現(xiàn)代項目管理理論在高校信息系統(tǒng)項目管理中的應(yīng)用

摘 要：據(jù)統(tǒng)計，絕大多數(shù)高校信息系統(tǒng)項目的失敗案例是由于管理失誤造成的。高校的項目工作缺乏科學(xué)規(guī)范的管理方法指導(dǎo)是造成這一狀況的主要原因。文章結(jié)合在實踐中總結(jié)的典型問題，利用現(xiàn)代項目管理理論對高校的信息系統(tǒng)項目管理工作提出改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：高校;信息系統(tǒng);項目管理

一、 高校信息系統(tǒng)項目管理中存在的典型問題

1.缺乏專門的信息系統(tǒng)項目管理團隊

高校由于自身的組織和業(yè)務(wù)特點，其日常的運營工作十分繁重，一般無法做到對項目工作進(jìn)行專門的管理，項目管理的組織模式一般采取職能型或弱矩陣組織結(jié)構(gòu)，很難采用集中主要注意力于項目工作的項目型組織結(jié)構(gòu)。

2.系統(tǒng)使用效果不理想

高校信息系統(tǒng)項目往往在建設(shè)完畢后發(fā)現(xiàn)其使用效果達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，最主要的一個原因是需求工作沒有做好，高校的信息系統(tǒng)用戶構(gòu)成復(fù)雜，需求的收集工作難以盡善盡美，校方與承建方對需求的理解會出現(xiàn)偏差，對項目建設(shè)過程中一些需求的增減，雙方也會持不同態(tài)度。

3.項目易受到外部因素影響

高校信息系統(tǒng)項目的事業(yè)環(huán)境因素復(fù)雜。高校的信息化建設(shè)一般是嚴(yán)格受到國家、省市及行業(yè)政策約束的行為，高校內(nèi)部的整體決策也會對信息系統(tǒng)項目這一局部工作產(chǎn)生干擾。

4.與承建方對項目工作的理解產(chǎn)生分歧

由于高校與承建方的立場、站位、視角、知識結(jié)構(gòu)等多方面存在差異，對項目工作在諸多方面存在分歧。如這種分歧得不到有效的管控，發(fā)展成沖突，導(dǎo)致承建方開發(fā)不積極、對于需求的合理變更不置可否，乃至雙方對簿公堂，會對項目造成無法挽回的損失。

二、現(xiàn)代項目管理理論簡介

現(xiàn)代項目管理理論的核心是項目管理協(xié)會提出的項目管理十大領(lǐng)域的知識體系。這十大管理領(lǐng)域分別是：項目整體管理、項目范圍（需求）管理、項目進(jìn)度管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目干系人管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理。在這個核心知識體系的基礎(chǔ)上，人們還提出了項目立項管理、項目合同管理、項目變更管理、項目集管理等知識，共同組成了現(xiàn)代項目管理宏大的理論體系。

三、高校信息系統(tǒng)項目管理的改進(jìn)

1.做好信息系統(tǒng)項目可行性分析

可行性分析是項目立項管理中的核心部分，它主要對項目的實施條件、必要性和效益進(jìn)行分析，為立項決策提供科學(xué)依據(jù)。高校信息系統(tǒng)項目的建設(shè)大都是不以易于量化的經(jīng)濟效益作為績效指標(biāo)，這就為項目效益分析帶來了較大難度。本著科學(xué)的態(tài)度，可行性分析的績效指標(biāo)必須做到可量化。高校必須克服困難，找出符合項目實際的績效測量方法。例如，面向社會的系統(tǒng)中的遠(yuǎn)程教育平臺系統(tǒng)，其系統(tǒng)的用戶數(shù)量、活躍度、月均課程上傳數(shù)量、觀看數(shù)量、留言數(shù)量等均可作為可量化的績效指標(biāo)。

2.做好項目需求的收集、定義工作

決定高校信息系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵因素是項目需求工作的好壞。高校系統(tǒng)的需求管理面臨的最大問題是用戶龐雜，需求的收集工作不好開展。在實際工作中，應(yīng)充分利用項目干系人管理技術(shù)和項目需求收集工具，盡可能地獲取與協(xié)調(diào)關(guān)鍵干系人對系統(tǒng)的需求，一定要避免閉門造車、建非所需的情況發(fā)生。

對需求的正確定義也是需求管理工作重要的組成部分。需求定義的過程中，高校最需要注意的方面是與承建方對需求的理解保持一致。要明確功能性需求的描述，非功能性需求的量化標(biāo)準(zhǔn)，形成完整的需求跟蹤矩陣，詳細(xì)體現(xiàn)在需求規(guī)格說明書中。由于合同中無法載明項目需求的細(xì)節(jié)，因此需求規(guī)格說明書在一定程度上起到了合同作用，是具備法律效力的重要文件，高校必須嚴(yán)格審查后才能簽字確認(rèn)。

3.做好項目的變更管理工作

高校信息系統(tǒng)項目出現(xiàn)最多的變更就是需求的增減。即使是作為甲方，高校也絕對不能抱著增加功能對己有利的原則與乙方合作，不能對需求的增加毫無管控。高校項目管理者需要對系統(tǒng)整體的績效目標(biāo)有著非常明確的認(rèn)識，在需求規(guī)格說明書已經(jīng)簽字確認(rèn)的情況下，對提升項目績效無顯著作用的需求增加要明確說“不”。即便是管理者認(rèn)為有必要實施的變更，也需要提交變更控制委員會（CCB）審議。CCB是一個專門決策項目各項變更工作的機構(gòu)，該機構(gòu)人員不固定，但必須包含某項變更可能會涉及的關(guān)鍵干系人。只有經(jīng)CCB確認(rèn)通過的變更方案才可以實施。不僅僅是需求的增減，項目中所有與原計劃不一致的工作，原則上都需要通過CCB的確認(rèn)。

4.提升管理者的管理知識與經(jīng)驗水平

據(jù)了解，大部分高校的信息系統(tǒng)項目的核心管理工作由信息技術(shù)部門擔(dān)任，人員具備一定的信息技術(shù)能力，但普遍缺乏專業(yè)的項目管理知識與技能。因此，加強信息系統(tǒng)項目管理者的項目管理意識，提升項目管理技能是高校需要重視的工作。適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)可以豐富管理者的管理知識儲備，更重要的是要培養(yǎng)管理者在項目管理的實踐中總結(jié)出適合自身的經(jīng)驗教訓(xùn)的能力。在項目管理理論中，存在著一個幾乎適用于全部過程的輸入項——組織過程資產(chǎn)。通俗講，要注意總結(jié)各類項目工作中共同的規(guī)律并將其系統(tǒng)化、模板化，成為高校自身的經(jīng)驗寶庫，拿來即用，不僅省時省力，更重要的是會避免諸多因考慮不周造成的嚴(yán)重后果。

5.保證項目的有效溝通

由于高校項目管理者大都被繁重的日常工作所累，經(jīng)常忽視與關(guān)鍵干系人的溝通，其結(jié)果將會直接影響到項目過程各環(huán)節(jié)，產(chǎn)生諸如需求理解偏差、計劃執(zhí)行有誤等問題。高校信息系統(tǒng)項目管理者應(yīng)該明確項目的例會制度，定期召集相關(guān)人員參與項目討論，要求承建方通報項目進(jìn)展，做到對項目的有效掌握。此外，還應(yīng)該重視非正式溝通渠道的暢通，與關(guān)鍵干系人如用戶、甲方代表、高校決策者、上級主管部門等保持有效聯(lián)系，隨時了解最新動態(tài)，有效利用良好的溝通技巧，保證項目活動在關(guān)鍵干系人的訴求不發(fā)生重大沖突的前提下平穩(wěn)開展。

綜上所述，高校信息系統(tǒng)項目管理中遇到的問題是可以通過現(xiàn)代項目管理理論得到有效解決的。當(dāng)然，在實際管理中遇到的問題與解決方案遠(yuǎn)不止前文描述的這些方面，本文只是提出了其中幾個最典型的問題進(jìn)行闡述。但現(xiàn)代項目管理知識體系已經(jīng)被無數(shù)案例證明了其科學(xué)性，高校樹立科學(xué)管理意識這一前提是不會錯的，在工作中遇到的新問題都可以在項目管理理論的知識寶庫中找到答案。

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作者簡介：劉碩（1985—），男，北京人，工程師，碩士，研究方向：教育信息化。