淺談對基層派出所檔案信息化建設的幾點思考

楊蓉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 基層派出所檔案信息化建設的必要性和重要性

公安派出所檔案是公安檔案的重要組成部分。目前，派出所檔案工作的數字化處理工作已初具規模。檔案信息系統包括五個方面：基礎設施建設，檔案信息資源建設，應用系統建設，標準規范建設和專業團隊建設。

派出所檔案信息化建設是數字化和網絡化發展的必然趨勢。檔案館目前大多采用自己的單位形式進行紙質文件管理，管理方法多為基于人工管理模式，信息形式多樣。對于信息工作中產生的大量電子文檔無法處理。如何在數字化網絡浪潮中最大限度地服務公安工作實踐，檔案信息化建設是必須的。

派出所檔案信息化建設是服務公安信息化工作的必要條件。檔案信息化工作是基層基礎工作的重要組成部分，是實現標準化的基礎。檔案的開發和利用是檔案價值的重要體現。派出所的戶口登記檔案涉及婚姻和家庭等熱門問題。作為基層服務，只有使用檔案信息處理計算機化，信息存儲的數字化，實時信息收集和信息服務的網絡利用來提高檔案利用的服務質量和級別，將檔案靈活應用，才可能實現公安業務建設的協調和可持續發展。

2 當前派出所公安檔案信息化管理工作

現狀及存在的問題

2.1 派出所領導觀念制約了檔案信息化建設的發展。一些基層派出所的領導意識上普遍存在偏差，不知道檔案工作的重要用途和實際價值。片面地認為檔案工作是收集過時的文件和材料，不能從歷史的角度和推動公安工作的長遠戰略地位上認識檔案標準化的重要性和必要性，影響了派出所檔案工作的根本決策方向，使得現有檔案信息化建設難以在派出所全面實施。

2.2 派出所檔案長期檔案管理機制還沒有完全到位。基層派出所每年各類檔案工作沒有及時完成,應該歸檔的沒有歸檔,應該移交的不移交，一些派出所甚至幾年不歸檔。檔案的鑒定銷毀工作不及時，大量積壓失去了使用價值的檔案,庫存空間緊張。檔案庫房防范設施不能完全到位，不能開啟空調、除濕設備,滅火器不能定期檢測,檔案室的防水、防火、防塵、光、安全預防、防潮、防止有害生物措施執行不到位,倉庫衛生狀況并不理想。

2.3 派出所檔案管理員團隊不夠穩定，無法滿足信息管理的需要。檔案作用的發揮受檔案管理人員的影響很大。隨著公安檔案資源的應用和共享程度的不斷增加，對基層檔案工作者提出了新的要求，有必要熟悉檔案的專業管理知識，以及計算機，網絡系統等日常操作技能，還要了解公安業務，法律等方面的知識。目前，大多數派出所檔案管理員都是由內部或輔助警察擔任，檔案工作是重復和無形的，檔案工作者沒有動力，幾乎每兩到三年就改換一次，所以檔案工作者只是剛剛熟悉檔案業務就轉職其他工作。新的檔案管理員在短時間內無法熟悉基本業務，也無法及時解決工作中遇到的具體業務問題。。

3 做好信息時代公安派出所檔案管理工作的幾點建議

3.1 提高認識，為公安派出所信息化建設提供良好保障。派出所領導要高度重視檔案信息化建設，要把這項工作納入警務人員特別是內部警務人員的績效考核，自覺把檔案納入業務工作，提高檔案標準化水平。加大檔案資金投入，如安裝密集架、購置空調、掃描儀、移動硬盤等設備，為檔案信息建設提供良好條件。為了加強檔案管理的權力，可以指定內勤民警為主，并配備輔助警察。內勤警務人員的更換和調整的狀況中，由于輔助警務人員相對固定，從而形成了相對長期的管理機制。

3.2 加強派出所檔案信息化的現代理念。首先,提高科學技術含量。應積極應用公安檔案管理軟件,實現輸入、檢索和利用檔案信息的現代化,為快速、準確和全面的檔案信息服務奠定堅實的基礎。其次,做好檔案編研工作。盡力編譯好大事記,文件匯編等常規編研材料的同時,主動了解單位工作動態,調查檔案利用需求,深刻,全方位開發檔案信息資源,變被動服務為主動服務,變落后的服務為先進的服務。再次,改善服務措施。研究總結工作規律,不斷提高檢索方法,建立多渠道、多種形式的檢索形式,突破傳統的單一的、狹窄的文件目錄的情況。

3.3 加強派出所檔案信息化管理規范運營。派出所檔案工作作為一項基礎工作，要求檔案管理者準確了解和掌握現代檔案管理理論，即信息管理的概念。第一要規范檔案收集工作。將嚴格按照檔案材料分類方案，檔案館藏范圍，規制期限，創新收集手段，做廣泛收集和重點收集;掌握時間要求，遵循各種形成規則，及時收集;豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集圖片，錄像帶，錄像帶，CD，DVD，移動硬盤等載體的磁性媒體和各種有價值的物品。第二，我們必須規范檔案整理工作。應嚴格按照要求進行各種檔案管理整理，設置合理的卷，卷內文件整齊有序，案卷標題簡潔，保存期限準確，案卷封面，卷文件目錄，參考附錄表填寫完整，書籍裝訂結實，美觀。第三，我們需要規范檔案工作的管理。實施各類載體檔案集中統一管理，便于檔案的存儲和利用。積極改善檔案環境和物質條件，實施檔案倉庫，辦公房，檔案閱讀室三個獨立的場所。全面配置“七防”安全保管和設備保護;要嚴格按照《檔案借閱制度》展開檔案借閱工作，對逾期不還、遺失，損壞或丟失，泄密的，必須依法嚴處。

3.4 加強指導培訓和加強派出所檔案的信息化管理。通過培訓,我們必須不斷加強整體意識,不斷提高信息管理的能力,有效地提高檔案管理工作的信息化水平。有必要增加檔案業務知識的培訓強度,每年都要進行一個全面培訓。業務培訓工作應針對規范化派出所檔案管理為目標,專注于提高派出所檔案信息化管理水平,并通過定期培訓來增加檔案知識的普及度。