婚姻登記檔案的數字化管理探析

徐永珍

摘 要：婚姻檔案是維系一個家庭的重要依據，是整個家庭在工作、生產、學習、生活中不可或缺的憑證，隨著社會的發展，人們對于婚姻檔案的利用率不斷上升。將數字化管理模式引入到婚姻登記檔案中，不僅可以滿足當下人們對婚姻登記檔案的需求，也可以將檔案管理人員從繁多量大的檔案管理中解放出來。本文就以婚姻登記檔案數字化的必要性，和存在的一些問題，以及現階段應對措施進行簡要分析。

關鍵詞：檔案管理;數字化;婚姻檔案

婚姻登記檔案是指夫妻雙方在婚姻登記機關辦理結婚登記、離婚登記、補發婚姻登記證過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。它在處理家庭財產分割糾紛、房產過戶、銀行貸款、子女撫養權益問題等諸多事務中發揮著不可或缺的憑證作用，同時也是個人婚姻歷史的真實憑證，更是國家檔案的重要組成部分。但是隨著現代社會經濟水平的不斷發展，特別是近年來婚姻登記檔案使用頻率不斷加快，在檔案管理工作中如何利用現代的計算機進行數字化管理，適應時代發展的需求，對當前管理工作提出新要求。

1 婚姻檔案數字化的重要性和必要性

1.1 婚姻檔案數字化的重要性及優點

1.1.1 婚姻檔案管理的重要性

婚姻檔案作為一種重要的民生檔案信息資源，具有記載時間跨度大、查閱頻率高、信息豐富、數量多等特點。數量龐大的資源信息，讓檔案整理工作異常繁瑣，而且重復勞動多、勞動強度大。如果在檔案管理中運用現代計算機技術將其數字化，則可以讓檔案整理各項工作，起到事半功倍的效果，這樣一方面將工作人員從繁瑣的工作中解放出來，另一方面也可以降低他們在工作中的失誤，還將數字化檔案管理的優勢發揮出來，讓工作效率上升一個臺階。

與此同時，因為當下婚姻文書檔案都是紙質檔案卷宗，想要進行長時間保存，運用以往材料和現在的材料，存在很大局限，如果將這些檔案卷宗用數字化進行管理，例如用掃描儀或相機將這些文檔進行數字化處理，把其保存到網絡硬盤或者云端資料庫中，便可以讓其保存時間得以延長，這樣的好處就是，不僅防止因為多次的查詢或翻閱造成破損，而且還可以防止一些天災人禍毀滅性的破壞，因此將婚姻檔案數字化，可以對其起到很好的保護作用。

此外，將檔案數字化還有一個好處，那就是可以推進信息社會中檔案的利用方式。將檔案數字化，讓以前的一部卷宗變成多部，打破以前“孤本”的藩籬，可以讓需要它的人能夠在共享中看到他所需要的信息。從便利上講，查詢者可以不用親自到檔案館查詢信息，只需要通過數字化網絡進行查詢。總而言之，隨著科技的進步，檔案數字化的優勢將會越來越明顯，因此要對其數字化有一個清楚的認識，為數字化檔案管理添磚加瓦。

1.1.2 婚姻檔案登記數字化的優點

婚姻檔案登記數字化較之于傳統的檔案管理有著以下幾個優點：其一、降低工作成本，以往采用粗放型模式即以增加辦公費用和工作人員來解決檔案管理中的各項難題，使得檔案管理成本居高不下。而數字化的檔案管理模式將傳統的紙質檔案轉化為機讀檔案，這樣不僅降低了管理成本、節省了占地空間，而且資料的查閱也變得方便快捷，有效避免了浪費。其二、提高辦公效率，數字化管理能夠實現跨地區查詢，能快速高效利用。例如：某部門在進行一名外地人員身份核查時，需要對該員的婚姻狀況進行核實，并可通過局域網查閱已經數字化的婚姻檔案信息，對該員的婚姻狀況進行全面了解，做到省時省事，提高辦事效率。檔案庫也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息控制中心。其三、增強檔案原件保護，將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，減少了反復使用對檔案的磨損，尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為[1]。

1.2 婚姻檔案數字化的必要性

1.2.1 婚姻檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢

婚姻檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢，其主要表現為以下幾點：其一、由于社會信息化的不斷發展，檔案信息的社會需求量日月增加，只有進行檔案數字化才能跟上時代的步伐。其二、紙質檔案在保存上，容易受到外界很多因素的破壞，使得保存很困難，運用數字化進行管理，實現紙質檔案和數字化雙重管理，提高了檔案的安全性。其三、對于檔案資料的查閱利用，傳統的檔案查閱利用十分繁雜，且有一定的局限，而運用數字化進行檢索，十分的方便、快捷。

1.2.2 婚姻檔案數字化是信息時代發展的迫切要求

檔案管理發展歷程受到諸多因素的影響，現代計算機信息技術的發展在檔案管理中應用滯后。人們在對信息產生需求的時候，無法為人們提供及時、準確的服務，這就使得我國在檔案管理效率和服務上遠遠低于其他國家。而現在我國社會化經濟和科學技術快速發展，尤其是計算機信息技術得到飛躍發展后，如果不對婚姻檔案進行數字化處理，不將先進的數字化技術運用到檔案管理中，那么婚姻檔案就不能實現穩定發展，無法跟上時代的步伐。

1.2.3 婚姻檔案數字化是婚姻檔案廣泛利用的需要

在當前，隨著社會經濟水平的不斷發展，人們對婚姻檔案信息的利用需求越來越高，如果繼續采用傳統紙質管理模式，不僅效率低下，而且利用起來有很大局限性。如各類婚姻證明的需求、遺失證件查詢信息、婚姻維權意識不斷加強以及婚姻狀態認證體系不斷完善等，這些需求都使得婚姻檔案數字化成為當下的一種需要。

2 婚姻檔案管理工作的現狀

2.1 檔案資料保存不當，導致婚姻檔案不全或流失

其在保存上有三個方面問題：其一，之前婚姻檔案是由各個鄉政府或者社區街道負責，其管理登記人員流動性大，且管理人員的業務水平參差不齊，造成婚姻檔案混亂無序，沒有對檔案合理保存，當人員變動，進行檔案移交時，由于移交不規范，使得某些婚姻檔案在交接過程中遺失。其二，對于年代久遠的婚姻檔案，由于保存條件限制，使很多檔案存在破損、風化等現象。其三，由于檔案館庫房有限，而各類檔案眾多，使得婚姻檔案與其他檔案資料混存，致使檔案查找困難[2]。

2.2 檔案資料保存形式單一，存在一定的安全隱患

婚姻檔案資料保存的唯一載體為紙張，而紙張從材料上看是沒有保障的，紙是木漿制作而成，容易被氧化，無法保存長久，而且很多資料都是復印的，字跡會逐漸模糊，影響到其中內容的提取。其次、檔案庫房對于溫度和濕度有一定的要求，若溫度過高則會使得紙張變得異常脆弱，長期的翻閱容易造成損害，而一旦損害則無法還原。若溫度過低，會使紙張發霉變質，容易受到蟲蛀。

2.3 數字化檔案覆蓋不全，部門之間沒有形成資源共享

盡管現在很多地方檔案管理都實現了數字化，但是某些部門仍然存在采用以前陳舊的管理模式，同是婚姻檔案管理，檔案部門與婚姻登記部門各自開發自己的信息化管理軟件，使得部門與部門之間沒有銜接在一起，使得資源信息無法共享，給信息獲取者帶來諸多不便。

2.4 紙質檔案不能適應當今社會的利用需求

隨著我國經濟水平的不斷發展，人們對婚姻檔案使用率越來越高，而傳統紙質檔案，需要信息獲取者親自到檔案館查詢，而且要人力到眾多檔案中查閱，非常的繁瑣，工作量非常大，既影響辦事效率又增加辦事成本。

3 如何做好婚姻檔案數字化管理

3.1 增強工作人員的數字化管理意識

婚姻登記檔案的管理非常重要，它不僅屬于一項基礎工作，還是婚姻登記中極為關鍵的組成部分，而且在當下人民生活水平不斷提升，傳統的檔案管理已經不能滿足新時代下人們的需求。所以應該加強婚姻檔案管理，重視培養工作人員數字化管理意識，讓管理人員充分認識到數字化的重要性和必要性。

3.2 提高數字化管理人員的業務素質

在當前，檔案管理新知識、新技術的運用，對管理人員的技能素養提出了新的要求：既要有檔案管理專業知識素養，也要掌握檔案數字化所需的計算機技術，而且還要根據實際工作情況學習新知識、新技能。其次是針對檔案數字化管理人員開展不定期培訓，讓工作人員的業務知識水平和業務執行能力能夠符合新環境、新需要。

3.3 完善婚姻檔案數字化管理系統

為將婚姻檔案紙質管理模式變為計算機信息管理，使紙質文檔中記錄的數據能夠及時上傳到計算機數據庫中，并且有一個快速、精準的檔案服務。這就需要一個完善健全檔案管理系統，要有一套成型的設備，在硬件上應該包含有計算機、掃描儀、高拍儀、照相機，在軟件上應該有完善檔案檢索系統以及擁有一個龐大的、檢索速度快、兼容性高的數據庫，同時為了滿足婚姻登記檔案管理的實際要求，還應設計出具有模糊搜索功能的檢索系統。

3.4 保證婚姻檔案數字化加工的質量

在技術上邀請專業人員對工作人員進行技能技術培訓，讓工作人員掌握數字化檔案操作的流程、設備儀器的操作方法以及圖片分辨率如何選擇的方法等。在規范上組織操作人員認真學習《紙質檔案數字化技術規范》、《照片檔案管理規范》、《電子文件管理規范》等規范和標準化文件，使其熟練掌握標準要求，在工作中減少盲目性，降低出錯的可能性。在設備上要配備多種型號的掃描儀。在檔案數字化加工處理過程中，不管是自己組織專業團隊做還是外包給有資質的公司做都要注重每一個環節，注意質檢和核對。

3.5 實現婚姻檔案信息覆蓋區域全國化

實現婚姻檔案信息管理的有效統一，其必要條件是將婚姻登記檔案數字化，將各個區域進行有效覆蓋，建成全國統一的信息系統。通過網絡信息技術的快捷性，讓人們能夠在不同區域查詢信息，實現數據資源共享。而且婚姻檔案信息覆蓋的全國化也是當下其發展的必然趨勢，因此管理人員應該積極探究如何在全國范圍內做好婚姻檔案管理工作。

3.6 加強婚姻檔案數字化管理的安全防范

在對數據化的婚姻登記檔案上，工作人員時刻警惕外界的不良因素，隨時掌控該系統的實時狀態，防范那些外界因素對婚姻檔案信息造成破壞。在電腦病毒上，每天不定時的進行查殺，而且要運用最新的查、殺病毒的軟件。在婚姻登記檔案數字化管理中建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度，建立一個國家標準的流程管理規范，在婚姻登記檔案生成、歸檔、數字化等過程中都要有跟蹤記錄，要建立檔案數字化管理人員管理制度、歸檔存儲備份制度、保密制度、提供利用制度等，以保證婚姻登記檔案數字化成果在長期保管和利用中的憑證價值和法律效力[3]。

4 結語

總而言之，隨著社會經濟的不斷發展，數字化技術在各個領域都有運用，在婚姻登記檔案管理過程中，將數字化的管理模式融入其中，一方面可以將管理人員從大量紙質文檔中解放出來，另一方面也可以提升管理工作效率，還可以保證現階段單位的服務水平，當然數字化的引入也會帶來一些新的挑戰，因此要合理、科學的進行安排，確保數字化檔案管理能夠穩而有序的發展。

參考文獻

[1]王井權.婚姻檔案實行計算機管理的必要性[J].卷宗，2012（12）：56-56.

[2]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案，2008（1）：23-24.

[3]孫洪魯，劉虎.數字化加工檔案原件與信息安全的管理[J].中國檔案，2010（8）：51-53.