電子檔案管理研究與分析

摘 要：該課題針對大數據時代下檔案管理模式進行研究，以此幫助企業對于電子檔案管理，可以良好的對檔案文化資源進行控制，同時充分發揮檔案的價值，精益求精對于操作過程，與此同時管理人員的工作能力需要不斷增強，達到促進電子檔案管理的目的。

關鍵詞：電子;檔案管理;大數據

當今世界是一個電子信息發達的時代，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1 電子檔案的特點

1）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。

2）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

3）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

4）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。

2 大數據背景下電子檔案管理問題分析

1）電子檔案管理軟件不一致。目前，電子檔案管理工作有了飛速的發展，各地區的部門幾乎都建立了較為完備的電子檔案管理架構。但是，這些部門機構中使用的電子檔案管理軟件系統和計算機型號并非是一致的，這種現象會使得電子政務體系以及辦公自動化體系不能夠得到很好地管理，實現正常的工作效率，當前的電子檔案信息不能夠跨區域、跨機構地實現實時地共享，這對于電子檔案管理的統籌規劃工作是非常不利的，影響了電子檔案管理工作的繼續發展進步。所以，在開展檔案管理相關工作的時候，需要對相關檔案信息資源的標識、管理等多個方面加以規范，要擁有一個比較統一的標準。

2）電子檔案管理保密性較弱。大數據背景下采用的電子檔案管理方式，將原有實質的紙質檔案逐漸轉化為了“無紙化”的數據信息，這些數據信息儲存在計算機中。雖說很多機關單位的網絡都進行加密而且裝載了防火墻和一些防病毒的軟件，并擁有比較先進的設備，然而因為在應用的過程中不重視對系統進行維護以及升級，導致相關高科技產品的投入資金出現了浪費的現象，從而導致出現安全隱患。

3）電子檔案管理標準比較低。雖說受到大數據的發展影響，擁有電子檔案管理等內部網站，不過到現在還缺少一套完善的工作標準。所以每個區域的檔案管理內部網站都有著一定的區別，不能使用同一標準對相關管理體系開展比較規范化的處理工作，這使得相關管理標準不符合要求，從而降低了檔案管理工作的積極性和效率，不能很好地發揮電子檔案的優勢。另外，一些高級的管理者會更加重視市場的拓展，從而忽視了內部的檔案管理工作，標準不合理，進而使得檔案管理水平進一步下降。

4）電子檔案管理人員素質不高。相比于傳統的檔案管理工作來說，要求每個工作人員熟練掌握計算機與互聯網的相關技術，且能獨立應對相關信息技術問題。由于檔案管理對年輕人缺乏吸引力，因此大部分檔案管理人員年齡比較大，他們的計算機技術水平比較低，工作素養有所缺失，且接受新事物的能力較弱，因此大部分的檔案管理人員并不能勝任目前的電子管理工作。

3 大數據背景下優化電子檔案管理的對策

1）加快檔案信息化建設步伐。電子化建設就是電子檔案管理工作正常運行的主要依據，需要提高對信息化的完善程度，電子檔案才能真正發揮出大數據優勢，達到檔案資源效率最大化。制作完善整理檔案信息資源的渠道方式、使用“云計算”及一些技術、可視化分析、語義分析這類的數據分析方式來對檔案資源信息進行合理的整理，希望能夠較好的使用大數據時代的優勢來推動檔案信息資源的整理。所以，有關部門應該合理有效利用好自身的特點，把握住較好的機會，最大程度的改變自身的不足，更好地面對社會各方面所帶來的挑戰，制作出適合大數據時代的資源整理方式，以達到為使用者提供更好地服務，發揮出檔案信息資源整體的優勢。

2）加強電子檔案管理安全系統。第一，要增強訪問安全性的提高。訪問控制對于檔案信息資源的分享和對信息資源的安全保障具有重要意義。經常使用的訪問控制方式一般是設置文字權限、身份認證、控制網絡設備權以及口令加密等一些方法。第二，應該要增強建設訪問的安全性。達到電子檔案信息資源在可控制的范圍內實現共享和保護檔案信息資源合理訪問的科學方法是訪問控制。如此一來不僅能夠做到保護用戶的隱私，還能夠較好的保護檔案平臺和檔案信息資源整合共享的訪問安全性是檔案館網絡的保護是主要內容，具有極其重要的意義。

3）提高電子檔案數據質量。在大數據的時代，大數據的分析方法是非常必要的。其中，可視化是最基礎、最不可缺少的方法，當你查詢檔案的時候，可視化的優點就會展現出來，比如它可以更直觀的展示數據，更加快速的獲取用戶需要的數據。我們可以采用下面幾種方法深入到大量的檔案數據內部，挖掘價值。比如，集群、分割、孤立點分析等算法。語義引擎能從多樣的“文檔”中智能提取信息。所以，大數據分析工具去分析、處理和挖掘數據中蘊含的價值對檔案館來說是非常必要的。

4）加大檔案管理人員培養力度。做好電子檔案管理工作并不容易，要求管理人員進行多元化的管理，從檔案管理的基本知識以及信息化技術、網絡技術、計算機技術等方面的新知識培訓，可以組織一些培訓和考核，特別是針對檔案管理人員，使得管理人員不僅可以有專業的管理技能，還可以熟悉使用數字化的檔案設備，從而塑造一些專業能力強大，綜合能力強的管理人才，可以促進大數據時代管理工作的順利進行。

4 結論

隨著計算機技術和信息技術在檔案管理工作中的普及，傳統檔案管理工作逐漸被摒棄，電子檔案逐漸得到了應用。因此，企業必須要完善檔案管理體系，提高電子檔案的真實性，并對檔案管理人員進行專業化培訓，使企業檔案管理工作能夠更好地適應信息時代的發展要求。

參考文獻

[1]章詩清.電子檔案管理的現狀分析[J].智庫時代.2019（25）

[2]龍莉文.淺析信息時代電子檔案管理問題[J].辦公室業務.2019（10）

[3]吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外.2018（08）

作者簡介

羊琦（1987-），女，漢族，云南建水，本科。