關于加強機構改革期間檔案管理與處置工作的實踐與探索

屈立凡 來賓市委市政府督查和績效管理辦公室 廣西來賓 546100

1 引言

檔案管理工作是很多單位的重點管理工作之一，對于其他工作的開展有十分重要的意義。對于黨政機關也是如此，檔案管理工作對于黨政機關工作的順利開展有較大的輔助意義。在2018年，十三屆人大批準了國務院關于機構改革的方案，這意味著我國的行政機構面臨“大部制”改革，給檔案管理工作提出了難題。如何做好機構改革期間的檔案管理工作，成為檔案管理部門需要思考和解決的關鍵問題。

2 改革過程中做好檔案管理工作的重要性

本次機構改革基本涉及到全國范圍內的所有機關事業單位，以及許多大型的國有企業。這其中撤并建的很多機構是進行改革的關鍵，專業性和保密性要求都較高，在改革要求下，單位需要進行職能重組，政企分開等一系列工作，在這個過程中，如何準確講檔案分類、篩選和移交等，對于檔案管理工作十分重要。檔案管理工作的有序和高效開展，關系到歷史憑證查詢、工作績效考察等問題，可以推動單位的良好發展，反之則可能導致無法查明數據和工作進展，無法持續開展工作等問題。

3 改革期間檔案管理工作存在問題分析

3.1 檔案的收集整理問題

檔案管理工作的開展是依據《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》進行的。但在機構改革過程中，單位產生的文件材料相比過去要多，而且十分復雜，很容易出現錯誤，特別是對于撤并機構的檔案管理來說。機構改革一般會帶來人員結構的調整，而這會影響檔案管理人員的構成，進而影響檔案管理工作的開展。單位中兼職進行檔案管理的人員較多，影響了檔案工作的連續性，而且這些人員本身素質不高，專業性不強，會導致出現檔案資料收集不到位，整理標準不規范等問題，有個別甚至將應當留檔的檔案資料私自存留，不歸檔。

3.2 檔案的交接問題

檔案資料存在交接不規范、交接不詳細，沒有準備交接單，或者沒有落實具體的責任人、交接人、監督人等，清單記錄不詳細，核對不及時等，沒有嚴格按照法律法規中關于撤并或合并單位檔案交接的規定進行交接。對那些撤并特別是那些職責被拆分的單位，檔案交接問題尤為明顯，比如物價局撤掉了，其職能被分成三份分出去，以前的檔案處置就成問題，老單位不在了，接收單位又不熟悉老單位的業務，難以順利進行交接，導致檔案資料的實物、影像圖片等出現損壞甚至丟失等，影響檔案工作的開展。

3.3 檔案的安全問題

目前來說，單位進行檔案管理基本實現信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實現電子化，帶來一定的網絡不安全問題。在改革過程中，檔案管理人員缺乏保密意識，對于檔案管理不嚴格，出現損毀、丟失、發潮、信息泄露等；沒有按照規定進行安全防護，不能有效設置防火墻等，難以保證電子檔案信息的安全性；不能定期優化信息管理系統，導致系統存在漏洞，容易被攻擊出現安全問題。

3.4 檔案人員結構問題

檔案管理工作涉及到的內容比較復雜，對于工作人員的專業性和能力有較高的要求。但實際上，單位缺乏專業的檔案管理人員，現有管理人員的素質水平不高，大都沒有接受過專業的培訓，因此工作效率較低，也容易出現失誤，對于檔案管理的準確性和真實性有很大影響。單位不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養專業的管理人員。檔案管理人員的信息化素養不高，不能熟練應用計算機軟件等，無法實現對檔案管理的信息化操作。

4 加強機構改革期間檔案管理與處置工作

4.1 健全完善檔案管理制度

單位要從實際出發，按照現代檔案管理的相關標準，嚴格執行《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，提升檔案管理的安全性、完整性和時效性。尤其是要按照機構改革的要求，對撤并和合并機構的檔案管理工作進行規定，詳細說明交接工作的進行。單位需要加強信息技術的應用，建立完善的檔案管理網絡體系，實現信息化管理，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統，實現線上線下綜合管理。在信息化管理模式下，單位將所有檔案資料都進行電子備份，這樣可以避免紙質資料出現的丟失損毀等問題，而且電子資料的交接和轉移比較便捷；同時建立有效的電子查詢途徑，方便用戶查詢相應的檔案信息。

4.2 制定科學檔案管理方案

在機構改革過程中，對于撤并建機構的檔案管理，需要結合本單位實際，建立科學的檔案處置方案。單位需要制定符合本單位實際的檔案管理方案以及具體的實施細則，將管理的步驟、流程、方法等進行具體落實，并實施崗位責任制，將責任明確到個人。在這里，單位需要建立檔案處置小組，明確各自的權責關系和業務范圍；掌握檔案處置的原則和標準；根據機構改革方式的不同，對檔案資料進行區分，明確歸屬方向和具體的處置方法；新成立的機構、部門要明確對檔案管理的要求。

4.3 強化檔案管理責任追究

在機構改革過程中，要強化檔案管理工作的責任追究。首先要積極與檔案管理部門進行聯系和協作，讓其履行相應的職責，發揮檔案管理監督、管理和指導的職能，對改革期間出現的問題及時進行追責。其次，成立檔案處置監管小組，對檔案處置的各個環節進行監督，安排階段性檢查目標，規定好時間節點、質量要求，如果發現問題要求單位限期整改，如果再次檢查扔不達標就需要追究責任。最后在進行檔案處置過程中，要做好詳細的記錄，整理好編目，并制定好手冊，按照規定要求經辦人簽字，任何環節出現問題就找這個環節的負責人。

4.4 推進檔案管理規范化建設

機關事業單位要充分認識到檔案管理的重要性，樹立檔案管理意識，強化管理人員的責任心，從思想上入手，打造全新的開放式管理模式，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設的投入力度，營造檔案管理的建設氛圍。同時還要抓好檔案管理的標準化、規范化建設，制定統一的管理標準，改變傳統的思想觀念，創新管理模式，引進先進的技術和方法，應用先進的軟件，構建信息化檔案管理模式。還要注意提升檔案管理人員的信息化素養，強化信息化操作能力。

5 結語

機構改革期間，對于新單位來說，怎么優化檔案管理機制，保證檔案的完整、安全、延續以及后期處置工作成為單位檔案管理工作的關鍵。