淺議檔案信息化建設中存在的問題

孫火福 楊偉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1.1 缺乏統一標準和規范

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發和缺乏總體規劃,軟件一般來說,實用方面的嚴重不足,電腦及相關設備類型、設備水平參差不齊,沒有形成一個統一的硬件環境：檔案信息標準化和統一的分類編碼標準并不完美,不是統一的,和由于缺乏組織支持的技術和系統管理和網絡技術支持,缺乏統一的管理、運營和技術標準,所有這些限制通信的范圍和程度,直接影響檔案信息化建設的步伐。

1.2 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠

舊檔案管理的檔案管理理論，原理，方法和技術已經熟悉，但不知道電子文件的形式，信息的存儲，傳輸，檢索和利用技術;只知道和年輕的檔案管理通信技術，計算機技術或數據對檔案管理的基本知識，管理原則和管理環節知之甚多，這是一個普遍存在的問題。現在各單位檔案檔案管理人員只是普通的計算機操作員，他們既沒有通過專業學習，也未能通過系統培訓，只需具備幾年電腦操作管理系統網絡經驗，有時只能等待專業技術人員解決問題。這些問題的存在，嚴重制約了檔案事業的創新發展。

一些管理者有嚴重的傳統觀念,缺乏必要的對檔案信息化的理解,和沒有把檔案信息化建設在適當的水平。他們認為,檔案信息化是遠離自己,檔案信息化是技術部門的問題。不需要業務人員參與他們的流程等等。

1.3 軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

1.4 數據保護存在風險

目前,中國的數據安全保護主要依賴于技術的不斷升級,設置復雜的密碼和防火墻,但它只能被動地解決問題的一個方面從技術的角度,并不能標準化,保證數據安全。此外,從預防的角度數據庫系統本身的能力,在快速變化的信息環境中,改進的數據庫保護計劃不能與時俱進,和改善技術不能完全預防計算機犯罪的發生,這也是風險。

2 檔案信息化建設的意義

檔案管理的信息化、網絡化可以給管理人員、職能部門及公司帶來明顯的效果和收益。

對于管理人員的意義：

2.1 檔案管理不再費時費力

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。

檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。

具體表現為：

數據只需一次錄入可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。

各種報表可以自動打印：數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的背景、封面，案卷目錄、文件目錄、備考表等。

自動統計檔案信息：檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。

2.2 檢索查詢更為方便

傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

提供網上查詢手段：公司內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

2.3 檔案的查借閱工作更加可控。

傳統的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案管理實現自動化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

3 綜上所述，無論你從事什么樣的職業，都必須首先以基本的職業素質，管理衛生系統中的檔案信息化建設更需要一個跨學科的人才，由于工作的特殊性，領導必須注重人才培養，落實檔案管理信息化。