淺析會計電算化中分錄的編制

馬培紅

摘要：會計分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計信息的質量。但費用沖減、賬內調整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。

關鍵詞：實務;電算化;分錄

會計分錄是每筆經濟業務列示其應借記和應貸記的賬戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計信息的質量。會計分錄是記賬的直接依據，根據會計分錄登記賬簿時，會計實務要求做到賬證相符。現就幾個方面舉例：

一、費用類賬戶

會計上，費用類賬戶一般是多欄式明細賬，平時發生的各項業務登記到借方，只有到結轉費用賬戶時，才從貸方轉出，結平貸方發生額。例如：“壞賬準備”是按照“應收賬款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞賬準備”期末貸方余額大于按照“應收賬款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“資產減值損失”，傳統手工會計分錄如下：

借：壞賬準備xxx

貸：資產減值損失xxx

會計人員根據這個會計分錄登記“資產減值損失”明細賬時，由于“資產減值損失”是借方分析式多欄賬巨平時不出現貸方發生額，會計人員必須經過人腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“資產減值損失”相應明細賬戶的借方，從而造成賬證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記賬則會登記到“資產減值損失”相應明細賬戶的貸方，從而造成手工與機器登記的資產減值損失借貸方發生額不等，影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“資產減值損失”賬戶的借方發生額編表，而不用借貸方發生額差額，即凈發生額編表）。會計人員應適應這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現上述問題。

借：資產減值損失xxx（紅字）

貸：壞賬準備xxx（紅字）

二、實務中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規范

例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設借款時已作其他應收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統會計實務通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：

借：現金400

管理費用1600

貸：其他應收款2000

這樣在計算機賬務系統中，若定義的憑證類型是收、付、轉形式，以收款憑證錄入該憑證，也會產生問題，正確的做法是編制兩張記賬憑證：一張收款憑證（400）和一張轉賬憑證（1600），會計分錄如下：

（1）借：現金400

貸：其他應收款400

（2）借：管理費用1600

貸：其他應收款1600

筆者認為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記賬憑證不分類且記賬憑證格式統一。如果記賬憑證分為收、付、轉三類的話，那么這張記賬憑證只能是付款憑證格式（貸記現金）。但目前有的單位仍然要求出納每天手工登記現金日記賬，根據這張付款憑證登記現金日記賬，是登記到借方（藍字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導致賬證方向不一致;登記到貸方，表示現金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認為，可以引入過渡科目進行處理。

三、會計實務中，賬戶間調整需要編制相應的會計分錄

如將“制造費用——折舊費”調整到“生產成本——折舊費”中去。傳統手工會計實務的做法有兩種，一種是：

借：生產成本——折舊費xxx

貸：制造費用——折舊費xxx

因為“制造費用”為借方分析多欄式賬，分錄中的貸方必然會出現上述賬證不一致的問題。為了保證賬證相符，則編制如下的會計分錄：

借：制造費用——折舊費xxx（紅字）

生產成本——折舊費xxx

貸：任意科目0

這種做法與上述第二種做法類似，由于貸方賬戶發生額為零.這種做法至少存在兩個問題：（1）它違背了借貸記賬法的記賬規則，有借無貸方;（2）違背了財政部1994年6月30日發布的《會計核算軟件基本功能規范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予提示并拒絕執行”，因此在電算化會計中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計分錄，但可以編制借方或貸方為任意會計科目，同時金額為零的會計分錄。計算機記賬是根據科目編碼記賬的，所以“任意科目”明細賬必然記載有金額為零的經濟業務，這種經濟業務在會計上是沒有存在必要的。

為了避免這種情況的發生，作者本人認為正確的做法是借用一個過渡賬戶，如“其他應付款——過渡”賬戶，通過編制兩張記賬憑證來解決。這樣登賬時，“制造費用”、“生產成本”賬戶無問題，過渡賬戶貸方也立即抵銷，只是增加了記賬憑證的數量。

綜上所述，實現電算化會計以后，企業的會比人員在編制會計分錄時，既要遵循會計理論本身要求，又要考慮電算化會計軟件的要求，這些要求往往同手工習慣做法不一樣，會計人員需要結合會計理論和電算化會計的知識進行修正，以適應不斷發展的會計信息化的需要。

參考文獻：

[1]《會計電算化》河南科學技術出版社

[2]《會計電算化初級知識》河南省財政廳