淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

歐小貝

摘 要：隨著我國社會經濟的進步和人才市場的發展，人力資源管理工作越來越受到重視。而檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對人力資源管理水平影響很大。在檔案管理中，如何提升檔案歸檔整理效率，掌握科學的操作方法和技巧是檔案管理人員的職責和追求，本文就此問題進行分析闡述，期望能夠對檔案管理工作人員有所幫助。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;流程;方法

1 現階段檔案文件的管理特征

1.1 檔案載體的變更

隨著信息技術的不斷進步，檔案載體在不斷地改變，主要表現為傳統紙質檔案的電子化。隨著這種變化而改變的就是檔案管理方式的改變，依賴于信息技術的檔案管理工作，因檔案來源、結構、屬性等的變化，在管理方式上必然有著極大的不同。在電子檔案管理需求下，構建適應原生電子文件整理的歸檔整理系統十分重要。

1.2 檔案文檔歸檔管理的原則

目前傳統檔案管理與歸檔較為簡單，多是以紙質檔案與其數字副本作為管理對象，在歸檔過程中只需按照流程操作歸檔即可，其中數字副本的管理也相對簡單，一般數字副本都會與紙質檔案掛接在同一目錄下，屬同質管理，操作時打開文件瀏覽直接利用。大多紙質檔案的數字副本應用環境簡明，功能要求不高。而涉及電子檔案歸檔整理的多為原生性電子文件，而對此則應遵循科學的歸檔流程和方法，一般需要經過檔案資料采集、檔案文件的分類、檔案資料的格式轉換、檔案資料整理歸檔判斷、檢索等幾個環節。

2 檔案資料的收集和歸檔流程策略

2.1 電子檔案的重要性鑒別

對于原生性電子檔案的歸檔整理，首先要進行檔案文件的價值鑒別。當檔案文件錄入OA系統，系統會根據預置文件材料的歸檔范圍和保管期限，對所輸入的文件資料進行自動鑒別，判斷該文件資料是否應該保存以及保存的期限。對于具備保存價值的文件，系統會按照相關要求采集電子文件的元數據，為電子文件的后續流轉形成和規范歸檔做好準備。對于不具備歸檔價值的檔案文件，系統則不需要獲取元數據，僅對文件進行處理即可。在對OA系統中預置文件歸檔范圍和保存期限設置時，應盡量詳細描述內容，避免出現“重要的、一般的”等模糊性詞語，避免因檔案價值鑒定不準而導致檔案歸檔不全。

2.2 檔案文件預歸檔

電子檔案資料的預歸檔是在檔案正式歸檔前，為避免檔案被修改或刪除而進行的邏輯歸檔操作，一般包括檔案分類、格式轉換和預歸檔3個環節。在具體的操作過程中，應注意以下問題，以保證檔案歸檔效率。

1）分類。在OA系統進行電子檔案的價值鑒定后，還需在系統中對電子檔案的分類進行人工確認和相關操作。而在此階段也許進行電子檔案的預置分類，一般按照國家檔案局相關規定，對歸檔范圍、保管期限和分類方法三個方面進行設置。

2）格式轉化。電子檔案的保存過程中內容是不可以更改的，所有，檔案資料的保存在預歸檔階段應進行格式的轉換，使其符合長期保存的條件。而格式的轉化最好在系統內自動完成，必要時可進行人工手動操作，但值得注意的是，無論是系統自動完成還是人工操作轉換，都必須保證在系統內部實現，避免“體外循環”。

3）預歸檔。電子檔案的預歸檔是指對已經鑒定和分類完成的應歸檔的檔案進行內容和元數據準確性的檢測，主要檢驗其齊全性和規范性，對于檢驗無誤的文件進行固化修改和刪除工作，并將電子文件流轉為“準”歸檔狀態。對于檢查不合格的電子文件，根據OA系統提示進行信息的補充或修改。在進行預歸檔操作中，可以將不同保存位置的文件集中處理，從而提高歸檔效率，降低管理難度。

2.3 檔案資料的系統整理歸檔

電子檔案的系統歸檔一般包括收集、分類、編號、補充著錄、封裝、檢測和歸檔幾個步驟。

1）收集。電子檔案的收集是對OA系統中預歸檔電子文件進行轉移，將其轉移至電子檔案管理系統中。檔案管理部門可根據系統實際建設情況，將預歸檔檔案拉進電子檔案管理系統中。系統間的接口可采用數據管道、中間庫或Web Service等方式完成。在電子文件收集過程中，電子文件的管理權限應由OA系統轉變為電子檔案管理系統。在檔案轉移前，）OA系統應進行檔案文件的電子簽名，轉以后檔案管理系統應對其驗證并記錄結果。

2）分類。在電子檔案管理系統接收檔案后，應對所接收檔案分類處理。一方面，人工檢查OA系統中的自動分類是否正確，另一方面，人工與系統自動相結合的方式檢查手工錄入的電子檔案和其他系統批量導入的電子檔案是否存在錯誤。

3）編號。該過程需要將系統收集、分類后的電子檔案按照預定的序列賦予檔號。

4）補充著錄。在電子檔案編號完成后，需對檔案在OA系統中不具備的屬于電子檔案管理系統范疇內的內容補充完整，如主題詞、分類號、管理權限等信息，同時對OA系統攜帶的元數據進行格式檢查，對不符合電子檔案管理系統的部分進行著錄完善。為保證工作規范性和減少人為操作誤差，大部分著錄部分可由系統自動完成，對于其中較難的復雜內容，需人工輔助完成。

5）封裝、檢測。電子檔案文件的封裝類似于紙質檔案的裝盒與排架，主要是對歸檔整理和著錄后的電子檔案進行固化處理。電子檔案的封裝并不是必須的流程，可根據單位自身需要，如需進行電子檔案的系統遷移則可實施封裝操作。封裝時，可將原文打包，使用雙層PDF利用卷封裝。電子檔案的檢測對于電子檔案的真實性、可靠性和完整性影響關鍵，對之前各個操作環節的安全和規范性具有保障作用。如在檢測中發現有問題的檔案，應對相應環節進行返修。

6）歸檔保存。在完成上述一系列的操作后，檔案所有內容和元數據均已整理完畢。此時，檔案整理人員應根據檔案管理人員的要求進行檔案的儲存和保管，并將電子檔案操作權限轉移至檔案管理人員，電子檔案將由管理人員進行日常監督和維護。至此，電子檔案的歸檔保存和移交工作已經順利完成，電子檔案的元數據應處于固化狀態成為標準化的電子檔案。

3 結語

綜上所述，檔案歸檔整理是檔案管理工作的基礎保障，我單位和檔案管理部門要認識到檔案整理對于檔案管理工作的重要影響，并不斷的改進和優化檔案整理方法，保證檔案歸檔整理過程的科學性和高質量、高效性，使其充分發揮檔案管理的價值，促進單位的健康運轉。

參考文獻

[1]齊琳.企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法[J].陜西檔案，2018，05：46-47.

[2]田士兵.電子文件歸檔與管理系統構建[J].中國檔案，2017，02：64-65.

[3]張曉.辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究[J].辦公室業務，2017，16：183.