淺談新形勢下地質檔案信息化建設的幾點思考

李翠 阮枝梅

摘 要：地質檔案信息化建設是檔案發展的必然趨勢，檔案信息化建設也是衡量著行業檔案管理現代化水平的高低。本文基于當前地質檔案管理現狀，結合實際工作經驗，提出以檔案信息化建設為中心，創新地質檔案智慧收集、存管、利用等服務，在中海油能源發展股份有限公司工程技術湛江分公司地質檔案管理中進行了探索實踐，并取得良好的成效，為中海油勘探開發提供高效優質的大數據支持服務。

關鍵詞：地質檔案;數字化;智慧型;共享

隨著網絡和信息技術的快速發展，電子政務、電子商務越來越成熟，無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍，大數據、云計算、人工智能的研究應用也越來越深入，這些都對檔案工作產生極其深刻的影響，檔案工作正隨著信息技術的發展，經歷著一場深刻的變革過程。因此，如何做好新形勢下地質檔案信息化建設是我們當前的現實課題。

1 地質檔案信息化建設的必要性

中海油能源發展股份有限公司工程技術湛江分公司信息檔案室（以下簡稱“信息檔案室”）具備國家二級檔案館和自然資源部地質資料委托保管單位的資質，承擔著南海西部油田礦區1964年至今五十多年的地質資料與實物巖心巖屑檔案的保管與利用服務。目前，實物檔案館藏量達到1300余口井50萬包巖心巖屑、紙質地質檔案30余萬卷，且每年新井資料接收量逐年上升，給檔案庫存帶來巨大壓力。另外，隨著檔案年份的久遠與反復的借閱，部分檔案出現紙張破損，字跡褪色等情況，給檔案長期保管帶來很大困難。近年來，我們逐步加強和重視電子文件的歸檔與管理，并在企業生產管理中取得了較好的成效，為中海油勘探開發提供了高效優質的服務。因此，全面實現地質檔案信息化工作迫在眉睫。

1.1 減輕工作強度，降低人力成本

現階段地質實物檔案管理樣品類型多樣，檔案存管自動化程度低，數據存儲分散，圖片庫、A2系統、實驗分析庫等數據孤島 ，暫時只實現了50萬條巖心巖屑檔案基礎數據庫建設;資料接收、入庫、取樣等以傳統的手工操作為主，每年接待看樣取樣人員高達千人次，實物樣品利用上萬件，相對來說工作量較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果企業采用檔案信息化的手段，就能夠更快速的實現對數據的收集管理，擁有著自動化、網絡化以及實時化的優勢。大幅節省工作人員人工統計的工時，有效提高工作效率。

1.2 方便檢索，利于保存

隨著網絡信息技術發飛躍發展，地質檔案的信息化程度有所提高，不僅實現了電子目錄檢查，庫內一部分紙質檔案完成了資源化建設，近十萬卷資料實現了原文掛接。這樣不僅減輕了管理人員的工作強度，檢索更加精確、快速方便，更加高效地為油氣勘探提供重要的數據保障。通過對地質檔案信息化建設，近幾年來，地質檔案利用率逐年上升，每年通過檔案系統提交借閱利用一千多人，電子文檔案瀏覽上萬次，紙質檔案利用率逐年下降，檔案原件近兩年來丟失率為零，有效保護了原始資料的完整。

2 地質檔案信息化建設現狀

2.1 “雙軌制”歸檔

隨著信息時代的飛速發展，各種形式的電子記錄大量產生，信息檔案室在地質檔案接收過程中，實行以紙質檔案與電子文件相結合的“雙軌制”接收方法，共同歸檔。自2000年以后，電子文件成為我們重點管理的對象之一。針對2000年以前無電子文件的舊資料，進行數字檔案資源建設，通過掃描、轉化等現代化信息手段轉化為電子資源，為檔案信息化建設打下了良好的基礎。

2.2 搭建信息系統平臺

2014年以來，信息檔案室結合中心南北區域地質檔案的實際管理情況，共同搭建《檔案綜合管理信息系統》，實現了地質檔案南北跨區域的資源共享，并通過局域網為客戶提供查借閱利用服務，基本滿足了線上提交借閱申請、審批、催還、利用統計等功能。有效節省了人力成本，提高了檔案利用效率。

3 地質檔案信息化建設存在的問題

3.1 檔案管理人員知識結構不足，重視程度不夠

現有資深檔案管理人員更為重視紙質檔案的管理，對電子文件形成、信息的存儲、檢索、利用等技術欠缺;年輕的檔案管理人員對計算機的操作較為熟練，但檔案管理理論知識欠缺，無法將計算機知識與檔案管理規范有機結合。

3.2 缺乏嚴格的檔案管理標準

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。地質檔案管理主要遵循國家檔案法律法規以及中海油行業標準，隨著電子政務的推行，文本、圖像等檔案信息資源已多元化，檔案文件、電子文檔信息化處理中，必須按照統一的標準規范進行處理，才能使多元的信息資源得以順利存儲、管理、使用。

4 新形勢下地質檔案信息化建設的幾點思考

4.1 完善數字化標準

檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。因此，完善數字化管理標準，是最根本的要求。檔案信息化標準主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。信息檔案室經過多年來資源建設項目的實施，不斷規范電子文件歸檔的標準，培養了一批信息化處理技術人才，還需進一步建立健全檔案數字化操作標準和優化流程，確保檔案數字化成果質量100%。

4.2 提高整合技術，完善系統功能

地質檔案信息資源共享需在現有的應用平臺上進行優化升級，不再局限于簡單的目錄檢索，還應進一步推進數字化檔案資源的融合，把資料文件輸入數據庫，實現電子文件的完整歸檔，并實現全文電子瀏覽。滿足用戶通過登錄檔案信息系統平臺快速查詢到所需資料電子檔，并能流暢地瀏覽閱讀，從而減少對紙質資料的依賴，有效防止原始資料的損壞和丟失，大幅提高工作效率，真正實現檔案的數字化建設管理。

4.3 地質檔案“智慧化”轉型

隨著地質檔案數字化程度的普及與廣泛運用，在國家提出建設智慧城市大目標的體系下，作為檔案館系統提出智慧檔案館建設是實施中國夢的一個組成部分。因此，地質檔案業務重點將從傳統的管理方式發展成圍繞“智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧利用”智能轉型。

4.4 以檔案數字化為基礎，建成數據共享中心

在當今信息化發展日新月異的大數據時代，油田勘探開發的迅猛，地質資料增長迅速。充分利用互聯網、移動互聯網和新媒體等現代信息技術，構建互通、協同高效、安全便捷的服務共享平臺，從檔案資源數據庫建設、信息采集系統、資源管理系統、資源利用系統、數據質量管理策略等五個方面對石油企業資源建設管理進行發展與優化，以大數據技術支持下的地質數據應用與服務為目標，向企業提供高效的地質資料“一站式”服務。

5 結語

地質檔案信息化建設是現階段檔案管理的一個重要內容，隨著科技、互聯網時代的井噴式發展，我們要應時而動、乘勢而為，結合現有的地質檔案數字化經驗，以檔案信息化建設為中心，創新地質檔案智慧收集、存管、利用等服務，加快推進地質檔案工作的轉型升級，不斷探索新思路、新方法，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化水平而不懈努力。

參考文獻

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