信息化管理背景下檔案管理優(yōu)化策略

摘 要：隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，舊的檔案管理制度已很難適應(yīng)新時(shí)期人事檔案管理的要求，急需創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、智慧化。本文闡釋了檔案信息化管理創(chuàng)新的重要意義，剖析了當(dāng)前人事檔案信息化管理模式構(gòu)建面臨的問(wèn)題，認(rèn)為要從完善檔案信息化管理基礎(chǔ)資源建設(shè)、健全檔案信息化管理保障機(jī)制和構(gòu)建檔案信息化管理制度體系等方面來(lái)優(yōu)化檔案管理，旨在推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、便捷化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化：檔案管理：創(chuàng)新;研究

在信息化飛速發(fā)展的今天，人事制度改革也隨之得到了深入發(fā)展，促使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高。檔案管理是人事工作的重要組成部分，內(nèi)容涉及家庭出身、個(gè)人經(jīng)歷、政治立場(chǎng)等，是組織用人選人的重要依據(jù)。舊的檔案管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)代飛速發(fā)展的信息技術(shù)的要求，在規(guī)范化、智慧化、信息化方面十分滯后，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前組織工作對(duì)于檔案管理的期望。因此，急需創(chuàng)新模式，建立與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的高效檔案管理模式。[1]

1 檔案信息化管理創(chuàng)新的重要意義

1.1 有助于提升人事資源管理能力

十九大以來(lái)中央從嚴(yán)治黨，下發(fā)了多個(gè)政策性文件，對(duì)干部的選拔、監(jiān)督、考核、使用提出了更高的要求，所以急需創(chuàng)新干部信息化管理模式，為組織工作服務(wù)。一方面通過(guò)運(yùn)用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新資源能提升人事管理的效率，使得對(duì)人力資源的選拔、培養(yǎng)、監(jiān)督和使用更加科學(xué)，分析更加全面透徹，更能有效的促進(jìn)人事工作的高效化運(yùn)行。對(duì)于科研院所，高效的人事檔案管理體系更能激發(fā)科技工作者創(chuàng)新能力，創(chuàng)造更有價(jià)值的科研成果。

1.2 有助于檔案管理科學(xué)化發(fā)展

目前信息化已經(jīng)滲入社會(huì)的各行各業(yè)之中，人事制度改革步伐也在逐漸加快，人事干部擇優(yōu)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制也在逐步優(yōu)化，與之相對(duì)應(yīng)的干部檔案管理模式也需要相互匹配。人事檔案作為考核、評(píng)價(jià)一個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，在目前的人事管理運(yùn)轉(zhuǎn)中還不夠清晰流暢，因此除了強(qiáng)化提高認(rèn)識(shí)、完善制度建設(shè)以外，要建立以數(shù)字化檔案為主體的人事檔案學(xué)習(xí)資源庫(kù)，圍繞國(guó)家信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的趨勢(shì)，探索構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)字檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)干部信息的高效利用，提升檔案管理效率，為人事檔案管理科學(xué)化提供保障。

1.3 有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享和增值

習(xí)近平同志多次強(qiáng)調(diào)要高度重視信息化工作，這為人事檔案信息化管理指明了方向。近年來(lái)各級(jí)組織部門(mén)不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)，研發(fā)并應(yīng)用大量軟件系統(tǒng)，是的檔案信息化進(jìn)一步發(fā)展，部分改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限，檔案管理體系逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展。而共享交換體系、檔案數(shù)字化資源、資源整合系統(tǒng)等新的信息工程建設(shè)體系已經(jīng)逐步得到落實(shí)和完善，將進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，帶動(dòng)組織工作更加高效、有序發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源增值，更加便利人事檔案工作的開(kāi)展[2]。

2 檔案信息化管理創(chuàng)新的問(wèn)題剖析

2.1 信息化基礎(chǔ)資源建設(shè)不足

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，檔案管理缺乏獨(dú)立的信息化管理機(jī)房，也沒(méi)有人事檔案信息化辦公室，雖然配備了計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)辦公設(shè)施，但像快速掃描儀等設(shè)備嚴(yán)重不足，現(xiàn)有設(shè)備更新升級(jí)也不及時(shí)。建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)的由于缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)規(guī)劃，系統(tǒng)技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也不一，處于封閉的運(yùn)行階段，軟件系統(tǒng)發(fā)揮的作用也比較有限，僅僅是用于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)瀏覽，再加上軟件升級(jí)滯后，很難滿(mǎn)足新時(shí)期干部管理的需求。此外，人事檔案信息需要手動(dòng)錄入，需要大量的人力和時(shí)間，導(dǎo)致了檔案信息數(shù)字化比較滯后。

2.2 信息化管理保障措施不力

長(zhǎng)期以來(lái)，各單位各部門(mén)檔案工作人員配置不足，尤其缺乏既懂業(yè)務(wù)，又懂信息化的復(fù)合型人才，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，人員匱乏的情況更加嚴(yán)重。檔案信息化建設(shè)資金難以保障，主要體現(xiàn)在后期系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)所需的資金缺乏，缺乏持續(xù)的資金投入和保障，有些部門(mén)由于資金缺乏而導(dǎo)致系統(tǒng)升級(jí)停滯。此外，在信息利用方面存在一定安全隱患，信息化過(guò)程需要信息加密、病毒防火、資源備份等多種技術(shù)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失都會(huì)導(dǎo)致學(xué)習(xí)的泄露，造成嚴(yán)重的后果，原始檔案在數(shù)字化過(guò)程中會(huì)反復(fù)使用，存在遺失和磨損的情況。

2.3 信息化的管理監(jiān)督體制不健全

雖然近年來(lái)人事檔案管理數(shù)字化升級(jí)逐漸完善，但對(duì)于數(shù)字檔案管理的規(guī)范性沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)法律規(guī)定，數(shù)字檔案文件也由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，像素、制式、編號(hào)等信息輸入、輸出的隨機(jī)性較強(qiáng)，日常管理維護(hù)也缺乏相應(yīng)的制度。人事檔案管理主要依靠原始紙質(zhì)檔案管理規(guī)定，缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，規(guī)則性和有效性缺失，在檔案信息的收集、刪減、收錄過(guò)程中缺乏崗位責(zé)任制，存在人事檔案信息泄露的情況。

3 檔案信息化管理創(chuàng)新的優(yōu)化策略

3.1 完善檔案信息化管理基礎(chǔ)資源建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化模式建設(shè)的必要條件，一方面要完善內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，分步驟完成分級(jí)保護(hù)，健全安全體系，形成功能完備、用轉(zhuǎn)有序和共享便利的可控網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。另一方面要完善機(jī)房和辦公設(shè)施建設(shè)，充分保障工作的需要，配備網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備等。構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系要依據(jù)部門(mén)特點(diǎn)提出相應(yīng)的基礎(chǔ)配置和使用操作標(biāo)準(zhǔn)，主要包括數(shù)字檔案掃描標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)協(xié)議、編程協(xié)議，通信、字符、信息編碼、加密協(xié)議和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)等方面。通過(guò)制定技術(shù)規(guī)范提出符合本地區(qū)本部門(mén)的地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。構(gòu)建內(nèi)容主要包括數(shù)字信息采集、數(shù)字檔案利用、數(shù)字檔案管理以及身份驗(yàn)證和工作流程紀(jì)實(shí)等方面，管理系統(tǒng)包括錄用、定級(jí)、任免、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)、學(xué)歷、待遇、考核、離崗、退休，以及入黨、政審、組織認(rèn)定等各個(gè)方面，依據(jù)檔案材料的收集、整理、歸檔和使用來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)現(xiàn)代化只能軟件系統(tǒng)，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)鑒定、加工和更新，促使檔案管理更加高效便利。

3.2 健全檔案信息化管理保障機(jī)制

檔案信息化管理創(chuàng)新的關(guān)鍵在于管理，要完善人事檔案信息化工作人員的選用和培養(yǎng)，提升信息化隊(duì)伍的整體素質(zhì)。一方面要建立健全人才選拔機(jī)制，充實(shí)檔案管理人才，堅(jiān)持原則，從嚴(yán)選用，通過(guò)培養(yǎng)鍛煉提升專(zhuān)業(yè)技能，建立考核評(píng)價(jià)體系，激勵(lì)先進(jìn)，勉勵(lì)后進(jìn)，提高工作積極性。人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要持續(xù)投入，要優(yōu)化資金爭(zhēng)取渠道，科學(xué)規(guī)劃，將有限的資金用到實(shí)處，明確資金使用方向，加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，建立高效的資金管理使用機(jī)制。此外，健全安全保障機(jī)制需要建立一套檔案信息安全維護(hù)體系，通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、數(shù)據(jù)管理和設(shè)備維護(hù)方面的制度，構(gòu)建高效便捷的維護(hù)機(jī)制，保障檔案信息化建設(shè)的安全。

3.3 構(gòu)建檔案信息化管理制度體系

新時(shí)期的檔案信息化管理要以現(xiàn)有的法律法規(guī)為依據(jù)，價(jià)格組織工作和檔案管理的要求，建立與之對(duì)應(yīng)的制度管理體系。一要建立管理責(zé)任制，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，保證信息化管理工作分工明確、權(quán)責(zé)清晰，主要包括領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、庫(kù)房管理、閱檔管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、技術(shù)安全維護(hù)等方面。二要建立監(jiān)督約束機(jī)制，堅(jiān)持內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督相統(tǒng)一，完善定期巡查制度，不定期的做好抽查和巡查，保障工作務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)。三要細(xì)化管理職責(zé)，建立預(yù)知相撲配的管理體系。

參考文獻(xiàn)

[1]安亞翔.推進(jìn)干部檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案與建設(shè)，2014（03）：83-84.

[2]姜冰清.干部檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題及對(duì)策[J].價(jià)值工程，2012（16）：320.

作者簡(jiǎn)介

李軍，男，漢族，山東濟(jì)南人，本科，檔案館員，主要從事會(huì)計(jì)檔案及人事檔案管理等工作。