檔案管理信息化建設的問題及對策淺析

摘 要：隨著科學技術的快速發展，信息化建設正在逐漸成為建設發展的主要技術方向，對于我國的整體建設具有極為重要的意義。而在信息化建設發展的過程中，檔案管理工作正在快速的變革，傳統的檔案管理形式，正在不斷地被新型的信息化管理形式所取代，管理更加高效，檔案管理質量更高。但在信息化檔案管理建設的過程中，也出現了很多不同的問題，對于信息化檔案管理工作的發展造成了嚴重的影響。本文將針對檔案管理信息化建設的問題進行深入分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：檔案管理;信息化;對策

自改革開放以來，我國的科學技術飛速發展，信息化技術正在逐步與各行業的建設發展相融合，對我國的整體建設做出了重要的推動。檔案管理工作是一項非常重要的基礎工作，通過信息化建設，將檔案信息交由計算機系統進行管理，不僅極大的提升了檔案管理工作的效率，還降低了資源的消耗，為相關部門的管理工作帶來了極大的便利。

1 檔案管理信息化建設的相關概念

1）檔案管理。檔案管理，也叫檔案工作，是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務工作的總稱。檔案管理工作，是將相關單位的檔案信息進行記錄和管理，并保障檔案信息的完整性，以便于在使用時，能夠及時調取。檔案信息對于很多工作都是非常重要的。通常情況下，對于一些部門能調查、變動等需要進行重點的記錄，并且，為很多工作提供信息基礎，保障工作的順利推進。

2）信息化建設。信息化建設，是我國科學技術快速發展的形勢下，所進行的一項全面的工作。將傳統的工作體系，與信息技術進行融合，利用計算機網絡是工作變得更加高效、快捷。而且信息化建設不僅能夠，對原有的工作體系進行改變，還能夠將一些檔案數據進行整理，然后利用大數據分析，對發展形勢、發展方向等進行詳細的分析，讓建設發展能夠更加科學化的推進。

2 檔案管理信息化建設的現狀和存在的問題

1）系統化建設薄弱。在我國當前的檔案管理信息化建設中過程，由于建設發展的時間較短，相應的科學化研究分析，較為缺乏，因此，缺少系統化的建設管理。主要表現為：在檔案管理的信息化系統中，檔案管理系統建設缺少系統化的建設方向，系統建設隨心所欲，導致檔案管理系統整體混亂[1]。檔案管理工作缺少系統化的制度，由于大部分檔案的使用頻率較低，因此，檔案管理的重視程度較低，因此，檔案管理體系混亂，對于檔案的整理程度差，相關的資源利用率極低，使檔案的信息化建設工作，難以有效的開展。

2）信息資源的整合不足。目前，我國已經有很多機關部門，完成了檔案管理的信息化建設，但由于檔案管理的信息化建設時間較短，很多機關部門缺少詳細的管理規劃，導致在進行檔案管理工作時，相關信息資源的整合效果極差，而且，信息整合效率低，缺少簡單、高效的工作體系，對檔案管理的信息化建設造成了嚴重的影響。而在一些機關部門中，檔案管理工作要保障其高效性和便捷性等，信息資源整合不足，很可能會導致工作流程出現冗余，造成工作效率不增反降，同時，檔案的準確性也難以有效的保障。

3）檔案信息的安全難以保障。由于檔案管理的信息化建設時間較短，相應的匹配技術尚不成熟。很多檔案信息管理系統在完成建設后，雖然管理質量和工作效率有了極大的提升，但是由于關鍵技術不夠成熟，導致檔案信息的安全性難以保障。大部分機關單位中，沒有自己的成熟數據庫，都會選擇租賃數據庫的形式，而自身的通過系統對數據庫進行常規關聯[2]。部分機關部門中，會單獨整理一臺計算機，作為整體系統的主機數據庫，而為了保障系統的運行速度，以及數據的存取管理效率，不會單獨為計算機做安全防護處理。這些情況都為系統的安全帶來了極大的安全隱患，一旦出現安全問題，那么很可能會導致系統整體崩塌，系統內的數據難以保障。

4）檔案管理工作人員的整體素質較弱。檔案管理工作的整體改革，對于檔案工作人員的素質，提出了更高的要求，檔案管理信息化建設中，要求工作人員不僅要具有較強的，檔案管理能力，還要有較強的計算機技術水平。而在當前的機關部門中，檔案管理工作人員大部分都只具備一定程度的檔案管理能力，而不具備完善的計算機技術與檔案管理能力，甚至部分機關檔案員是兼職，這對檔案管理工作帶來了極大的制約，也為檔案管理的信息化建設，帶來了嚴重的影響。

3 檔案管理信息化建設的策略

1）完善檔案管理的系統化建設。檔案管理，是一項長期的、極為重要的工作。檔案管理的信息化建設，是檔案管理工作的重要發展方向，而且，檔案管理信息化建設是檔案管理工作的一項重要改革。為了保障檔案管理工作的信息化建設質量，對信息化檔案管理進行系統化建設，是十分必要的。首先，要針對機關部門的特性進行分析，在不同的相關部門中，檔案管理的重要性和管理形式都存在著一定的差別，結合分析結果，以及相關的檔案管理制度，建立一個完善的系統化的信息化檔案管理制度。在制度推行的過程中，一定要嚴格落實相應的管理制度，保障檔案管理系統的高效運行。與此同時，要對檔案管理系統的工作人員，進行定期的評估，對評估結果較差的進行適當的處罰，并要求其完成相應的學習，為檔案管理的信息化建設，做出重要的保障。

2）數字化技術推動信息資源整合。為了保障檔案管理工作的長期穩定，信息化檔案管理工作，應盡可能的保障檔案信息的資源整合能力。因此，在信息化檔案管理工作中，應注重引進先進的數字化技術，通過先進的數字化技術，來保障系統中不同終端，對檔案管理系統的資源整合效率，完善檔案信息的資源質量，逐步的構建完善的檔案資源管理體系和專業化的整理體系，提升檔案管理的工作效率[3]。

3）提升檔案數據的安全意識和技術。在檔案信息的管理系統中，檔案信息的安全性，已經成為了檔案管理系統的重要難題。為了保障檔案信息的安全，降低安全風險，應全面提升檔案管理的安全規制。首先，做好檔案管理的數據庫安全防護，建設自身專用的數據庫，并為數據庫安裝先進的防火墻，保障數據庫的安全。對檔案管理的權限進行分層級管理，重點區分管理員權限、領導權限、和普通權限，并對檔案管理系統的工作日志，進行定期的檢查，對檔案管理系統進行定期的維護，保障檔案管理系統的穩定運行。

4）加強檔案管理工作人員的專業素質建設。檔案管理工作，對于一個政府機關來說，是一項非常重要的工作，而信息化檔案管理工作，是檔案建設管理的重要方向，為了保障信息化檔案管理工作的順利發展，必須加強相關工作人員的，專業素質建設，全面提升工作人員的專業技術水平，讓工作人員能夠更好的適應系統的建設發展。應盡量培養高素質的檔案管理信息化技術人員，要求工作人員在使用檔案管理系統的同時，能夠對檔案管理系統的一些常見問題，進行快速處理等。全面提升檔案管理工作人員的，信息化技術水平，保障檔案管理信息化建設的穩定推進。

4 結論

綜上所述，檔案管理信息化建設，是檔案管理工作邁出的重要一步，為了保障信息化檔案管理工作的穩定發展，必須對檔案管理工作進行全面的優化，包括系統的穩定、安全，以及工作人員的專業水平等，為信息化檔案管理建設作出重要的保障。

參考文獻

[1]趙燕平.檔案管理信息化建設的現狀問題及對策[J].信息系統工程，2019，12（04）：143.

[2]鄭海榮.檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].青海教育，2019，4（01）：53.

[3]劉波.檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].辦公室業務，2018，4（19）：58.

作者簡介

許妍（1980-），女，江蘇省無錫市，助理館員，大學，研究方向：檔案工作。