檔案管理工作的重要性分析

■張代娟/濟寧市嘉祥縣人力資源和社會保障局

人力檔案里的許多真實案例相對于其他資料更具說服力和信服力，所以說人力資源檔案的管理是企各個地方必須落實的一項任務，也是管理性的一個工作，需要設立專業的機構和招聘專業的工作人員。人力資源的檔案管理有別于其他部門或企業，人力資源的檔案可以為社會提供更多的信息服務，受眾面廣且實踐服務性強，通過提供檔案信息為社會實踐服務強，所以人力資源的檔案管理更要建立健全管理系統，才能更好的服務社會和人民。

一、檔案管理的重要意義

（一）檔案管理對國家有重要影響

檔案管理工作具有一定的政治性，在一個國家中統治階級的階級關系和階級利益都提現在國家檔案中，而國家檔案又為統治階級的方方面面服務，這個服務方向是統治階級工作政治性的集中表現，而統治階級是國家重要主導力量，決定著國家發展的方向，則足以說明檔案在統治階級管理國家中發揮巨大作用，所以這種國家檔案的保密要求非常嚴格，每一個國家都有自身管理檔案的一套詳細方案和檔案管理系統，這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。而人力資源的檔案管理對社會和國家更具重要意義，首先，在工作性質上，人事要求檔案管理的機要性和嚴格性都相對于其他部門高，各個相關部門和人員都有認真貫徹落實國家和黨的檔案管理要求與體系，建立嚴密的檔案管理法規與制度，保證檔案管理工作順利進行。其次，在建立檔案管理體制后，必須遵循檔案管理程和嚴格按照工作流程要求開展一系列工作。最后，只要各級用人單位對檔案管理有保證，人事檔案就會成為人力資源開發工作的重要資源，還會為穩定單位人才隊伍的具有重要意義，會在工作思路上，人才合理流動和人才效用就會最大化得到發揮。

（二）人事檔案管理對社會發展有重要意義

檔案作為社會的一種無形財產，為社會的生產活動提供更多的技術參考和幫助，也在社會管理方面發揮巨大作用，規范化的檔案管理提高社會管理和發展水平，推動各個地方積極穩定的發展。檔案管理作為社會管理的最基本的一項工作，只有在社會人員、經濟、管理等各個環節完善各種檔案，與社會相關的各個環節才能有序進行，社會的生產活動和經濟活動更應建立健全一系列檔案進行保護，因為這是社會的一種無形財產，可以為社會后期發展提供更多寶貴的經驗，利用信息技術對人力檔案進行嚴格管理并建立一套適應社會發展特點、體現社會規范化、科學管理水平的檔案體系，就能使社會的發展與檔案管理工作相適應相協調，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。人事檔案記錄著社會的歷史發展歷程，社會如何協調發展，每一段階段的發展情況、社會發展戰略和目標、各個部門董事結構的變動、人員的管理等各個方面，這些都可以從企業檔案找到解答。關系到每一個家庭每一個人發展，記錄著社會各個單位的詳細情況，也記錄著政府的工作情況，對社會穩定發展起到一定的作用，為社會政治、經濟、教育和文化的發展提供更寶貴的經驗，所以人力資源檔案的管理工作，是在一定程度上決定社會的健康發展。

二、檔案管理的建議

（一）建立健全人事檔案管理體系

在進行檔案管理時，要遵循國家檔案管理原則和相關法律法規，維護檔案的完整與安全。國家應建立健全相關的檔案管理法律法規，設立各個級別的檔案管理機構對檔案進行系統管理，確保檔案的不受損壞以及檔案的保密性，保密性對檔案的管理來說是一項重任，防止重要機密的泄露就應設立檔案管理部門，配備相關專業人員對其管理，并且要嚴厲打擊泄密者，防止非法人員對檔案進行有意破壞和盜竊，只有合理保護檔案，才能使檔案更好的服務于各個方面的工作。保護好檔案不被盜竊、損壞以及嚴厲打擊泄密者這也是對檔案管理工作者的一個重要考驗，也是每一個檔案管理部門要貫徹落實的任務，社會和國家的歷史都存于各種檔案中，只有加大力度對其保護，建立健全檔案管理法才能推動國家和社會更好的發展。而在企業檔案管理方面，首先，你要確定本公司的歸檔范圍，什么文件該歸檔，什么應該直接銷毀，還有就是要確定分類法，也就是根據什么排列，比如說，按年度、按組織機構等，這些都要根據本公司的具體情況，有你親自做調查，再一點點的做。電子版的話，也就是電子檔案管理的范疇，你應該建議領導購買專門的電子檔案管理軟件，因為你若是自己弄的話，肯定是弄不了的。

（二）提高人力檔案管理的高度信息化水平

配備服務器、計算機、交換器、掃描儀等硬件設備和系統軟件，通過對檔案管理人員在計算機系統軟件的操作方面進行培訓及推廣，以及對上網信息進行密級界定，將檔案管理工作從人工轉向智能機器管理，利用現代先進的計算機技術與媒體對其進行管理，對檔案管理進行更詳細的等級劃分，使檔案管理這巨大的工程量更容易得到解決，檔案具有海量的數據，人工管理會出現不同的錯誤已經效率底下，而計算機對數據的管理具有巨大優勢，龐大的計算機數據系統可以將檔案詳細管理，必要時還可以建立檔案管理數據庫，這樣的數據庫對檔案的管理具有極高的專業性和嚴謹性，可以收集和管理每一個人詳細的數據信息以及社會和國家各個方面的數據信息。對于一個國家的檔案管理來說，僅僅依靠人工管理遠遠不足以滿足工作需求，從檔案信息的收集到整理以及最后的收集工作，如果僅僅靠各個不同部門的人工落實，這無疑是一個極具難度和效率極低的工作，造成大量的人力和物力上的浪費，各個地方的人力資源檔案管理也是如此，只有依靠先進的計算機數據管理系統，才能保證檔案管理工作的有序進行，對檔案進行信息化管理才能提高效率與效益，也可以降低檔案管理出現重大錯誤的幾率，而且我國的大數據發展近年來得以迅速發展，采用大數據進行檔案管理，其一，可以打破各種時間與地域性限制，減少人力物力上的開支，實現檔案入庫管理和檔案信息共享，其二，計算機數據檔案管理可以防止檔案被損壞概率，保密度也極高，可以說計算機的發展和普及可以為檔案數據管理帶來極大的便利，保證檔案信息化和和社會信息化發展相協調，而在依靠網絡技術管理時，要加強網絡安全建設，培養專業和高級的網絡安全管理人才，防止網絡被入侵而導致重要檔案信息泄露，對檔案信息化管理全面升級。還要提高檔案管理人員的國家和社會責任感，提高檔案管理人員的專業素質，嚴厲打擊檔案信息泄露者，推動社會與國家穩定發展。

三、結語

人事檔案管理是一項復雜的工作，每一個環節都具有重要意義，在社會管理方面，正確的人事檔案管理能夠保證社會健康發展，檔案也記錄著社會發展的點點滴滴，能為社會人員管理、經濟活動、政治活動和文化活動方面提供歷史參考，每一個環節都與企業發展息息相關。而目前我國檔案管理還存在許多漏洞，所以，要建立健全檔案管理法，對檔案管理模式轉型升級，淘汰以前落后的人工管理方案，依靠我國先進的計算機技術對其進行詳細管理，防止檔案受損情況的發生，而在依靠網絡技術管理時，要加強網絡安全建設，培養專業和高級的網絡安全管理人才，防止網絡被入侵而導致重要檔案信息泄露，對檔案信息化管理全面升級。還要提高檔案管理人員的國家和社會責任感，提高檔案管理人員的專業素質，嚴厲打擊檔案信息泄露者，配備服務器、計算機、交換器、掃描儀等硬件設備和系統軟件，通過對檔案管理人員在計算機系統軟件的操作方面進行培訓及推廣，為社會和國家的發展保駕護航。