醫(yī)院基建檔案管理的實(shí)踐與思考

文·秦靜

近年來(lái)，各級(jí)醫(yī)院都在加大業(yè)務(wù)建筑的建設(shè)，醫(yī)院基建項(xiàng)目一般包括醫(yī)療業(yè)務(wù)、辦公、輔助、生活等建筑。山東省千佛山醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、康復(fù)、保健、預(yù)防、急救于一體的省級(jí)大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，占地7萬(wàn)余平方米，建筑總面積23萬(wàn)余平方米。大型醫(yī)療業(yè)務(wù)建筑包括外科病房樓、門診綜合樓等。自2014年，千佛山醫(yī)院先后竣工并投入使用了面積達(dá)7萬(wàn)多平方米的內(nèi)科綜合樓，建筑面積5萬(wàn)平方米的外科兒保綜合樓，2019年還將啟建面積約6萬(wàn)多平方米的病房綜合樓。醫(yī)院的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)有綜合檔案科，基建檔案自1999年正式實(shí)行由綜合檔案科集中統(tǒng)一管理，各項(xiàng)基建檔案（包括大型、小型、已拆的及新建的）20余項(xiàng)。千佛山醫(yī)院的每一座建筑都有它的檔案，歸檔內(nèi)容基本達(dá)到了完整，尤其是后期的基建檔案通過(guò)認(rèn)真總結(jié)和借鑒前期檔案工作經(jīng)驗(yàn)，更是力求檔案收集齊全、完整，管理科學(xué)、規(guī)范。

一、醫(yī)院基建檔案的管理方案

千佛山醫(yī)院自基建檔案納入統(tǒng)一管理，就按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，建立健全規(guī)章制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定了基建檔案分類方案及歸檔范圍，并隨著國(guó)家有關(guān)規(guī)定的修訂和醫(yī)院發(fā)展的需要，多次進(jìn)行了調(diào)整規(guī)范，正式發(fā)文執(zhí)行。

基本建設(shè)類檔案主要包括醫(yī)院基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的各種載體的文件材料，采用年度—用途—保管期限形式的分類方法，按“用途”設(shè)置一級(jí)類目，包括醫(yī)療業(yè)務(wù)用房、辦公用房、生活用房、其它用房等。基建檔案的歸檔范圍包括工程準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；財(cái)務(wù)文件；監(jiān)理、施工文件、竣工驗(yàn)收、竣工圖等。

為了有利于兼職檔案員在收集、整理基建歸檔文件，每一階段的歸檔范圍都列入了詳實(shí)的基建檔案歸檔內(nèi)容（如表1）。

表1 千佛山醫(yī)院工程準(zhǔn)備階段立項(xiàng)文件的歸檔文件分類方案、歸檔范圍、保管期限表

其它階段的歸檔內(nèi)容均如同上表一樣作了詳實(shí)地列出，方便了檔案員在平時(shí)依照歸檔范圍，做到操作有依據(jù)，內(nèi)容有歸屬，及時(shí)將相關(guān)文件收集整理。

二、醫(yī)院基建歸檔文件的實(shí)際操作

通過(guò)制定規(guī)范的基建檔案管理方案，完善檔案工作成員的工作職責(zé)及要求，并且兼職檔案員在歸檔文件收集整理等方面做了很好的工作，取得了顯著成績(jī)，專職檔案管理工作人員做到了與兼職檔案員保持經(jīng)常的溝通交流，在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，共同研究解決在收集整理歸檔材料的過(guò)程中遇到的疑難和問(wèn)題，齊心協(xié)力做好醫(yī)院檔案收集整理工作，切實(shí)確保醫(yī)院歸檔材料的應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。

（一）內(nèi)科綜合樓歸檔文件的收集、整理

在收集、整理內(nèi)科綜合樓歸檔文件時(shí)，由于前期沒有做好充分的接收準(zhǔn)備工作，只想著和原來(lái)一樣，只要按基建檔案歸檔范圍進(jìn)行整理接收就可以。但是，由于是工程竣工使用后才開始?xì)w檔，工期長(zhǎng)，資料繁雜，面對(duì)的是大批無(wú)序的相關(guān)立項(xiàng)文件、招投標(biāo)資料、圖紙等，施工過(guò)程忽略了和基建工作人員的有效溝通，以及基建檔案兼職檔案員的更換，當(dāng)時(shí)的感覺就是面對(duì)大堆雜亂無(wú)序的材料無(wú)處著手，經(jīng)過(guò)多次和基建檔案員及相關(guān)基建工作人員磋商，制定歸檔辦法并嚴(yán)格按照歸檔范圍，按內(nèi)容、順序反復(fù)確定，去掉不歸檔的、重復(fù)的，反復(fù)、多次收集必須歸檔的，經(jīng)過(guò)大家的認(rèn)真配合，盡最大努力做到了收集齊全、完整，較好地完成了內(nèi)科綜合樓的歸檔工作。

（二）兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓歸檔文件的收集、整理

為了能很好地接收整理兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓的歸檔文件，在建設(shè)施工的同時(shí)檔案科經(jīng)常和基建科相關(guān)工作人員、兼檔員交流，制定了相關(guān)措施、收集管理方法，嚴(yán)格按照基建檔案歸檔范圍收檔。對(duì)每個(gè)施工階段的歸檔文件都明確責(zé)任到人，即在施工過(guò)程誰(shuí)負(fù)責(zé)哪項(xiàng)基建工作誰(shuí)就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時(shí)督促檢查基建兼檔員對(duì)文件的保管工作。因工作需要借資料的，必需實(shí)行借閱登記。例如，立項(xiàng)的可行性研究報(bào)告、相關(guān)申請(qǐng)、批復(fù)等工程準(zhǔn)備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負(fù)責(zé)收集保管。其它施工階段的歸檔文件，均由負(fù)責(zé)此階段工程的責(zé)任人負(fù)責(zé)收集保管，并按歸檔范圍歸檔，保證齊全、完整。經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)階段接著一個(gè)階段的收集整理，兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓的檔案整理、移交工作達(dá)到了預(yù)期效果。同時(shí)增強(qiáng)了工作人員的責(zé)任心，也相應(yīng)地提高了職工的檔案意識(shí)。

三、醫(yī)院基建檔案開發(fā)利用實(shí)例

兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓自啟用以來(lái)，檔案資料的借閱使用率較高。為了方便該基建檔案的利用，更好地保護(hù)檔案原件，也為了今后收集整理大型基建項(xiàng)目資料積累豐富經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的調(diào)研，決定編制《兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓基建檔案利用縮本》。該資料的四個(gè)分冊(cè)，準(zhǔn)備階段、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工，僅從每?jī)?cè)的目錄中就可一目了然地查到相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)對(duì)兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓基建檔案中的700多件文件進(jìn)行系統(tǒng)、精練地篩選，將龐雜的信息進(jìn)行有機(jī)地組合，從而準(zhǔn)確、豐富、系統(tǒng)、集中、科學(xué)地展現(xiàn)了兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓基建檔案的全過(guò)程。《兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓基建檔案利用縮本》為兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓檔案的利用提供了充分、完整的檔案信息，也為醫(yī)院以后的大型基建檔案收集整理工作總結(jié)出了豐富的經(jīng)驗(yàn)。

四、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案工作的思考

由于每個(gè)工程建設(shè)都是一個(gè)復(fù)雜而慢長(zhǎng)的過(guò)程，從千佛山醫(yī)院內(nèi)科綜合樓收集整理的雜亂到兒科診療基地暨醫(yī)技手術(shù)中心樓的多而有序，通過(guò)對(duì)這兩座樓的收集、整理、歸檔過(guò)程的實(shí)際操作，進(jìn)行了多方位的思考，總結(jié)出醫(yī)院基建檔案進(jìn)一步改進(jìn)的管理規(guī)定及實(shí)際操作辦法，努力提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，實(shí)現(xiàn)檔案整理有序、操作簡(jiǎn)單、利用方便。

（一）醫(yī)院基建檔案工作存在的問(wèn)題

一是施工過(guò)程歸檔文件管理脫節(jié)，施工過(guò)程檔案員不重視文件的收集。往往是工作人員只注意文件的使用，忽略了文件的保管、歸檔，而檔案員只想到了歸檔，卻沒想到所要?dú)w的文件是否齊全。二是施工過(guò)程歸檔文件借閱缺少借出登記。施工過(guò)程文件難免不斷的被使用，借出后沒有登記，時(shí)間長(zhǎng)久便造成文件不知去向。三是歸檔材料不夠齊全完整，例如在收集整理以上兩座樓都出現(xiàn)了招標(biāo)材料不齊全，不得不再次收集。四是忽視聲像和電子文件的歸檔，歸檔不齊全完整。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的措施

1.做好歸檔前的準(zhǔn)備工作。施工期間安排時(shí)間對(duì)基建檔案兼職檔案員及相關(guān)基建工作人員進(jìn)行檔案專業(yè)方面的培訓(xùn)，保證歸檔文件齊全、完整。檔案科專職人員定期檢查督促，并保持和兼職檔案員的有效溝通和聯(lián)系。

2.做到工程的施工與歸檔材料的收集同步，并嚴(yán)格按照基建檔案分類方案及歸檔范圍做好歸檔工作。根據(jù)實(shí)際情況不斷地完善歸檔范圍，簡(jiǎn)化歸檔流程，合理構(gòu)建歸檔框架。

3.充分發(fā)揮基建檔案兼職檔案員的作用。平時(shí)主動(dòng)聯(lián)絡(luò)基建檔案員，經(jīng)常溝通，注意收集施工各階段的歸檔資料，提醒基建工作者平時(shí)注意基建檔案的收集、保管。繼續(xù)堅(jiān)持每個(gè)施工階段歸檔文件的收集都責(zé)任到人，即在施工過(guò)程誰(shuí)負(fù)責(zé)哪項(xiàng)基建工作誰(shuí)就得保證所管工作歸檔材料的齊全完整。

4.根據(jù)利用情況，認(rèn)真調(diào)研，做好檔案利用材料的開發(fā)工作。