人事檔案管理對提升單位經濟效率的重要性研究

摘 要：新時期，為了使人事工作能順利開展，人事檔案管理工作必須要做好，后者決定了前者的工作效率。到目前為止，人事管檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問題。比如，檔案管理的方式落后、內容失真、管理制度不健全等。基于此，本文著重圍繞著人事檔案管理對提升單位經濟效率的重要性這一現實內容進行了認真的思考。

關鍵詞：人事檔案;經濟效率;重要性

在經濟迅速發展的大環境下，追求經濟效率的提高、實現經濟效率的最大化是事業單位關注的焦點問題。作為后勤保障的檔案管理工作，也逐漸引起人們的重視和關注。人事檔案是事業單位和企業在管理過程中記錄本單位員工的個人經歷、優良表現、思想政治表現等個人信息的文件。人事檔案是以個人為單位將經歷與表現結合起來，并作為用人單位考察的材料，這也是人才交流的重要信息來源。根據人事檔案管理中容易出現的問題，做出相應的解決方案，對提升事業單位的管理水平，提高其經濟效率具有重要的現實意義。因此，不斷促進新時代檔案管理工作的進一步優化，是事業單位發展中必須要思考的課題。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

在經濟快速發展的節奏下，市場貿易競爭越來越激烈，人事檔案作為事業單位中不可或缺的一部分，是單位的隱形資產，也是競爭中的重要板塊。因此，事業單位在追求更高的經濟效率的同時，也對人事檔案管理提出了更高的要求。在知識經濟時代，檔案管理不僅局限于對本單位人員的基本信息進行保存和記錄，而且還要建立起完善的人事檔案管理制度，這樣才能使檔案中的人事資源信息得到最大程度的共享，使人事檔案成為促進經濟增長和發展的重要推動力。人事檔案是管理層準確評判人才、了解其完成工作的效果、對他們的綜合實力做出客觀而公正評價的重要材料。通過人事檔案中所記錄的信息，能將人才盡可能地放在適合他們的位置上，實現人才考核和人才分配的既定目標，確保他們能發揮出最大的作用，使本單位收獲最大的經濟效益。當今社會的信息流通速度越來越快，人事信息流動的速度也在不斷提升，這可以促使事業單位尋找到適合本單位發展的大量優質人才。對于員工本身而言，人事檔案管理反映了他們的工作效率、才能以及品德方面的表現，涵蓋了他們以往的經歷、在工作中的表現情況等，是人才評定中的重要參考材料，可以向用人單位提供其工作能力的證明，同時也是企業選擇人才的重要依據。除此之外，也可以讓員工及時地找到適合自己的工作，為他們找到工作提供了更多的機會。

2 企業人事檔案管理中存在的一些問題

2.1 缺乏對人事檔案管理工作的重視

一些事業單位的領導不重視人事檔案管理，對人事檔案管理工作缺乏足夠的認識，在日常工作中沒有提供足夠的保障和支持，使得檔案管理工作無法引進專業的管理人才。工作人員也僅是片面地將人事檔案認為是員工的資料，忽視了其對企業發展的重要作用，對檔案的管理及保存并沒有形成正確的認識，更沒有科學地對其進行分類和整理，從而影響了檔案的后續使用。

2.2 檔案管理設施老舊缺乏先進設備

由于相關管理人員并沒有充分重視檔案管理工作，進而造成人事檔案的管理方法較為傳統、管理方式比較落后，沒有在實際工作中應用現代技術和新的觀念，而是仍然沿用紙質檔案進行記錄。隨著市場經濟的深入發展，紙質檔案的保存問題和交流問題逐漸凸顯出來。紙質檔案較容易被破壞，而且紙質檔案不易實現人事檔案的交流和共享，需要根據現實的需要來更換電子文檔，并對檔案信息進行保存。而有些單位雖然進行了電子化管理，但其并未將檔案數據在網絡上進行備份和共享，導致人事檔案信息無法實現合理流動，造成信息缺失和利用的低效等惡劣影響。

2.3 管理工作人員的專業素質不高

由于企業管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，導致擔任檔案管理工作的人員一般是轉崗人員，這些人員并沒有經過專業的管理知識培訓，這使得他們對檔案收集的意識比較淡薄，影響檔案管理資料的收集工作，也有可能造成檔案資料的流失。在缺乏相應的人事檔案管理制度，以及沒有詳細且可行的規范和制度進行制約的情況下，使得工作人員的工作質量難以得到有效的保證。

3 對于檔案管理工作的相關建議

3.1 提升管理人員對人事檔案工作的認知和重視程度

做好宣傳教育工作，不僅是領導，而且是企業或事業單位全體員工都應該重視的工作內容。基于此，應該從人們的思想入手，讓他們全面意識到檔案管理工作對于企業單位的發展有多么的重要，調動起他們的工作主動性。引進專業管理人事檔案的人才，配備達到標準的相關設備系統，比如：檔案掃描系統、電子數據庫系統、網絡共享系統等。在現在科技快速發展的環境下，企業人事檔案管理應該適應潮流，及時更新，要積極地應用現代科技和新的觀念進行工作，采用電子文檔形式管理檔案，并將檔案進行網絡備份和共享應用，實現全面發展，促進檔案的信息流動和共享，重視檔案信息的及時收集和整理。領導應該關心檔案工作員工是否具有專業性，對基層員工給予有效的指導，加強日常的監督，提升人事檔案管理的水平，引入專業的管理人才，進一步強化隊伍建設，加強教育培訓。并且，要配備專項人員，定期安排管理人員進行與檔案管理相關的學習，充分掌握檔案管理的技術，為企業發展提供優質的檔案信息服務。

3.2 對檔案管理工作制度進行相應的完善

一套完整的、可行的制度是檔案管理工作運行的保障。所以，企業應該從科學的角度入手，結合企業的實際情況發現問題，并積極進行調整，提高制度的可操作性，為檔案管理的后續工作提供可靠的指導，進而打造一套完整的、詳細的、可實行的分配方案，推動人事檔案標準化。此外，也要對人事檔案信息工作的每個環節都進行嚴格的監督，建立標準的監督系統，保證人事檔案內容的客觀公正，嚴格保證檔案的真實性和詳盡性。

4 結束語

隨著經濟的快速發展，事業單位對于人事檔案管理工作的重視程度越來越高，這在一定程度上意味著檔案管理工作需要進行相應的改革。所以，針對傳統檔案管理工作缺乏完善的制度體系、內容容易失真、虛假檔案等問題，要對檔案管理工作的現實情況進行改革，完善檔案管理制度，堅持檔案管理工作與實際情況相結合。同時，要建立起標準化的管理體系，提升管理工作的水平，做好宣傳教育工作，以調動單位內全體工作人員參與到檔案人事管理工作中。并從思想觀念、人才引進、制度管理等多個角度來提升檔案管理工作的科學性，切實提高人事檔案工作的效率，促進檔案資源的共享和利用，發揮人事檔案資源的價值，做到全方面發展，不斷提升企業的經濟效率。

參考文獻

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作者簡介

柳欣（1989-），男，山西省臨縣人，研究生，畢業于山西省委黨校，中級館員，研究方向：檔案。