對我國檔案信息化建設實施的理論分析

張一凡 仇子越

南京市公安局玄武分局

過去許多單位，如檔案館（室）在信息技術應用方面的水平很低，只局限于簡單的檔案目錄的編排、管理和查閱，檔案部門之間做不到資源共享，檔案部門之間沒有建立起數字化聯系，更談不上電子檔案文件的網上調取、查閱及歸檔，檔案信息化工作可以說都算不上起步。因此，檔案工作者應加大宣傳檔案信息化建設工作的力度，提高對電子檔案的認識，單位領導應將本單位的檔案信息化建設工作進行統籌安排和部署，將檔案信息化納入本單位的辦公自動化工作中，進一步完善檔案建設的各項規章制度，進一步明確檔案管理建設工作的相關人員的職責，確保本單位電子檔案材料的系統化和安全有效，這樣，檔案信息化建設工作才能有質的突破，才能讓傳統的檔案管理成為真正意義上的信息化管理。

1 檔案信息化建設的主要意義

在最近幾年里，從我國當前社會經濟發展的形勢來看，人們對檔案管理引起了必要的重要，同時也積極的引起大量的科學手段，進而將檔案管理質量加以提升。其中，隨著檔案信息化建設的理念提出來以后，也就預示著我國之間朝著信息化的方向前進。

當前，人們在檔案信息化建設的過程中，其意義主要有以下幾點：①隨著時代的不斷進步，我國檔案管理過程中所涉及到的工作量也越來越大，因此我們在對傳統檔案管理工作進行改革的過程中就將數字化管理方法應用到其中，這不僅使得檔案管理工作的質量和效率得到進一步的提升，還為檔案信息化的建設打下了扎實的基礎，從而在真正意義上實現了現代化檔案信息管理；②網絡信息技術的出現，使得人們有著豐富的網絡資源，因此我們就將網絡經濟技術應用到檔案管理工作當中，這樣不但實現了檔案信息資源的快速查找和共享，還使得檔案信息數據的安全性得到了進一步的保障，使得人們在檔案信息管理的過程中，不會出現數據信息丟失的情況。③在當前我國檔案信息建設的過程中，其檔案信息一體化在其中有著十分重要的意義，這也是當前檔案信息管理中的主要內容之一，使得現代化檔案管理工作的質量和信息資源的利用率得到進一步的提高。可見，在當前我國檔案管理行業發展的過程中，檔案信息化建設有著十分重要的意義，它是提高檔案信息管理質量和效率的主要手段之一。

2 檔案信息化建設中的存在的一些問題

當前，即使檔案信息化在進行建設時有了小許成就，然而因為我國對檔案研究開始的時間不長，諸多方面都處于初級階段，繼而促使建設實施中具有一些不足之處，通常體現在以下幾點：第一，沒有協調統一的網絡機構。從當前的發展形勢來看，我國還沒有成立專門的組織機構來對檔案做好適當的規劃工作，全部的檔案網站大多數都是單獨的，而且沒有對相關信息的編制要求進行統一，導致檔案資源出現分散的情況，這種現象會在某種程度上對檔案信息實現共享效果帶來影響；第二，數字化及其輔助管理所存在的缺陷。某些檔案管理機構中的相關體系通常都在以往手工形式下開展的，以往的管理對象主要都是使用紙張以及塑料等載體，將現代化設備當做一種輔助工具，沒有對檔案數據做好適當的處理，這樣就會導致檔案內部某些部門發生不協調的情況，在某種程度上對檔案工作的正常進行帶來阻礙；第三，檔案信息會出現丟失的情況。由于檔案信息可以起到開發的作用，同時也是提供信息資源的關鍵所在。但是，當檔案進行信息化以后，檔案的收集工作從以往的雙向逐漸轉換為單向，從可預見轉變成不可預見，再加上信息在收集的時候會存在一些主觀因素，這樣就會致使信息出現不完整的情況，會對檔案信息帶來一定的局限性。

3 檔案信息化建設實施的有效策略

3.1 加大檔案信息網絡一體化建設力度

因為網絡一體化作為檔案實現信息化的關鍵所在，同時也是確保檔案管理工作的主要保證。對此，相關單位一定要提高網絡一體化的建設質量，可以從以下幾點入手：第一，可以加大對各省市、自治區建設的力度；第二，應當推動這些網絡能夠和相關政務網絡做好恰當的關聯工作，從而形成一套結構系統，加大檔案信息化建設的力度。

3.2 科學規劃

應當制定科學合理的發展規劃，以此來確保信息化建設健康發展。信息化建設重在基層，也難在基層，特別是經濟欠發達地區的基層單位，檔案業務經費投入嚴重不足是制約信息化的瓶頸。因此，檔案行政管理部門應針對基層檔案工作的實際，根據現有的人力和財力，制定切實可行的信息化發展規劃，積極穩妥地推進檔案信息化進程，保障信息化建設健康發展。

3.3 加大資金投入

應當不斷加大資金投入，借此確保檔案信息化建設正常開展。信息化建設需要一定的經費投入作保障。基層檔案部門應結合辦公自動化和電子政務建設的進展情況，將檔案信息化建設納入當地電子政務建設規劃，爭取領導的重視和支持，加大對檔案信息化建設的投入，將所需經費納入正常事業費中，確保檔案信息化建設正常開展。

3.4 加強檔案人才培養

檔案信息化在建設的時候，相關人員不但要具備專業化知識，而且還應當對信息技術做到熟練掌握。不同部門要依據檔案工作的具體情況來對相關人員做好適當的調整，端正工作態度，可以全身心的投入到檔案信息化建設的研究中。

結語

綜上所述，檔案信息管理工作對單位發展的重要性不言而喻，由于檔案管理工作是一項系統性強、結構性緊密的一項工作，因為，在管理工作過程中，需要每個部門已經每個工作人員的積極配合，才能把檔案管理工作做得最好。基于此，單位要重視檔案的管理工作，積極優化檔案的管理模式，完善好相關的管理體系，加快檔案信息化管理的進程。同時，還要不斷地提高檔案管理人員的綜合素質水平，端正管理人員的管理態度和理念，增加管理人員的檔案管理對單位發展的重要性的意識，才能更好地保證檔案管理工作做得更好。