淺談對基層派出所檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

楊蓉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 基層派出所檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

公安派出所檔案是公安檔案的重要組成部分。目前，派出所檔案工作的數(shù)字化處理工作已初具規(guī)模。檔案信息系統(tǒng)包括五個方面：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

派出所檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必然趨勢。檔案館目前大多采用自己的單位形式進(jìn)行紙質(zhì)文件管理，管理方法多為基于人工管理模式，信息形式多樣。對于信息工作中產(chǎn)生的大量電子文檔無法處理。如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)浪潮中最大限度地服務(wù)公安工作實(shí)踐，檔案信息化建設(shè)是必須的。

派出所檔案信息化建設(shè)是服務(wù)公安信息化工作的必要條件。檔案信息化工作是基層基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。檔案的開發(fā)和利用是檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。派出所的戶口登記檔案涉及婚姻和家庭等熱門問題。作為基層服務(wù)，只有使用檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲的數(shù)字化，實(shí)時(shí)信息收集和信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)利用來提高檔案利用的服務(wù)質(zhì)量和級別，將檔案靈活應(yīng)用，才可能實(shí)現(xiàn)公安業(yè)務(wù)建設(shè)的協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

2 當(dāng)前派出所公安檔案信息化管理工作

現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 派出所領(lǐng)導(dǎo)觀念制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。一些基層派出所的領(lǐng)導(dǎo)意識上普遍存在偏差，不知道檔案工作的重要用途和實(shí)際價(jià)值。片面地認(rèn)為檔案工作是收集過時(shí)的文件和材料，不能從歷史的角度和推動公安工作的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略地位上認(rèn)識檔案標(biāo)準(zhǔn)化的重要性和必要性，影響了派出所檔案工作的根本決策方向，使得現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)難以在派出所全面實(shí)施。

2.2 派出所檔案長期檔案管理機(jī)制還沒有完全到位。基層派出所每年各類檔案工作沒有及時(shí)完成,應(yīng)該歸檔的沒有歸檔,應(yīng)該移交的不移交，一些派出所甚至幾年不歸檔。檔案的鑒定銷毀工作不及時(shí)，大量積壓失去了使用價(jià)值的檔案,庫存空間緊張。檔案庫房防范設(shè)施不能完全到位，不能開啟空調(diào)、除濕設(shè)備,滅火器不能定期檢測,檔案室的防水、防火、防塵、光、安全預(yù)防、防潮、防止有害生物措施執(zhí)行不到位,倉庫衛(wèi)生狀況并不理想。

2.3 派出所檔案管理員團(tuán)隊(duì)不夠穩(wěn)定，無法滿足信息管理的需要。檔案作用的發(fā)揮受檔案管理人員的影響很大。隨著公安檔案資源的應(yīng)用和共享程度的不斷增加，對基層檔案工作者提出了新的要求，有必要熟悉檔案的專業(yè)管理知識，以及計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等日常操作技能，還要了解公安業(yè)務(wù)，法律等方面的知識。目前，大多數(shù)派出所檔案管理員都是由內(nèi)部或輔助警察擔(dān)任，檔案工作是重復(fù)和無形的，檔案工作者沒有動力，幾乎每兩到三年就改換一次，所以檔案工作者只是剛剛熟悉檔案業(yè)務(wù)就轉(zhuǎn)職其他工作。新的檔案管理員在短時(shí)間內(nèi)無法熟悉基本業(yè)務(wù)，也無法及時(shí)解決工作中遇到的具體業(yè)務(wù)問題。。

3 做好信息時(shí)代公安派出所檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

3.1 提高認(rèn)識，為公安派出所信息化建設(shè)提供良好保障。派出所領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化建設(shè)，要把這項(xiàng)工作納入警務(wù)人員特別是內(nèi)部警務(wù)人員的績效考核，自覺把檔案納入業(yè)務(wù)工作，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平。加大檔案資金投入，如安裝密集架、購置空調(diào)、掃描儀、移動硬盤等設(shè)備，為檔案信息建設(shè)提供良好條件。為了加強(qiáng)檔案管理的權(quán)力，可以指定內(nèi)勤民警為主，并配備輔助警察。內(nèi)勤警務(wù)人員的更換和調(diào)整的狀況中，由于輔助警務(wù)人員相對固定，從而形成了相對長期的管理機(jī)制。

3.2 加強(qiáng)派出所檔案信息化的現(xiàn)代理念。首先,提高科學(xué)技術(shù)含量。應(yīng)積極應(yīng)用公安檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)輸入、檢索和利用檔案信息的現(xiàn)代化,為快速、準(zhǔn)確和全面的檔案信息服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次,做好檔案編研工作。盡力編譯好大事記,文件匯編等常規(guī)編研材料的同時(shí),主動了解單位工作動態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深刻,全方位開發(fā)檔案信息資源,變被動服務(wù)為主動服務(wù),變落后的服務(wù)為先進(jìn)的服務(wù)。再次,改善服務(wù)措施。研究總結(jié)工作規(guī)律,不斷提高檢索方法,建立多渠道、多種形式的檢索形式,突破傳統(tǒng)的單一的、狹窄的文件目錄的情況。

3.3 加強(qiáng)派出所檔案信息化管理規(guī)范運(yùn)營。派出所檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，要求檔案管理者準(zhǔn)確了解和掌握現(xiàn)代檔案管理理論，即信息管理的概念。第一要規(guī)范檔案收集工作。將嚴(yán)格按照檔案材料分類方案，檔案館藏范圍，規(guī)制期限，創(chuàng)新收集手段，做廣泛收集和重點(diǎn)收集;掌握時(shí)間要求，遵循各種形成規(guī)則，及時(shí)收集;豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集圖片，錄像帶，錄像帶，CD，DVD，移動硬盤等載體的磁性媒體和各種有價(jià)值的物品。第二，我們必須規(guī)范檔案整理工作。應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行各種檔案管理整理，設(shè)置合理的卷，卷內(nèi)文件整齊有序，案卷標(biāo)題簡潔，保存期限準(zhǔn)確，案卷封面，卷文件目錄，參考附錄表填寫完整，書籍裝訂結(jié)實(shí)，美觀。第三，我們需要規(guī)范檔案工作的管理。實(shí)施各類載體檔案集中統(tǒng)一管理，便于檔案的存儲和利用。積極改善檔案環(huán)境和物質(zhì)條件，實(shí)施檔案倉庫，辦公房，檔案閱讀室三個獨(dú)立的場所。全面配置“七防”安全保管和設(shè)備保護(hù);要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》展開檔案借閱工作，對逾期不還、遺失，損壞或丟失，泄密的，必須依法嚴(yán)處。

3.4 加強(qiáng)指導(dǎo)培訓(xùn)和加強(qiáng)派出所檔案的信息化管理。通過培訓(xùn),我們必須不斷加強(qiáng)整體意識,不斷提高信息管理的能力,有效地提高檔案管理工作的信息化水平。有必要增加檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)強(qiáng)度,每年都要進(jìn)行一個全面培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作應(yīng)針對規(guī)范化派出所檔案管理為目標(biāo),專注于提高派出所檔案信息化管理水平,并通過定期培訓(xùn)來增加檔案知識的普及度。