事業單位數字化檔案管理現狀與對策

華毛.青海省果洛州瑪沁縣檔案局.814000

檔案數字化主要是指用數字化信息保存模式有效取代以傳統以實體保存的管理模式，達到長期保存檔案信息的目的，真正意義上的實現檔案資源共享，讓檔案信息使用者更好地尋找查閱，從整體上提高檔案的管理能力。現階段事業單位基本上都實現了數字化管理，受多種因素的影響，事業單位數字化檔案管理的現狀不容樂觀，還存在一定的問題，因此，事業單位需加強檔案管理工作，加強數字化度，解決數字化管理中存在的問題，為事業單位內部提供具有價值意義的資源，合理利用資源，助推事業單位的穩健長遠發展。

一、當前事業單位數字化檔案管理的現狀分析

（一）現代化辦公設備匱乏

現階段，很大一部分事業單位都沒有達到檔案管理硬件設備要求，無法實現規范化，科學化，還有一些事業單位將各種雜堆放在檔案室當中，設備簡單陳舊，同時檔案室也沒有安裝防盜、防火以及防潮措施。有些事業單位達到硬件設備要求，卻沒有充分運用現代化手段，影響了檔案的完整和安全性。此外，沒有最大限度的發揮檔案的作用，不重視性信息資源的開發，對檔案的管理局限于表面上，在很大程度上忽視了對檔案資源的合理利用【1】。

（二）檔案檢索效率較低

目前還有一部分事業單位對檔案的檢索還處在傳統手工檢索階段，沒有全面實現計算機檢索，嚴重影響檔案信息檢索速度和準確率，大大的增加了檔案工作人員的檔案查閱工作量，同時也不利于檔案借用人員快速的查閱檔案信息。加之事手工檢索具有一定的局限性，導致大大的降低了檔案管理工作效率。例如，事業單位的人事信息，由于每個單位的性質不一樣，村信息保存方式也不一樣的，進而給事業單位檔案管理人員帶來了諸多不必要的麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素養有待提升

數字化檔案管理的實施，必須要事業單位檔案管理者具備一定的信息化方面的技能和知識，進而在實際的數字化檔案管理工作中，能有效應用數字化檔案管理設備。現階段事業單位的檔案管理人員年齡都比較大，他們對網絡化信息接觸比較少，在學習信息化知識方面存在一定的困難【2】。盡管當前事業單位引入了信息化，數字化檔案管理設備，檔案管理工作人員由于技能問題，也無法順利有效地進行數字化檔案管理。基于此，這就需要事業單位檔案管理人員，加強學習，構建一套屬于自己的數字化管理信息知識體系，促使檔案管理工作效率的提升，更好地達到數字化檔案管理的要求。

二、事業單位數字化檔案管理的有效策略

（一）構建數字化檔案管理系統

隨著社會的不斷發展，檔案管理信息化、數字化是社會的發展的必然趨勢，基于此，事業單位要構建科學且系統的數字化檔案管理體系，進而有效實現信息資源共享，從整體上提高事業單位的辦事效率和檔案使用效率，進而更好為社會大眾服務，為社會服務。事業單位在構建體系的過程中，硬件的采購和軟件安裝必須要達成一致的意見，在采服適合事業單位檔案管理性質的工作模式的過程中，還應該盡可能向規范化，標準化靠攏，唯有如此才能構建更加全面且系統的檔案管理體系。儲存和整理大量資料時，尤其是加密文件資料的時還應該盡可能使用雙服務器備份方案。事業單位針對不同性質的檔案資料，還必須要做好不同機密等級和檔案資料加密保護工作。另外針對不同工作系統的操作權限，事業單位需根據實際情況，制定明確且清晰的規章制度，最大化的保障檔案管理工作的嚴謹性。還需做好儲存檔案電子載體的質量把關工作，做好日常防潮、防火、防蟲等工作，有效消除各種安全隱患，為事業單位數字化檔案管理工作的順利開展創造良好環境。

（二）切實提高數字化管理效率

第一，提升檔案管理能力。在新時期下，我們要充分發揮數字化檔案管理系統的優勢，從整體上提高數字化檔案管理的效率和質量。對此，事業單位可借助磁盤和光纖的連接陣列，提提升數字化檔案管理系統性能，進一步增加數字化管理系統內部儲存量。第二，切實加強檔案管理的可靠性，事業單位要嚴格相關標準來選擇磁盤陣列產品的硬件組成和結構，為今后事業單位數字化檔案管理系統功能的更新打下良好基礎，另一方面磁盤陣列必須要多元化的保護級別，保障系統功能，讓系統信息數據有安全基礎。第三，提升檔案管理使用性能。眾所周知，光纖磁盤的陣列產品是實施數字化檔案管理的關鍵性，這種產品對為維護系統性能就具有非常顯著的優勢，同時還可以實現在線升級功能。由于數字化檔案系統網絡具有開放性，有效低確保檔案信息使用者對檔案資源的查閱和調取，同時還有助于最大化發揮數字化檔案管理系統的功能。

（三）提高工作人員綜合素質

眾所周知， 檔案管理人員作為數字化檔案管理的操作者和執行者，因此，管理人員工作能力高低直接影響著事業單位數字化檔案管理工作的質量。對此，需采取多元化方式，從整體上提高檔案管理人員素質。例如，定期開展培訓會，讓檔案管理人員學習現代化設備，提高檔案管理人員工作技能。另外，還要定期考核檔案管理人員，對信息設備的操作水平和設備知識能力，進而更好地保障檔案管理人員能夠達到數學化檔案管理的發展需求，促使事業單位數字化檔案管理從管理型朝著服務型方向發展。

結語：

總而言之，隨著社會的發展，事業單位檔案管理必須要與時俱進，走上數字化的檔案管理道路，從整體上提高檔案管理的質量和效率，以便更好地適應社會發展趨勢，促使事業單位，檔案集采，服務以及管理等功能的有效轉變，促使事業單位的穩健長遠發展。