就業(yè)局檔案信息化管理研究

蔡鑫

寶清縣就業(yè)局，黑龍江雙鴨山 155600

引言

在全面邁入數(shù)字化時(shí)代的當(dāng)下，信息資源的重要性愈發(fā)凸顯。對(duì)人類(lèi)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)而言，擁有并管理好信息資源是決定其未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理正是通過(guò)管理檔案這一寶貴的信息資源來(lái)體現(xiàn)價(jià)值的，因此應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的必然之舉。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)發(fā)、升級(jí)和應(yīng)用，各個(gè)領(lǐng)域?qū)⒂瓉?lái)變革的良機(jī)，檔案管理這一傳統(tǒng)人工型工作也可以憑借信息化技術(shù)來(lái)提高效率。從目前實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理信息化建設(shè)雖然小有成就，但仍有很多不完善的地方需要改進(jìn)，需采取更合理的措施來(lái)提高檔案管理信息化的建設(shè)水平。

1 正確理解檔案管理信息化建設(shè)

1.1 什么是檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)并不是一個(gè)抽象概念，是指檔案管理模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程。這一轉(zhuǎn)變過(guò)程需要實(shí)現(xiàn)各種目的，包括檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享化等。換而言之，檔案管理信息化建設(shè)可以被理解為運(yùn)用一系列先進(jìn)技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件，如紙質(zhì)文件、聲像文件等，連同已經(jīng)歸檔保存的電子檔案一起重新系統(tǒng)化組織成全新的檔案資料信息庫(kù)。這個(gè)信息庫(kù)毫無(wú)疑問(wèn)是具有有序結(jié)構(gòu)的。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為主的現(xiàn)代化信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，人們的生活和社會(huì)的發(fā)展都發(fā)生了翻天覆地的變化。這種變化在無(wú)形中也影響了傳統(tǒng)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理走上與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展道路，通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)提升管理水平以提供更好的服務(wù)。綜合而論，檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)在：

第一，檔案管理信息化建設(shè)是電子文件科學(xué)管理的必然要求。數(shù)字化時(shí)代，人們的生活和工作已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)。隨著時(shí)間的推移，形成了大量電子文件資料。

第二，檔案信息化建設(shè)是知識(shí)資產(chǎn)管理的客觀要求。作為檔案管理部門(mén)資產(chǎn)中的重要內(nèi)容，知識(shí)資產(chǎn)對(duì)后續(xù)檔案事業(yè)的發(fā)展影響巨大。因此，檔案管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)資產(chǎn)管理的重要性，并將其作為檔案管理工作的主要對(duì)象之一。有效進(jìn)行知識(shí)資產(chǎn)管理的基本前提正是檔案管理工作。因此，努力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，既符合時(shí)代發(fā)展的需要，同時(shí)又能夠?qū)ξ覈?guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展產(chǎn)生良好的推動(dòng)作用。

2 檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

2.1 缺少資金投入

基礎(chǔ)設(shè)施是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的先決條件，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量及水平關(guān)系到檔案管理信息化建設(shè)的成敗。因此，必須保證數(shù)額足夠的資金投入以確保能夠配備相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，從而為順利開(kāi)展信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備高配置、高穩(wěn)定性的設(shè)備無(wú)疑都具有高價(jià)格，社會(huì)文化事業(yè)單位的檔案部門(mén)很難承擔(dān)，因?yàn)樗鼈兊慕?jīng)費(fèi)來(lái)源基本上是政府預(yù)算，一旦資金受限，其硬件配置難免質(zhì)量低，無(wú)法滿足信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)出各自為政的局面，根源在于缺乏統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃。再加上已建成檔案管理信息化的業(yè)務(wù)和技術(shù)性都有著非通用性，這也阻礙了檔案信息化共享的實(shí)現(xiàn)及系統(tǒng)的形成。當(dāng)前，很多地區(qū)仍使用單機(jī)版的檔案管理軟件，很難適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。即便有的地區(qū)已經(jīng)開(kāi)始普及數(shù)字化的檔案綜合管理平臺(tái)，但功能尚不完善，導(dǎo)致檔案信息面臨較大的安全隱患，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.3 缺少信息安全意識(shí)

先進(jìn)的信息技術(shù)是檔案管理信息化建設(shè)的核心，而使用信息技術(shù)就難以避免安全問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏這方面的意識(shí)，一些檔案管理人員簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要擁有了安全防護(hù)體系就能保證信息的安全，不具備必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。部分檔案館選擇將部分業(yè)務(wù)整體外包給相關(guān)的信息化企業(yè)，既沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，又無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，容易造成信息丟失和泄密等不良現(xiàn)象。

2.4 業(yè)務(wù)素養(yǎng)不足

既然檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)信息技術(shù)的應(yīng)用，管理人員自然也需要對(duì)此有足夠的認(rèn)知并掌握熟練的技術(shù)?，F(xiàn)階段很多檔案管理部門(mén)都缺乏信息復(fù)合型人才，導(dǎo)致引入的很多先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，卻無(wú)用武之地。另一方面，無(wú)論是人才的引進(jìn)還是激勵(lì)培養(yǎng)都普遍落后，不適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代人力資源管理的要求，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.5 法制體系建設(shè)滯后

由于缺少具有針對(duì)性的法律法規(guī)，使得檔案管理信息化建設(shè)舉步維艱，一旦遇到實(shí)際業(yè)務(wù)就顯現(xiàn)出一連串問(wèn)題，違法違紀(jì)現(xiàn)象頻發(fā)。這就迫切要求相關(guān)機(jī)構(gòu)出臺(tái)合理的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)以更好地指導(dǎo)實(shí)踐，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 擴(kuò)大資金來(lái)源渠道

現(xiàn)階段檔案管理工作的主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源是財(cái)政預(yù)算，想要開(kāi)展信息化建設(shè)就必須拓展額外的資金來(lái)源渠道。對(duì)地方政府而言，應(yīng)加大專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算，擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，確保信息化建設(shè)有著充足的資金支持。除此之外，還應(yīng)積極引導(dǎo)其他社會(huì)組織參與檔案管理的信息化建設(shè)，例如，與電信部門(mén)合作以獲取免費(fèi)或優(yōu)惠的網(wǎng)絡(luò)資源和支持、與計(jì)算機(jī)企業(yè)合作以獲取優(yōu)秀的市場(chǎng)可用資源，甚至來(lái)自資金、技術(shù)以及服務(wù)方面的支持。

3.2 規(guī)范檔案信息化建設(shè)

統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是確保檔案管理信息化建設(shè)能更好地整合外部信息資源的關(guān)鍵，同時(shí)也能促進(jìn)資源共享以及長(zhǎng)期保存。有鑒于此，必須對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，用嚴(yán)格、合理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確保信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)在軟硬件設(shè)備及資源方面都能實(shí)現(xiàn)共享，為檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化以及檔案管理整體水平的提高提高助力。

3.5 切實(shí)保障檔案安全

針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)具備較高的安全和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，主動(dòng)加強(qiáng)安保措施，確保檔案信息資料的完整性和安全性。具體而言，需要對(duì)檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面進(jìn)行完善，用更科學(xué)的安全管理辦法來(lái)保障檔案安全，正確處理檔案共享與檔案保密的關(guān)系，同時(shí)備份好重要數(shù)據(jù)，優(yōu)化安全防范技術(shù)。

結(jié)論

就業(yè)局檔案信息化管理是推動(dòng)社保管理規(guī)范化、統(tǒng)籌化發(fā)展的必要舉措，同時(shí)也是維護(hù)參保群眾利益的重要措施，因此提高就業(yè)局檔案管理水平尤為重要。積極采取社保檔案信息化建設(shè)保障措施，可以提高社保檔案信息化管理水平，也將不斷地推進(jìn)我國(guó)就業(yè)部門(mén)檔案管理的發(fā)展。