至照搬其他單位的制度，不能很好適應本單位實際。此外，也沒有結合新形勢和新需要完善檔案管理制度，難以推動檔案數字化管理的規范化和制度化。

5）工作人員素質偏低。現有工作人員數量不足，年齡較大，思想觀念陳舊，仍然沿用傳統管理方式，忽視發揮計算機、互聯網、掃描儀等先進設備的作用。再加上忽視優秀人員引進，不注重管理培訓，制約工作人員素質提升，部分工作人員甚至不能很好適應檔案數字化管理需要。

3 推動檔案管理數字化的有效路徑

為彌補檔案管理數字化的不足，提高檔案管理水平，提高服務質量，有必要采取以下完善措施。

1）對檔案資源進行數字化處理。為實現檔案數字化管理，應該掌握掃描儀、計算機應用技能，組織工作人員對檔案資源進行數字化處理。要建立相應的檢索目錄，對檔案資源進行分類，應用計算機順利完成檔案登記和分類工作，并根據管理需要在局域網內進行資源傳遞。進而推動檔案資源共享，有效滿足使用者需要。

2）增加檔案管理數字化資金投入。增加資金投入，合理安排資金支出，為檔案數字化管理提供支撐。要加強資金使用管理，使其落到實處，有效滿足檔案數字化管理需要。在先進掃描儀器設備、計算機采購，工作人員工資，獎懲激勵機制等方面，都要合理安排資金支出。從而滿足檔案數字化管理需要，促進管理水平提升。

3）建立檔案管理數字化信息系統。檔案數字化管理涉及整體設計、軟件開發、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型、管理查詢等多項內容。因此，應結合管理需要建立數字化信息系統，完善系統設計，滿足檔案資料錄入、檢索等需要。做好檔案數據資料備份工作，用高速掃描儀進行掃描，利用光盤、磁盤等進行雙備份，避免檔案資料丟失。要建立信息技術支撐系統，提升系統綜合性能，合理運用擴展模塊，擴充系統容量，豐富資源儲備。加強系統安全管理，利用防火墻技術、密鑰技術等，確保管理系統安全。

4）健全檔案管理數字化規章制度。根據管理需要制定健全的管理規章制度，有效約束檔案數字化管理活動。建立并落實責任制，明確管理人員具體職責，確保他們嚴格遵守管理的各項規定，出色完成自己的工作任務。要明確管理目標和流程，把握檔案管理工作要點，推動檔案管理制度化和規范化。并注重制度的更新與完善，認真組織管理人員加強學習，為提升檔案管理水平奠定基礎。

5）提高檔案管理數字化工作人員素質。注重引進專業的檔案管理人員，吸收理論知識扎實，責任心強，具有奉獻精神，熟練掌握計算機、掃描儀操作技能的工作人員，充實檔案管理隊伍。加強管理人員培訓，提高他們的計算機操作技能，能熟練進行檔案數字化管理。管理人員也要加強自身學習，豐富專業知識儲備，提高管理綜合技能，增強安全防范意識和保密意識，確保檔案資料的安全，提高服務質量。

4 結束語

計算機和互聯網的普及和應用，再加上現代科學技術推廣，推動檔案管理數字化。在這樣的背景下，應該順應時代發展趨勢，利用先進設備對檔案資源進行數字化處理，并健全管理規章制度，嚴格遵循檔案管理工作流程，提高工作人員素質。從而促進檔案管理水平提升，為人們提供高效和優質服務。

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