婚姻登記檔案的數(shù)字化管理探析

徐永珍

摘 要：婚姻檔案是維系一個(gè)家庭的重要依據(jù)，是整個(gè)家庭在工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活中不可或缺的憑證，隨著社會的發(fā)展，人們對于婚姻檔案的利用率不斷上升。將數(shù)字化管理模式引入到婚姻登記檔案中，不僅可以滿足當(dāng)下人們對婚姻登記檔案的需求，也可以將檔案管理人員從繁多量大的檔案管理中解放出來。本文就以婚姻登記檔案數(shù)字化的必要性，和存在的一些問題，以及現(xiàn)階段應(yīng)對措施進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;婚姻檔案

婚姻登記檔案是指夫妻雙方在婚姻登記機(jī)關(guān)辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。它在處理家庭財(cái)產(chǎn)分割糾紛、房產(chǎn)過戶、銀行貸款、子女撫養(yǎng)權(quán)益問題等諸多事務(wù)中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用，同時(shí)也是個(gè)人婚姻歷史的真實(shí)憑證，更是國家檔案的重要組成部分。但是隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，特別是近年來婚姻登記檔案使用頻率不斷加快，在檔案管理工作中如何利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化管理，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，對當(dāng)前管理工作提出新要求。

1 婚姻檔案數(shù)字化的重要性和必要性

1.1 婚姻檔案數(shù)字化的重要性及優(yōu)點(diǎn)

1.1.1 婚姻檔案管理的重要性

婚姻檔案作為一種重要的民生檔案信息資源，具有記載時(shí)間跨度大、查閱頻率高、信息豐富、數(shù)量多等特點(diǎn)。數(shù)量龐大的資源信息，讓檔案整理工作異常繁瑣，而且重復(fù)勞動多、勞動強(qiáng)度大。如果在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)將其數(shù)字化，則可以讓檔案整理各項(xiàng)工作，起到事半功倍的效果，這樣一方面將工作人員從繁瑣的工作中解放出來，另一方面也可以降低他們在工作中的失誤，還將數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮出來，讓工作效率上升一個(gè)臺階。

與此同時(shí)，因?yàn)楫?dāng)下婚姻文書檔案都是紙質(zhì)檔案卷宗，想要進(jìn)行長時(shí)間保存，運(yùn)用以往材料和現(xiàn)在的材料，存在很大局限，如果將這些檔案卷宗用數(shù)字化進(jìn)行管理，例如用掃描儀或相機(jī)將這些文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，把其保存到網(wǎng)絡(luò)硬盤或者云端資料庫中，便可以讓其保存時(shí)間得以延長，這樣的好處就是，不僅防止因?yàn)槎啻蔚牟樵兓蚍喸斐善茡p，而且還可以防止一些天災(zāi)人禍毀滅性的破壞，因此將婚姻檔案數(shù)字化，可以對其起到很好的保護(hù)作用。

此外，將檔案數(shù)字化還有一個(gè)好處，那就是可以推進(jìn)信息社會中檔案的利用方式。將檔案數(shù)字化，讓以前的一部卷宗變成多部，打破以前“孤本”的藩籬，可以讓需要它的人能夠在共享中看到他所需要的信息。從便利上講，查詢者可以不用親自到檔案館查詢信息，只需要通過數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢?？偠灾S著科技的進(jìn)步，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢將會越來越明顯，因此要對其數(shù)字化有一個(gè)清楚的認(rèn)識，為數(shù)字化檔案管理添磚加瓦。

1.1.2 婚姻檔案登記數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

婚姻檔案登記數(shù)字化較之于傳統(tǒng)的檔案管理有著以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：其一、降低工作成本，以往采用粗放型模式即以增加辦公費(fèi)用和工作人員來解決檔案管理中的各項(xiàng)難題，使得檔案管理成本居高不下。而數(shù)字化的檔案管理模式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，這樣不僅降低了管理成本、節(jié)省了占地空間，而且資料的查閱也變得方便快捷，有效避免了浪費(fèi)。其二、提高辦公效率，數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)查詢，能快速高效利用。例如：某部門在進(jìn)行一名外地人員身份核查時(shí)，需要對該員的婚姻狀況進(jìn)行核實(shí)，并可通過局域網(wǎng)查閱已經(jīng)數(shù)字化的婚姻檔案信息，對該員的婚姻狀況進(jìn)行全面了解，做到省時(shí)省事，提高辦事效率。檔案庫也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息控制中心。其三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，減少了反復(fù)使用對檔案的磨損，尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為[1]。

1.2 婚姻檔案數(shù)字化的必要性

1.2.1 婚姻檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

婚姻檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，其主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：其一、由于社會信息化的不斷發(fā)展，檔案信息的社會需求量日月增加，只有進(jìn)行檔案數(shù)字化才能跟上時(shí)代的步伐。其二、紙質(zhì)檔案在保存上，容易受到外界很多因素的破壞，使得保存很困難，運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化雙重管理，提高了檔案的安全性。其三、對于檔案資料的查閱利用，傳統(tǒng)的檔案查閱利用十分繁雜，且有一定的局限，而運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檢索，十分的方便、快捷。

1.2.2 婚姻檔案數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的迫切要求

檔案管理發(fā)展歷程受到諸多因素的影響，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展在檔案管理中應(yīng)用滯后。人們在對信息產(chǎn)生需求的時(shí)候，無法為人們提供及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)，這就使得我國在檔案管理效率和服務(wù)上遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他國家。而現(xiàn)在我國社會化經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到飛躍發(fā)展后，如果不對婚姻檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不將先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，那么婚姻檔案就不能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，無法跟上時(shí)代的步伐。

1.2.3 婚姻檔案數(shù)字化是婚姻檔案廣泛利用的需要

在當(dāng)前，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，人們對婚姻檔案信息的利用需求越來越高，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，不僅效率低下，而且利用起來有很大局限性。如各類婚姻證明的需求、遺失證件查詢信息、婚姻維權(quán)意識不斷加強(qiáng)以及婚姻狀態(tài)認(rèn)證體系不斷完善等，這些需求都使得婚姻檔案數(shù)字化成為當(dāng)下的一種需要。

2 婚姻檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案資料保存不當(dāng)，導(dǎo)致婚姻檔案不全或流失

其在保存上有三個(gè)方面問題：其一，之前婚姻檔案是由各個(gè)鄉(xiāng)政府或者社區(qū)街道負(fù)責(zé)，其管理登記人員流動性大，且管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，造成婚姻檔案混亂無序，沒有對檔案合理保存，當(dāng)人員變動，進(jìn)行檔案移交時(shí)，由于移交不規(guī)范，使得某些婚姻檔案在交接過程中遺失。其二，對于年代久遠(yuǎn)的婚姻檔案，由于保存條件限制，使很多檔案存在破損、風(fēng)化等現(xiàn)象。其三，由于檔案館庫房有限，而各類檔案眾多，使得婚姻檔案與其他檔案資料混存，致使檔案查找困難[2]。

2.2 檔案資料保存形式單一，存在一定的安全隱患

婚姻檔案資料保存的唯一載體為紙張，而紙張從材料上看是沒有保障的，紙是木漿制作而成，容易被氧化，無法保存長久，而且很多資料都是復(fù)印的，字跡會逐漸模糊，影響到其中內(nèi)容的提取。其次、檔案庫房對于溫度和濕度有一定的要求，若溫度過高則會使得紙張變得異常脆弱，長期的翻閱容易造成損害，而一旦損害則無法還原。若溫度過低，會使紙張發(fā)霉變質(zhì)，容易受到蟲蛀。

2.3 數(shù)字化檔案覆蓋不全，部門之間沒有形成資源共享

盡管現(xiàn)在很多地方檔案管理都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但是某些部門仍然存在采用以前陳舊的管理模式，同是婚姻檔案管理，檔案部門與婚姻登記部門各自開發(fā)自己的信息化管理軟件，使得部門與部門之間沒有銜接在一起，使得資源信息無法共享，給信息獲取者帶來諸多不便。

2.4 紙質(zhì)檔案不能適應(yīng)當(dāng)今社會的利用需求

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，人們對婚姻檔案使用率越來越高，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，需要信息獲取者親自到檔案館查詢，而且要人力到眾多檔案中查閱，非常的繁瑣，工作量非常大，既影響辦事效率又增加辦事成本。

3 如何做好婚姻檔案數(shù)字化管理

3.1 增強(qiáng)工作人員的數(shù)字化管理意識

婚姻登記檔案的管理非常重要，它不僅屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，還是婚姻登記中極為關(guān)鍵的組成部分，而且在當(dāng)下人民生活水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足新時(shí)代下人們的需求。所以應(yīng)該加強(qiáng)婚姻檔案管理，重視培養(yǎng)工作人員數(shù)字化管理意識，讓管理人員充分認(rèn)識到數(shù)字化的重要性和必要性。

3.2 提高數(shù)字化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在當(dāng)前，檔案管理新知識、新技術(shù)的運(yùn)用，對管理人員的技能素養(yǎng)提出了新的要求：既要有檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，也要掌握檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要根據(jù)實(shí)際工作情況學(xué)習(xí)新知識、新技能。其次是針對檔案數(shù)字化管理人員開展不定期培訓(xùn)，讓工作人員的業(yè)務(wù)知識水平和業(yè)務(wù)執(zhí)行能力能夠符合新環(huán)境、新需要。

3.3 完善婚姻檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

為將婚姻檔案紙質(zhì)管理模式變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息管理，使紙質(zhì)文檔中記錄的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)上傳到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，并且有一個(gè)快速、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。這就需要一個(gè)完善健全檔案管理系統(tǒng)，要有一套成型的設(shè)備，在硬件上應(yīng)該包含有計(jì)算機(jī)、掃描儀、高拍儀、照相機(jī)，在軟件上應(yīng)該有完善檔案檢索系統(tǒng)以及擁有一個(gè)龐大的、檢索速度快、兼容性高的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)為了滿足婚姻登記檔案管理的實(shí)際要求，還應(yīng)設(shè)計(jì)出具有模糊搜索功能的檢索系統(tǒng)。

3.4 保證婚姻檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量

在技術(shù)上邀請專業(yè)人員對工作人員進(jìn)行技能技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握數(shù)字化檔案操作的流程、設(shè)備儀器的操作方法以及圖片分辨率如何選擇的方法等。在規(guī)范上組織操作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件管理規(guī)范》等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化文件，使其熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)要求，在工作中減少盲目性，降低出錯的可能性。在設(shè)備上要配備多種型號的掃描儀。在檔案數(shù)字化加工處理過程中，不管是自己組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)做還是外包給有資質(zhì)的公司做都要注重每一個(gè)環(huán)節(jié)，注意質(zhì)檢和核對。

3.5 實(shí)現(xiàn)婚姻檔案信息覆蓋區(qū)域全國化

實(shí)現(xiàn)婚姻檔案信息管理的有效統(tǒng)一，其必要條件是將婚姻登記檔案數(shù)字化，將各個(gè)區(qū)域進(jìn)行有效覆蓋，建成全國統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快捷性，讓人們能夠在不同區(qū)域查詢信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。而且婚姻檔案信息覆蓋的全國化也是當(dāng)下其發(fā)展的必然趨勢，因此管理人員應(yīng)該積極探究如何在全國范圍內(nèi)做好婚姻檔案管理工作。

3.6 加強(qiáng)婚姻檔案數(shù)字化管理的安全防范

在對數(shù)據(jù)化的婚姻登記檔案上，工作人員時(shí)刻警惕外界的不良因素，隨時(shí)掌控該系統(tǒng)的實(shí)時(shí)狀態(tài)，防范那些外界因素對婚姻檔案信息造成破壞。在電腦病毒上，每天不定時(shí)的進(jìn)行查殺，而且要運(yùn)用最新的查、殺病毒的軟件。在婚姻登記檔案數(shù)字化管理中建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的管理制度，建立一個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)的流程管理規(guī)范，在婚姻登記檔案生成、歸檔、數(shù)字化等過程中都要有跟蹤記錄，要建立檔案數(shù)字化管理人員管理制度、歸檔存儲備份制度、保密制度、提供利用制度等，以保證婚姻登記檔案數(shù)字化成果在長期保管和利用中的憑證價(jià)值和法律效力[3]。

4 結(jié)語

總而言之，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有運(yùn)用，在婚姻登記檔案管理過程中，將數(shù)字化的管理模式融入其中，一方面可以將管理人員從大量紙質(zhì)文檔中解放出來，另一方面也可以提升管理工作效率，還可以保證現(xiàn)階段單位的服務(wù)水平，當(dāng)然數(shù)字化的引入也會帶來一些新的挑戰(zhàn)，因此要合理、科學(xué)的進(jìn)行安排，確保數(shù)字化檔案管理能夠穩(wěn)而有序的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王井權(quán).婚姻檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要性[J].卷宗，2012（12）：56-56.

[2]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案，2008（1）：23-24.

[3]孫洪魯，劉虎.數(shù)字化加工檔案原件與信息安全的管理[J].中國檔案，2010（8）：51-53.