事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑研究

黃艷

摘 要：事業(yè)單位在常規(guī)工作當(dāng)中一定要注重并強(qiáng)化檔案的管理工作，只有這樣才能為相關(guān)方面提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息資源服務(wù)。然而從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，以往的檔案管理早已不能緊跟時(shí)代的腳步，也無法符合新時(shí)代的管理要求。所以，事業(yè)單位的檔案管理工作一定要加快檔案數(shù)字化建設(shè)的腳步，只有這樣才能妥善彌補(bǔ)檔案管理期間存在的各種弊端，并不斷加以發(fā)展完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案;數(shù)字化;問題;路徑

檔案在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中不但可以起到推波助瀾的作用，而且還可以為事業(yè)單位在管理上面碰到的難題指引方向。由此可見，做好檔案的科學(xué)化管理對加快事業(yè)單位發(fā)展的腳步有著積極的意義。然而從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，大部分單位在檔案管理科學(xué)性方面仍然存在某些問題，而此時(shí)通過數(shù)字化建設(shè)就可以妥善處理類似問題。對此，本文針對這些問題進(jìn)行探討，并從中找到事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑，僅供參考。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

能夠大大提升工作人員的工作水平。站在客觀的立場來講，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)具備主要的工作流程，倘若在檔案處理階段由于效率與時(shí)間等問題暫緩處理，那么一定會致使工作進(jìn)行程度有問題，繼而對其工作水平產(chǎn)生較大的影響。不管針對錄入以及歸檔環(huán)節(jié)來說，還是就整理、復(fù)核等環(huán)節(jié)而言，數(shù)字化檔案管理的滲透均會在無形當(dāng)中縮短工作時(shí)間，繼而促進(jìn)工作人員工作水平的全面提升。諸多的信息、檔案均是由相關(guān)服務(wù)器進(jìn)行科學(xué)處理的，這樣會省去大量的人力資源以及物力資源，繼而起到節(jié)約資金的作用。第二，可以為事業(yè)單位謀取豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。以往單位檔案的管理需要依賴以下幾個(gè)方面的支持：一是空間支持;二是人力支持;三是時(shí)間支持;四是財(cái)力支持。針對數(shù)字化管理來說，其主要通過計(jì)算機(jī)以及服務(wù)器的快速工作大大節(jié)約了空間、人力以及物力等相關(guān)方面的資源，資源的節(jié)約會在無形當(dāng)中為事業(yè)單位謀取可觀的效益，而數(shù)字化的檔案管理完全可以實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)利潤的效果。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 紙質(zhì)檔案調(diào)閱效率不高

通常情況下，大部分紙質(zhì)檔案均是采取檔案柜的方式進(jìn)行存儲的，顯然在整個(gè)存儲期間，因?yàn)闄n案柜倘若發(fā)生目錄不完整的現(xiàn)象，那么在實(shí)際調(diào)閱期間只能依賴于相關(guān)管理者的預(yù)估，而相關(guān)管理者又存在較大的流動性，所以如果出現(xiàn)了新的檔案管理者，那么會由于對檔案存放狀況的不了解，在調(diào)閱檔案期間不知道從哪里著手，所以很容易花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去尋找一份檔案。不僅如此，紙質(zhì)檔案在具體調(diào)閱期間具有一定的繁瑣性，顯然這樣就會無形當(dāng)中影響到檔案的調(diào)閱水平，同時(shí)也會對事業(yè)單位的管理水平帶來不利影響。

2.2 紙質(zhì)檔案資料的零散問題比較突出

從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，事業(yè)單位的檔案由某些部分交由相關(guān)部門進(jìn)行管理，顯然在具體管理期間很容易發(fā)生各自為政的情況，繼而對檔案的利用率帶來不利影響。不僅如此，事業(yè)單位在具體發(fā)展期間，會慢慢衍生出各種各樣的檔案，而大部分單位并沒有形成切實(shí)可行的存儲期限界定以及銷毀制度，亦或是認(rèn)為所有檔案都有其自身的價(jià)值，不能隨意銷毀，這樣久而久之下去就會使得檔案愈來愈多，檔案存儲空間也愈來愈小，繼而影響到事業(yè)單位未來的檔案儲存。

2.3 紙質(zhì)檔案存在一定的安全隱患

第一，因?yàn)榧垙埓嬖谝兹肌⒁壮钡奶匦裕栽趯@些檔案進(jìn)行存儲期間，倘若碰到明火則極易增加燃燒情況出現(xiàn)的概率，顯然這樣會嚴(yán)重影響到檔案自身質(zhì)量，甚至還會對事業(yè)單位其他方面造成無法挽回的后果。第二，紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)發(fā)霉等情況，倘若干燥通風(fēng)設(shè)備不健全，那么在多雨天氣之下極易增加霉變情況出現(xiàn)的頻率，繼而對檔案的完整性帶來不利影響。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的路徑選擇

在對事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行深度剖析以后，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出了以下幾條路徑：一是對檔案數(shù)字化管理體系加以完善與優(yōu)化;二是建立辦公室工作銜接節(jié)點(diǎn);三是提高檔案數(shù)字化管理技術(shù)水平;四是培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員，現(xiàn)分享給大家：

3.1 對檔案數(shù)字化管理體系加以完善與優(yōu)化

基于數(shù)字化的背景下，事業(yè)單位檔案一定要慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案儲存與保護(hù)，除了新形成的檔案離不開數(shù)字化支持以外，當(dāng)前已有的檔案也應(yīng)當(dāng)形成相應(yīng)的數(shù)字檔案。無論是針對檔案錄入環(huán)節(jié)來說，還是就復(fù)核環(huán)節(jié)而言，均需要一套切實(shí)可行的制度來對整個(gè)體系的運(yùn)作情況進(jìn)行科學(xué)管理。

3.2 建立辦公室工作銜接節(jié)點(diǎn)

因?yàn)闄n案數(shù)字化管理本身就存在復(fù)雜性的特點(diǎn)，所以在對其進(jìn)行管理期間一定要采取針對性的手段充分確保所有流程的持續(xù)性，換言之就是要構(gòu)建與之相匹配的銜接節(jié)點(diǎn)，目的是為了將所有工作流程都串聯(lián)起來，以便可以順利完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。站在客觀的立場來講，工作流程環(huán)環(huán)相扣作為管理工作中重要的組成部分，管理工作也一定要依賴于持續(xù)的工作支撐。由此可見，加大節(jié)點(diǎn)維護(hù)的力度才能確保管理工作的正常開展，同時(shí)也可以提升工作水平。

3.3 提高檔案數(shù)字化管理技術(shù)水平

事業(yè)單位倘若想要強(qiáng)化檔案的數(shù)字化管理，那么一定要在已有技術(shù)水平之上進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟疲@樣才能有效提升檔案數(shù)字化管理水平，最大限度地確保當(dāng)前檔案的可靠性與真實(shí)性，為檔案可以增加使用時(shí)間提供應(yīng)有的保障。

3.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員

和以往檔案工作進(jìn)行對比可以發(fā)現(xiàn)，如果想要促使事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，那么一定要擁有與之相匹配的人才，同時(shí)此類人才還應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的綜合能力。除了要具備基本要求以外，這些人才還應(yīng)當(dāng)有一顆持之以恒的心，在工作崗位上能夠端正自身工作態(tài)度，具備較強(qiáng)的責(zé)任意識。如果想要得到這類人才，那么事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取公開招聘的方式來對可以擔(dān)任此類工作的人才進(jìn)行認(rèn)真篩選。企業(yè)之間的競爭，實(shí)質(zhì)上是人才之間的競爭，事業(yè)單位只有培養(yǎng)諸多高素質(zhì)人才才能加快檔案數(shù)字化建設(shè)的腳步，繼而做到與時(shí)俱進(jìn)。

4 結(jié)語

本文主要從以上幾個(gè)方面圍繞著事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑展開論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)也提出了幾點(diǎn)建設(shè)性意見，旨在希望可以和相關(guān)人士互相交流學(xué)習(xí)，僅供參考。

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