信息化背景下對高校輔導員構建學生電子檔案的思考

■

/廣東海洋大學

從1961年開始，我國確定了輔導員制度并正式實施，教育部十六號文件《教育部關于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設的意見》中指出:輔導員是高等學校教師隊伍的重要組成部分，是開展學生思想政治教育的骨干力量，是大學生健康成長的指導者和引路人。目前我國部分高校也在積極建立輔導員信息化管理系統，實現信息化管理是高校教育發展的明顯趨勢。在信息化大背景下，對高校輔導員進行信息化管理的要求越來越高，建立學生電子檔案是實現信息化管理的基礎條件。

一、高校輔導員日常教育特點

(一)輔導員職責

我國從1961年開始確定高校輔導員制度并實施，主要以思想政治教育為主要職責，進入21世紀后，黨和國家越發高度重視高校思想政治教育工作和學生的全方位發展，在教育部的16號文件中，也深入拓展了輔導員職能。輔導員的工作職能包括思想政治教育、黨建工作、學生獎助貸評比、就業指導、心理教育等方面，主要負責學生的思想政治教育、日常事務管理等方面的工作。

(二)輔導員是高校學生思想政治教育的領路人和管理者

輔導員是大學生能力全面發展的基石，亦是大學生成長發展過程中的“人生導師”。輔導員與學生的關系建立，往往也是建立在兩者的相互了解基礎上。輔導員對學生的了解程度也決定其在日常工作中開展思想政治教育和日常工作中的效率。包括學業生涯規劃、安全教育、心理健康教育、職業生涯規劃、專業認知、校史校情教育、創新思維能力教育、法律知識普及等多方面，因此在學生的成長過程中，要緊密地結合大學生各階段的特點，滲透于培養的全過程，引導學生養成良好的心理素質，提高思想認識，引領大學生樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。

二、學生電子檔案構建的現實意義

(一)電子檔案使用及管理更具科學性

過去傳統的紙質檔案不但不利于保存，而且信息的存儲量也較少，不利于快速掌握學生的情況和使用學生相關信息。在現代信息化下，使用電子檔案是非常簡便的一種記錄方式，電子檔案不但方便儲存，而且使用非常高效，主要建立好系統的信息源，通過多種通訊工具就能隨時了解學生的情況。學生電子檔案的建立一是讓我們對學生情況一目了然，對學生能更加深入了解。二是能加強對學生動態的把控，更好地引領學生思想動態，同時也能防范一些特殊事件的發生。三是通過對學生信息的掌握，能提高一些日常管理工作的效率，在需要查找和了解該生信息的情況下，能快捷找到該生詳細的信息。學生電子檔案的建立將能完整地呈現學生的發展動態，有利于充分了解學生，有利于實時把控學生成長動態，有利于提高學生事務管理工作的效率。

(二)學生電子檔案構建具有重要性和必要性

大學生作為當代特殊群體，處于形成人生觀、世界觀和價值觀的重要時期，其接受新事物快、學習能力強、但也存在抗挫折能力較弱、缺乏自我調節和鑒別能力，動態發展較為明顯，需要在大學四年的成長過程中得到適時的規范和引導。因此，輔導員要時刻關注和把握學生的思想動態，才能更好在適當時機介于教育手段如上述提到，面對眾多的學生，如果只介于傳統的接觸，可能一些不積極主動的學生會被我們忽略，然后這些更是需要我們關心的學生，如果我們建立了電子檔案，我們對學生的情況就能實現實時把控。就如我們去宿舍找學生，通過對手機上儲存的學生檔案信息，我們也能直奔學生宿舍，而且每一名學生檔案中，都有學生的相片，我們平時多看看，也能增加我們對學生的影響，也許在下次碰面的時候，能直接呼出學生的名字，無形之中就能促進師生關系，所以建立學生電子檔案是非常有必要的。

(三)學生檔案的構建促進老師對學生深度了解

一份完善的學生電子檔案，需要老師平時工作一點點信息積累構成的。因此老師要立足平時的工作上，及時跟蹤及完善電子檔案，然后對信息進行統計和分析，要客觀地去記錄事實。在這個過程中是能激發老師與學生的交流，更好地促進老師和師生的感情，充分了解學生個人情況。學生電子檔案更方便地記錄了學生在校學習、生活、思想等方面的綜合表現，讓老師能快速地、充分地了解學生個人情況，使老師更有針對性地開展工作，同時也在工作上能得到很多便利，讓學生管理工作手段更多樣化，呈現精細化和科學化管理。學生電子檔案的建立，有利于提高輔導員工作效率，讓輔導員在繁鎖的學生管理事務中，找到更明確的方向，讓管理更明確分類，是實現精細化管理的主要措施。

三、學生電子檔案的構建

學生電子檔案的建立，一般為信息化系統建立的信息基礎，內容涉及了學生基本信息、學生身體健康管理、學生在校綜合表現等，是指把學生的主要信息建立成有價值的電子文件，經過整理歸檔后所形成的電子文檔。在學生的建立檔案構建過程中，并不是所有電子文件都歸檔,只有具有保存價值的電子文件才歸檔保護。

(一)基本信息收集及處理

一份完整的學生電子檔案，應包括學生頭像信息、基礎信息(姓名，性別，年齡，身份證號，生源地)和體檢報告，成績信息，在校綜合表現等。學生電子檔案涉及學生的基本信息和學生在校的綜合表現，學生的基本信息可以通過對高中檔案的提取和學生本人的采集，學生在校的綜合表現可以通過輔導員日常工作的記錄積累，如學生的成績狀況，輔導員可以通過與教務員溝通，提取學生每學期的成績單。學生在校的其他表現也可以通過班委的統計。從收集、分析統計、歸類記錄歸檔，從而形成一個完整體系的電子檔案。電子檔案是學生的個體綜合表現反饋信息源，因此在建立學生電子檔案中，輔導員要有意識及主動地收集學生基本情況，并客觀事實地記載學生在校的基本信息，同時也積極去搜素學生在校思想及學習上的其他信息，最后通過分析統計而匯總成的電子文檔。

(二)信息的更新

在電子檔案建立過程中,輔導員起著舉足輕重的作用，是電子檔案的管理者。學生的成長是一個動態過程，因此對學生檔案的建立上，也是存在一個不斷更新的過程。在這個過程中，輔導員必須主動和具有高度責任心，不斷在工作過程中完善學生電子檔案。根據學生在校的發展，不斷更新數據，包括學生學籍信息、學習成績、競賽獲獎、社會工作任職情況等。

(三)信息的使用及保護

電子檔案是學生綜合信息材料的匯總，內容涉及學生個人成長的方方面面以及個人材料，在輔導員的日常工作中，使用時非常密切的，也是具備的。同時也要處分做好學生電子檔案的保護工作，電子檔案是在學生信息的收集和匯總生成的電子文檔，內容涉及學生的個人信息的隱私，因此在學生電子檔案的安全管理上，要高度重視，充分保護學生信息，學生電子檔案的利用也只局限在學生事務上。

四、結語

輔導員是高校學生思想政治教育的領路人和管理者，輔導員與學生的關系建立，往往也是建立在兩者的相互了解基礎上。輔導員對學生的了解程度也決定其在日常工作中開展思想政治教育和日常工作中的效率。學生電子檔案是指把學生的主要信息建立成有價值的電子文檔，構建的過程重要是對信息的收集和處理，通過不斷更新的方式完整地記錄著學生的成長過程，在這個過程中加強了輔導員對學生的深度了解，同時也促進了輔導員工作的積極性和主動性。構建學生電子檔案，有利于充分了解學生，有利于實時把控學生動態，促進對學生的深入了解，提高工作的針對性和有效性，加強對學生動態的把控，有利于精確化引導學生，更好地引領學生思想動態，發揮輔導員對學生開展思想政治培養全過程有重要的現實價值。