淺析檔案信息化建設

孫火福 楊偉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1.1 提高檔案管理人員的業務素質

檔案工作人員應該做到：能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

2 提高檔案管理人員的思想素質

堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

3 檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。

檔案信息著錄的規范化

檔案包括原則、方法、項目、格式、文本、來源、詳細層次、主要規則和標識。檔案記錄是建立檔案信息數據庫的第一步。它記錄文檔的內容和形式特征，形成數據輸入，然后將數據條存儲到計算機中，形成檔案信息數據庫。描述必須標準化。否則，當同一事物或同一人有不同的名稱，不同事物或不同字符有相同的名稱等問題時，同一檢索點的條目不一致，影響了檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國有《檔案著錄規則》、《電子文件著錄規則》等標準。這是我國檔案信息化標準化的重要文件。我們的描述和索引工作應基于本標準。

檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是利用計算機輔助管理對傳統實體信息檔案和檔案信息進行管理。作為計算機管理系統軟件的標準化檔案，必須有文件的收集，整理，編目，保存，識別，檢索和利用，文件統計。基本的業務管理能力等不是簡單的手工工作模擬，而是根據業務工作流程各個環節的檔案管理，結合計算機硬件功能實現高效，優質，簡單的合理工作模式因此我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原有的檔案信息數據庫系統順利轉化為新的信息平臺并投入使用，使其成為高度共享的檔案資源數據庫，打下良好的基礎。

4 在信息化時代，信息資源是國家綜合國力競爭的關鍵，有效管理和利用信息資源已成為一個重要問題。電子政務和檔案信息化的興起，已成為國家信息化工作的重點。只有做好電子政務和檔案信息化工作，國家才能做好信息化建設。為了避免檔案信息建設與電子政務的分崩離析，更好地進行信息建設，還必須結合電子政務開展檔案信息建設。