淺談如何做好高校辦公室秘書工作

駱瑞嵐.中國民用航空飛行學院.四川廣漢.618307

一、高校辦公室秘書工作主要職責

高校辦公室在學校中扮演著參與政務、處理事務、搞好服務的角色，高校辦公室秘書工作主要包含學校的文秘、印章管理、信息、信訪、會務、協調校內各部門之間的工作以及學校的對外關系等各方面工作。具體可分為以下幾個方面。

（一）文秘工作。文秘工作是高校辦公室的核心工作，也是保障學院教育教學和日常工作正常運轉不可或缺的一部分。一是負責學校主要文稿、校領導講話稿、文件、電報和其他材料的起草審核工作。二是負責學校文件簽發、登記、編號、分發、送閱工作。三是負責辦理文件的催辦、督辦工作，定期通報文件辦理情況。四是負責以學校名義發送的文件、教育局和地方政府對口業務文件、部分學校和辦公室文件、資料的保管、整理和歸檔工作。五是負責下發校辦人員聘用通知、草擬印章啟用通知和校務會、協調會等會議通知、報送各類統計表、轉呈各類信件和出具學院介紹信件等。六是協助校領導秘書做好呈報學校領導簽批文件的核稿工作。

（二）印章管理工作。高校辦公室負責學校印章的管理、使用和維護等工作，這也是學校辦公室服務師生的基本內容。管理好學校、校領導以及辦公室的印章，辦理各部門印章的制發、繳銷手續和印章的保管監印工作是維護學校形象和地位的最基本手段。

（三）信息收集工作。信息收集工作是高校辦公室的重要工作之一。通過做好信息收集、整理、傳遞、分析工作，為學校領導科學決策 ,為教學、科研和各項管理工作提供信息服務。

（四）信訪接待工作。高校辦公室通常兼任學校信訪辦，全面負責學校信訪工作。一是負責處理來信來訪和承辦上級機關交由處理的信訪事項，接待人民來信來訪，按照信訪工作程序，做好登記、歸口處理，及時協調處理相關事宜，協助做好信件的催辦，回函工作。二是分析信訪工作動態，形成書面材料，向領導決策提供參考意見。三是按照領導要求，深入實際，調查研究，主動了解和掌握各部門、各單位工作的情況，提供調研報告，供領導決策。四是負責對學院和二級單位信訪工作進行指導。

（五）會務承辦工作。高校辦公室是學校主要大型會議活動的具體承辦單位，負責做好各項會議的籌備、組織、通知等會務工作。同時，負責學校各單位會議經費的審核工作。另外，若未成立校長辦公室，學校辦公室還負責校務會材料收集和匯總工作，參與校務會會務工作，參加并記錄校務會會議內容，草擬校務會會議紀要。

（六）組織協調工作。在學校領導下，負責綜合協調工作，負責學校各單位協調工作，協助學校領導做好學校與教育局、地方政府和兄弟單位的公關工作，還負責或參與學校重大活動的策劃組織工作。

（七）其他事務性工作和學校領導交辦的其他工作。

二、高校辦公室秘書人員應具備的職業意識

（一）政治意識

高校辦公室職能決定了秘書人員必須具備較高的政治敏銳性和政治鑒別力，必須把政治意識貫穿到謀劃推進日常工作的始終。習總書記強調，“全黨同志要增強政治意識，自覺在思想上、政治上和行動上同黨中央保持高度一致”。秘書人員作為學校領導的參謀助手，更要像領導干部一樣嚴格要求自己，堅持正確的政治方向，堅持政治原則，站穩政治立場，嚴守政治紀律和政治規矩，時刻保持政治清醒和政治定力，從政治上看待、分析和處理問題，研究制定政策要把握政治方向，做到政治堅定，作風過硬。

（二）服務意識

服務性強是高校辦公室秘書工作的重要特點之一，熱情周到的服務是衡量高校辦公室秘書人員工作能力水平高低的重要標準。一般來講，處理學校日常行政事務、協調左右和聯系內外等工作都是服務性工作，秘書人員不僅要為領導和職能部門服務，更要為廣大師生員工服務。在日常工作中，要增強主動服務意識，優化服務能力，提高服務質量；對于領導安排的工作任務，要按照工作輕重緩急做好工作計劃安排，嚴謹細致，一絲不茍，盡量做到不讓領導布置的工作在手中延誤；對于各職能部門和廣大師生員工的日常行政工作需求，要優化、簡化辦事流程，以“服務至上”的原則從實際出發，切實辦好涉及師生的每一件事，樹立良好的服務型高校辦公室工作形象。

（三）責任意識

“有權必有責，有責必擔當”。高校辦公室作為高校機關的核心機關，也是機關部門中最有權力的單位之一。俗話說，“權責相當”，高校辦公室同樣承擔著不可推卸的責任。在日常工作中，高校辦公室秘書人員必須具備強烈的責任心，以一絲不茍的工作態度做好每一項工作，才能保障學校日常工作與教學訓練的正常開展。同時，高校辦公室領導要注重加強對秘書人員教育，積極引導，強化責任意識，落實責任到人、嚴格問責、立行立改。

（四）紀律意識

高校辦公室秘書人員比其他工作人員更容易接觸到領導決策和核心信息，對于學校領導交代的工作任務，要腳踏實地，謹小慎微。日常工作中，要自覺增強保密意識，對于密級文件，不公開的學校決定和消息，領導的個人生活等私事，要做好保密工作，要知道什么該說，什么不該說，不以，，談資，不炫耀、不亂說。更不能在同事面前狐假虎威，要保持低調行事的作風和謙虛待人的態度， 做到懂規矩守紀律。

（五）效率意識

切斯特菲爾德曾說，“效率是做好工作的靈魂”。高校辦公室秘書工作無小事，具有很強的時限性，面對繁雜的事務工作，秘書人員必須樹立強烈的時間觀念和效率意識。接到任務要“穩、準、狠”，快速理清思路，找準方法，保質保量，高效落實，少走彎路。要有大局意識，學會“彈鋼琴”，合理、科學、統籌規劃各項工作任務，建立自己的時間效率表。同時，要以雷厲風行的工作態度和嚴謹細致的工作作風，努力讓自己保持對工作的熱情，杜絕推諉扯皮的現象發生。

（六）團隊意識

俗話說，“心往一處想，勁往一處使”，高校辦公室是一個團隊，秘書科也是一個團隊。秘書工作通常任務繁重，時間緊迫，全體人員必須發揮集體智慧，相互配合，取長補短，才能高效保質保量的完成任務。這就要求秘書人員必須加強團隊意識和培養團隊精神，不好出風頭，不居功自傲，不輕視集體智慧和力量，不夸大個人作用，避免個人英雄主義。

（七）創新意識

既要看到“不變”，高校辦公室秘書工作內容實質沒有變；任務重、責任大、時間緊的特點沒有變；隨著服務職能的逐步重視，學校領導和廣大師生員工對高校辦公室的需求沒有變。也要看到“變”，時代在進步，學校在發展，當今高校辦公室工作面臨愈來愈多地不確定因素，工作方式與形式可能發生變化，秘書人員不能疲于應付，不能墨守成規，要保持清醒頭腦，與時俱進，觀念更新，敢于自我否定，勇于開拓創新，結合學校實際，探索出一條科學、合理的新思路。

三、如何提高秘書工作能力

（一）加強理論學習

積極開展政治理論和業務學習。認真學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，扎實落實黨中央和上級部門的重大決策部署，以提高抓大事議大事能力為突破，更好發揮學院辦公室作為參謀助手的作用，加強政治理論學習的深度與廣度，嚴格執行政治紀律。同時，按照“缺什么補什么，需要什么學什么”的原則選擇學習內容，注重實效性和針對性，并將學習與業務工作有機結合，做到學以致用、學用相長，真正把理論知識轉化為能力素質，進一步提高工作效率和服務水平。高校辦公室可建立學習制度，鼓勵號召構建學習型學校辦公室，進一步規范學習的時間、內容和要求。

（二）培養時間管理

培養時間管理能力，主要是加強分清任務輕重主次的能力。首先，根據事情重要緊急情況，分清主次，統籌規劃各項工作任務。養成良好的習慣，每日上班利用幾分鐘羅列一日工作清單，并標注重點工作任務，盡量做到今日事今日畢，并提前做好每周、每月工作計劃與完成時限，必要時可以使用時間管理四象限規劃。其次，要學會利用碎片化時間，將一些常規性簡單工作放在近期主要任務間歇期間進行，爭取把更多的精力集中在重要且緊急的事情上。

（三）提升溝通能力

溝通是為了他人理解你說的和你明白他人的意圖，是傳遞信息和執行任務的關鍵。工作中良好的溝通可以減少麻煩，提高辦事效率。一是學會傾聽，認真聆聽他人意圖，很多時候聽比說更重要，會聽是良好溝通的前提，只有聽懂，才能給予合適的回應。二是抓住重點，抓大放小，有目的有方向地與對方溝通，不然就是對牛彈琴，你聊你的，他聊他的。三是表達清楚，避免使用華麗的詞藻，要簡潔、明了、一語中的。四是選擇合適的方式，關鍵在于換位思考，注重禮節，可根據對象不同，采取不同的溝通方式。比如，跟領導匯報工作時，要抓住重點、實事求是，回答問題要從領導的角度思考；跟普通教職工解釋辦事流程時，態度要謙和，從服務師生的原則出發耐心解釋，幫助其盡快解決問題。

（四）學會情緒管理

秘書工作是一項高強度高密度的工作，不會情緒管理，很容易產生不良情緒，出現倦怠心理，進而影響工作效率和質量。日常工作中，秘書人員可以嘗試將每一次的負面情緒當成任務來處理，靜下心來，保持冷靜，換個角度思考問題，或選擇運動等方式把消極情緒發泄出來。其次，在工作中出現負面情緒時，不隨意亂發脾氣，不將過錯怪罪于他人身上，避免影響同事之間和諧的工作氛圍。

（五）強化創新能力

“凡能獨立工作的人，一定能對自己的工作開辟一條新的路線。”高校辦公室秘書人員要減少經驗主義，打破慣性思維，總結經驗與教訓，結合學校實際，腳踏實地地創新內容、思路、方式方法等。平時加強學習，與時俱進，緊跟黨中央與教育部重大決策，不斷更新思想、觀念和技術。運用現代化科學技術，加強辦公自動化應用，早日實現無紙化辦公。廣泛聽取領導和師生的意見與建議，有針對性地優化辦事流程和手續，提高服務質量與水平，營造良好的辦公室形象。