淺談檔案見證企業的發展—改革開放40 周年企業記

劉丹

中天鋼鐵集團有限公司，江蘇常州 213000

一、企業檔案建立的重要性

1、企業檔案是記錄企業生產、發展、人物、風貌的歷史性文件，它不僅記錄了企業階段性發展狀況，還記錄了在特定外在因素下企業如何抵御風險、健康發展的。就像我國從以前的計劃經濟一下轉變成市場經濟，企業從計劃分配吃大鍋飯到自主經營、自負盈虧后是如何轉制的，經歷了多少高峰期、多少平穩期、多少低谷期。在這些階段企業該如何吸取經驗教訓，如何規避風險的，這些都要在企業檔案文史中體現出來。看著我們的檔案，我們會覺得創辦一個企業不會一帆風順，經過大風大浪錘煉過的企業才會散發出蓬勃的生命力。那些一遇到挫折就舉步維艱，沒有目標的企業是不能長久的。我公司由以前的一個小的國有企業改制而來，以前只有幾個單一的軋鋼車間，靠著外賣的鋼坯軋制幾個有限的品種鋼材，大家吃著大鍋飯，打架斗毆，不思進取是那個年代工人們的思想和精神面貌，反正企業是國家的企業，大家捧著鐵飯碗，不會餓著。后來在市場經濟的沖刷下國企瀕臨破產，工人面臨下崗，沒辦法，企業痛定思痛、破釜沉舟地實行改革，如今發展到從礦粉到成品鋼材一體化生產，從普鋼到優鋼、特鋼幾十個規格的產品鋼種軋制，年利稅達到100 個億，這樣的發展不是一天兩天、一句話二句話就能概括完整的，這些都得靠著企業檔案來敘述，如改制后的1994 全球經融危機時刻，我們是如何調整經營戰略來戰勝困難的；2017 年市場停滯不前我們企業如何勒緊褲腰帶、向管理要效益，如何降本增效度過企業的低谷期的，這些都是最好史鑒。企業沒有檔案，就像瞎子過河只能摸著石頭，心里沒底。

2、企業是最大的追求是經濟效益，我們會說檔案有什么經濟效益呢？但是無論是科技檔案也好、文物檔案也罷，作為研究和借閱是看不出多少直接的經濟效益的，所謂的效益，也即結果的有用或者效果的有益。企業檔案不直接創造經濟效益，而是間接的對企業成本支出產生效益。檔案的利用在企業中不直接計算成本，導致很多企業覺得這項工作根本可做可不做。其實這種認識是錯誤的，一個生產型的企業每年要利用檔案解決生產或管理上的問題基本每天都在上演，企業檔案在企業的不斷發展、人物關系、生產與管理的銜接、設備與生產的磨合上起到了至關重要的作用，如果沒有規范的檔案管理，那企業的生產經營將受到嚴重的影響，很多工作都無法順利展開。我記得曾經有位企業的工程師去別的公司考察期間，看到了幾張很有價值圖紙檔案，后來他就向企業負責人提出要求高價買回公司，花了好幾萬買了回來保存到企業的檔案部門加以利用，每年為企業節省下了高額的維修費用。作為一個企業，這種資料檔案的利用率是很高的，特別是一些易損件，很多供應商為了延續自己產權的收益是不會主動提供圖紙或數據資料的，只有負責任的、經辦設備或技術的科技人員才會懂得這些資料的價值，所以公司在開始籌建購買簽合同的時候就一定要把這些檔案資料盡可能的要回來。這樣在后期的維修和利用方面才能為公司創造實際的效益。

二、如何讓企業檔案提升企業的軟實力。

1、要搞好企業的檔案工作，首先領導要提高認識。

要組建專門的檔案管理部門，不僅要抓好文書檔案工作，還要抓好別的載體檔案工作。要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期分析、定期檢查。其次增強責任感。企業檔案部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，要切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任;要經常與上級檔案部門做好溝通，及時的更新檔案工作重點，時常讓上級檔案部門來指導培訓檔案工作。企業很多部門的領導往往對檔案管理的認知度不高，重要的文件或者科技圖紙他們喜歡存在自己的手頭，不喜歡保存到檔案部門，用他們的話說查找起來方便，這些對于檔案工作是很大的瓶頸，往往很多重要檔案就在人事調動的時候遺失了。這是個人認知上的錯誤，所以一定要加強對人員的強化培訓，提高各部門從上到下的檔案歸檔意識。

2、要將傳統的檔案工作融入到現代信息化的進程中去

信息化進程是如今社會每項工作的必走之路，要做好檔案信息系統平臺，滿足檔案信息的集成需要，減少檢索時間，增加利用率是今后檔案工作的重點。首先要解決紙質檔案和電子文件一致性的問題，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用軟件和設備，不能出錯，出錯了就很難對的上。其次，檔案信息工作如何保證萬無一失。特別是在企業，企業信息化應用起來可以很瀟灑，實現無紙化辦公，財務、生產、營銷等許多部門都進行網上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。我們既要有紙質的檔案保存完整，另外，再加上信息化的快速、便捷，可以使利用檔案的效率提高數倍，也可以進一步拓寬檔案信息的利用途徑，這些都是檔案利用者所期待的，但是對于長時期相對封閉的檔案信息管理模式無疑是一個巨大的挑戰，有保密、安全等因素的制約。

總之，企業檔案為企業的持續發展提供更多更好的信息資源，能讓企業朝著百年老企的目標前進。檔案是文化、是精髓、是靈魂，企業檔案是企業文化的礦藏，也是見證企業忠實記錄者，企業檔案不僅見證了企業的發展歷史，也記載了企業所形成和積累的知識，是企業記憶的重要來源，如何發揮企業檔案在企業建構中的重要作用，促進企業文化建設，提升企業軟實力是企業當前檔案管理中的一個新課題。管理無界限，每項基礎管理工作都是企業得以順利運營的“鏈條”，任何一個環節斷裂都會影響到企業的生產經營活動。在今后的工作中，要不斷提高企業檔案管理質量，提高其利用率。讓其為企業的發展做貢獻。