大數據時代檔案管理的挑戰與對策

杜秋旭

寶清縣就業局，黑龍江雙鴨山 155600

引言

檔案工作就是用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。具體內容是指檔案業務工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環節。前六個環節為基礎工作，后兩個環節為編研利用工作。近年來大數據技術的興起和發展為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。大數據為信息數量巨大，其數量程度是我們無法想象到的。現如今，在大數據時代，檔案信息亦同步快速發展，檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術層面加以提升。

1 大數據時代高校學生檔案管理存在的問題

1.1 檔案歸類問題嚴重

在目前來看，我國大部分的單位中，都存在檔案歸類問題嚴重的情況，其主要的原因在于很多的單位中，檔案室空間有限，因此在檔案存放的時候，往往不會全面的進行檔案的歸類。因為檔案歸類占用的空間過多，些小門類的檔案往往不會單獨的存放，或者是多種小門類的檔案集中存放，這樣就導致檔案在查找的時候非常的困難，根本無法滿足快速查找的需求。而且由于檔案室中一些小門類的文件往往容易被人們忽略，所以在實際的過程，往往就會出現這些文件丟失的情況。因此歸類工作如何，直接決定了檔案管理的質量水平。

1.2 檔案工作評價機制問題嚴重

就目前而言，我國大部分的單位中，檔案工作的評價機制都存在非常嚴重的問題，其中主要的原因就在于，我國很多的單位認為檔案工作的重要性不高，因此，具體的工作中，往往不能正確的評價檔案工作。單位領導普遍認為，檔案工作就是保證檔案不會丟失即可，因此在進行評價的時候非常的簡單，只要檔案都存在，那么就算是工作完成了。如果出現了檔案丟失，如果檔案不是非常重要的檔案，那么也僅僅算是簡單的工作失誤，而不會對其進行嚴格的懲罰，這樣的情況也就導致，檔案工作難以進行。甚至很多的檔案管理人員都會出現偷懶的情況。

1.3 檔案人員工作能力問題嚴重

由于我國很多的單位并不注重檔案工作的評價機制，從而導致很多的單位在檔案人員的構成上，都選擇一些瀕臨退休的人員，或者是一些超編的閑雜人員，這些人員本身并不具備檔案管理的相關工作經驗。很多的檔案人員就單純的認為，檔案管理工作就是就是最簡單的整理檔案，因此，檔案的管理并不規范。這變成一種常態。而且很多的單位為了節省開支，往往檔案管理人員的薪資也是最低的，所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。

1.4 檔案信息化建設不夠全面

我國大部分的單位中，檔案信息化建設都存在很大的問題，其主要的原因在于，這些單位在進行檔案工作建設的時候不夠重視。一些專門撥給檔案室信息化建設的費用，往往會因為一些其他的緣故被私自挪用，從而導致檔案信息化相關建設的問題非常的嚴重。甚至很多的單位中，連一套設備也沒有，只是單純的一臺電腦象征性的表示已經完成了信息化建設。這樣的模式不改變，那么搞笑的檔案室建設也會存在很大的問題。

2 大數據背景下檔案管理信息化措施

在上述檔案工作中挑戰情況的分析，為了抓住機遇，需要結合大數據發展背景，實現檔案管理的信息化建設，促使其整體程度的增強。

2.1 理論觀念

未來，檔案理念將表現為兩個形式，一種為檔案觀，主要是一些價值高的文件、視頻等，通過信息系統的電子形式形成，為電子檔案。一種為大服務觀，是在大數據時代發展下，檔案服務工作逐漸向著多、多元化建設發展，檔案服務也能滿足企業、客戶的不同建設需求，其服務展現了網絡化和智能化建設。

檔案管理理念要符合時代的發展需求，在大數據背景下，給予電子文件管理工作的創新化十分必要。在傳統方式下的檔案服務，是按照使用人員的需求來對檔案查詢，但是，在大數據發展背景下，檔案信息得到信息化發展，人們更關注數據，檔案部門要形成良好的服務態度，積極挖掘有用信息，轉變傳統觀念，認識到檔案管理工作信息化發展的必要性，這樣才能在整體上得到重視。

2.2 技術方面

大數據發展背景檔案儲存，只有創造更大的空間，對儲存方式積極改變，才能容納更多的數據信息。安全問題也是關注的話題，特別是數據系統、電氣設備等，存在的安全問題十分明顯。在整個環節下，都需要專業技術給予支持，加強防火墻的設立，以免檔案信息被損壞。因此，引進先進技術，能在更大建設下加強大數據管理模式的應用。

2.3 國家政策

當前，各個國家都重視信息資源的建設工作，在一些發達國家，構建了相關政策，比如：美國發布的《大數據研究和發展倡議》，和澳大利亞發布的《公共服務大數據戰略》。我國在的這種情況下未給予大數據具體的明確方向和策略，相關機構在積極引導方式下，還需要制定符合我國國情的發展的戰略，從而為各個行業的現代化建設提供強大保障。

2.4 做好檔案歸類工作

想要更好的解決檔案歸類工作的問題，那么目前來看其主要的辦法在，可以分為三個方面：第一個方面就是要單位的領導能夠重視檔案工作。單位的領導是工作任務的核心發布者，所以大部分的檔案管理人員都必須聽從相關的任務內容。因此，能夠明確的下達指令，那么也就能夠確保相關工作的完成，保證單位能夠更好的完成檔案工作。第二個方面就是將檔案歸類工作作為一項核心考核內容，這樣檔案工作的人員就能夠非常好的完成相關的工作，因為這些工作和自身的薪資是融于一體的，因此需要引起重視。第三個方面就是要進行檔案室面積的擴充，必須要讓檔案室的面積足夠，才能儲存如此多的檔案。

2.5 強化檔案人員能力

強化檔案人員能力在目前來看，主要有如下幾個辦法：第一個辦法就是進行考核，檔案人員的能力存在問題，那么就需要全面的提升個人的能力，從而確保其能夠勝任相關的工作。所以應該對于進行全面的工作，對于能夠認真學習的人員，進行考核和留用，而對于一些不能夠認真學習的人員，就需要清退。第二個辦法就是招聘，適當的提升薪資，來獲得一些專業的人才，這樣才能改變檔案室的人才結構，確保有高素質的人才可以作為領頭羊來帶動工作。

3 結論

基于分析和研究，在現代快速發展社會中，信息數據占有較大比例，大數據時代的來臨，使各個行業發展得到轉變。大數據背景下的檔案管理工作還面對很大挑戰，為了提出有效的應對措施，不僅要給予創新，還需要符合社會的建設需求。