事業單位檔案管理工作中的人性化管理

丁莉

摘 ? 要：隨著社會體系的不斷完善，“以人為本”理念深入人心，人性化管理在當今社會應用也越來越廣泛，在目前事業單位檔案管理工作中也引入了人性化管理理念，既保證了事業單位的穩定發展也促進了社會的和諧穩定。本文以人性化管理對事業單位檔案管理工作的意義為出發點，簡單分析了人性化管理應用在事業單位檔案管理工作中的作用，并提出了實現人性化管理的一些建議。

關鍵詞：事業單位 ?檔案管理 ?人性化管理 ?途徑

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）06（b）-0165-02

在事業單位發展過程中，檔案管理工作發揮著十分重要的作用，其不僅記載著事業單位的歷史發展，也為事業單位后續的發展指明方向，并提供數據參考[1]。隨著社會的發展，檔案的種類也越來越多，這對檔案管理工作提出了挑戰，而隨著人性化管理理念的不斷發展，在事業單位檔案管理工作中應用人性化管理有助于檔案管理工作效率的提高，也有助于推動事業單位的發展。

1 ?人性化管理在事業單位檔案管理工作中的意義

在傳統的事業單位檔案管理工作中，人們通常使用的是“物本管理”的管理方式，檔案管理人員的主要工作內容是對檔案進行整理、保管、使用等，很長一段時間以來，這種方式基本滿足了事業單位發展的需要。隨著社會的發展，現階段事業單位檔案管理工作更加復雜，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當今社會發展的需求，在這個基礎上人性化管理理念應運而生。人性化管理理念充分體現了“以人為本”的社會主義科學發展觀，實現了人與人之間的平等尊重，使事業單位的工作環境更加和諧溫馨。在事業單位中有很多部門，各部門之間的有效合作才可以保證事業單位的正常運轉，人性化管理可以在各部門之間起到潤滑的作用，從而使事業單位能高效運轉，有力促進事業單位的發展。

2 ?事業單位檔案管理工作中人性化管理的作用

人性化管理的有效應用對于事業單位檔案管理工作具有十分重要的作用，具體表現在以下幾個方面。

2.1 管理方式的改變

傳統的檔案管理方式是將人作為經營的主體，對于人員自身的需求、情緒都較為忽視，有時甚至會制造人員之間的矛盾，不利于檔案管理工作的有效開展，也不利于事業單位內部的和諧穩定。人性化管理是以人的內心需求為出發點，讓人來作為管理的主體，實現管理的目的，通過對人們內心需求的管理促進人們進行自我價值的提升，鼓勵人們通過知識與技能的不斷學習來促進自身的發展[2]。

2.2 管理制度的柔化

傳統的檔案管理方式剛性有余而柔性不足，嚴格的管理制度一定程度上確實可以實現對員工行為的約束，但也容易引起員工的不滿情緒。人性化管理方式是柔性的管理方式，主要是通過分析員工的心理特點，再輔以一定的手段激發員工的創造力與行動力，調動員工的工作積極性，做到“物盡其用，人盡其才”，從而整體提高事業單位的運行效率，更好地為人民群眾服務。

2.3 提高管理人員素質

檔案管理人員是檔案管理工作中的核心，因此要想實現高效的檔案管理就需要提高管理人員的素質與專業水平，利用人性化管理可以根據管理人員的自身水平對管理人員進行培訓，也可以為管理人員創造外出學習的機會，整體提高管理人員的素質，進而提高事業單位所有員工的素質與服務意識，從而提升事業單位的整體形象。

3 ?人性化管理應用在事業單位檔案管理工作中的建議

要想通過人性化管理來實現事業單位檔案管理工作效率的提高就需要采取科學合理的方法，在此提出幾點人性化管理應用在事業單位檔案管理工作中的建議，以供參考。

3.1 更新管理理念

為了滿足現階段事業單位的發展需求，檔案管理工作相關負責人需要不斷更新管理理念，將管理方向向人性化做轉移，充分發揮事業單位的服務性，不斷挖掘服務對象的實際需求，并將服務對象的實際需求作為檔案管理的工作重點，同時檔案管理人員要充分利用自身的專業知識滿足服務對象的實際需求，使服務工作更上一層樓[3]。例如，在事業單位檔案管理實際工作中，為了方便各部門人員查閱資料與查詢信息，檔案管理人員可以將各部門的檔案進行分類并分開保管，也可以將部門中上下級之間的人事檔案進行分層，可以及時的滿足人們檔案查詢與使用的需求。

3.2 優化管理方法

在實際事業單位檔案管理工作中，檔案類型較多，信息也較為復雜，檔案管理的主要工作內容就是將這些檔案信息進行統一化、規范化、簡單化的管理、記錄與保存，便于人們查詢和使用。因此要想實現更高效的檔案管理工作就要不斷優化改進管理方法，積極引進先進的現代化管理方式，例如計算機技術與網絡技術、云計算、大數據等等。相關檔案管理人員也可以采用線上管理與線下管理相結合的管理方式來實現檔案的精準管理，并提高管理和使用的效率。例如，在對事業單位員工進行人事檔案信息的收集工作時可以采用線上收集與線下收集相結合的方式，以此提高人事檔案信息的全面性與完整性，同時建立線上線下同步的個人檔案，從而提高檔案信息的管理效率與使用效率。

3.3 創造良好的管理環境

良好的管理環境可以有效提高檔案管理工作效率，管理環境由內部環境與外部環境組成。外部環境指的是檔案管理人員所處的工作環境，包括辦公地點、辦公設備、室內環境等，良好的外部環境可以為檔案管理人員的工作提供便利條件，降低檔案管理人員的工作難度，并且可以使檔案管理人員時刻因為優美的環境保持著工作積極性[4]。內部環境指的是工作人員之間的工作氛圍與各部門的相互配合，在檔案管理工作中可以通過融入大量的人性化內容來實現檔案管理人員的個性化體現，使檔案管理人員之間的氛圍和諧溫馨，生動活潑，從而提高工作效率。良好的管理環境也更加體現了人性化管理的特點，也保證了事業單位的良好運轉，更好地為社會與公眾提供服務。

3.4 完善人性化管理制度

現階段事業單位中的人性化管理還處在傳統管理理念向人性化管理理念過渡的階段，在傳統的檔案管理制度中還存在著較多生硬、刻板的條例與規范，并沒有體現出“以人為本”的人性化管理原則，對于員工不夠尊重與關心[5]。因此，檔案管理負責人要在原有的管理制度中融入更多的人性化元素，使檔案管理工作更有人情味，使檔案管理人員在工作中感受到重視、尊重與認可，從而提高檔案管理工作效率。另外，要注重檔案管理人員專業知識與服務意識的提升，通過人性化管理實現定期對檔案管理人員專業知識的考核與培訓，增強檔案管理人員的服務意識與責任心，同時鼓勵檔案管理人員自主學習、自我超越。還可以通過制定合理的獎懲機制約束檔案管理人員的行為，調動檔案管理人員工作的積極性與主動性，整體提升檔案管理工作的質量與效率。

4 ?結語

綜上所述，人性化管理是事業單位檔案管理的必然趨勢，在事業單位檔案管理工作中應用人性化管理有助于檔案管理工作質量與效率的提升，也能更好地滿足服務對象的實際需求，滿足事業單位的發展需求。因此，檔案管理人員要轉變管理理念，創新管理方法，營造良好的管理環境，不斷完善人性化管理制度，更好地為社會服務、為人民服務。

參考文獻

[1] 劉兆麗.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新探索[J].科技風，2019（13）：221.

[2] 牛永愛.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].才智，2019（12）：190.

[3] 鄭太敏.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技經濟導刊，2019（11）：232.

[4] 周穎.淺析事業單位檔案管理工作中的人性化管理[J].現代營銷：信息版，2019（3）：148.

[5] 汪麗.事業單位檔案工作中的人性化管理方法淺談[J].才智，2018（26）：214.