檔案館做好建設工程檔案管理工作的方法探討

程穎

摘 要：在建筑工程建設中會形成大量的文檔材料，如前期的批文、各階段的驗收資料、施工圖設計資料等，這些材料反映了工程建設的詳細情況，對其他的工程建設有著重要的借鑒參考作用。本文先圍繞建設工程檔案管理工作的意義進行分析，然后就檔案館如何做好建設工程的檔案管理工作進行探討。

關鍵詞：檔案館 建設工程 檔案管理

在建筑工程建設中，檔案管理工作是其中的重要組成部分，不僅對工程的順利完工有著重要的影響，而且也能夠為今后的工程建設提供借鑒。但是，在實際工作中，一些檔案館對于建設工程的檔案管理工作不夠重視，這導致工程的建設材料沒有得到及時的歸整，使得一些材料殘缺不齊。基于此，圍繞檔案館如何做好檔案管理工作進行分析具有重要的意義。

一、建設工程檔案資料管理的主要意義

在各類工程的建設中，檔案館需要積極實施建設工程檔案的接收工作，這樣才能夠建成質量優化的館藏體系。此外，只有檔案館擴大檔案的收集范圍，對館藏內容進行不斷地豐富，擴大征集門類，才能夠擁有系統的館藏資源，為今后城建檔案的利用打下基礎，使這些工程檔案能夠為城市建設事業發展提供全方位的服務。

之所以要重視建設工程檔案的管理工作，主要有以下幾方面的意義：一是在建設工程中，各職能部門重視對工程的檔案歸集管理，不僅表示這些部門對建設工程非常重視，更是這些部門以實際行動踐行科學發展觀的體現。二是相關職能部門對檔案管理工作的高度重視，也使得所有參建單位對工程檔案的建立以及整理工作有著更深刻的認識。三是重視工程檔案管理工作的開展，有助于豐富檔案館中建筑工程類的檔案資料，這樣就為今后的城建規劃提供參考依據，進而促進城鄉經濟的發展。

二、建設工程檔案管理工作的現狀

現如今，在建筑工程建設中，因為受到各方面的影響，如工程的工期比較長，經費有所不足，工作人員不夠固定等，導致一些工程的檔案資料移交不及時，存在著各種圖表不完整的現象，影響了檔案館檔案收集工作的開展。

（一）檔案整理認識較為薄弱

一些建設單位對于檔案管理工作的認識有所不足，存在著重建設而輕檔案管理的情況，再加上這些單位并沒有專業的檔案人員，所以忽視了對原始資料的保存，甚至還存在著用完丟棄的現象。這樣一來，影響了檔案館的檔案收集工作開展。

（二）檔案歸集不夠規范

在工程檔案管理工作中，檔案管理人員的素質高低也會影響這項工作的開展，由于一些檔案館的工作人員對建筑工程類的知識有所缺失，他們對于工程檔案的收集內容不夠了解，對范圍界定也不夠清晰，所以沒有按照城建檔案的要求來進行收集。在檔案管理工作中，他們更多的是被動地接收各方所移交的文件資料，這樣導致檔案資料被零散的堆放，沒有進行及時整理。

三、做好工程檔案管理工作的步驟

（一）做好進館前的業務指導

1.建立統一的檔案管理網絡

要想保證建設工程的檔案完整、規范，那么就需要實現對檔案工作的集中管理。為此，檔案館需要針對建設工程制定一個完善的檔案制度，以推動建設工程檔案管理工作的有效開展。此外，對各項目提出相應的要求，如由各項目部制定檔案業務指導人員，由這些工作人員指導工程檔案的管理，以便形成項目部的檔案管理網絡。另外，對相關制度的建設予以完善，例如制定崗位責任制，對工作人員的工作職責進行劃分，要做到層層把關，這樣就能夠保證檔案管理工作的規范化、系統化。

2.轉變檔案管理觀念

檔案館要想提高工程檔案管理工作的效率，就需要轉變館內工作人員的思想觀念，要制定一系列的管理措施，以實現對工程檔案的超前管理。眾所周知，建設工程的周期較長，而且技術性非常強，從一開始的項目申報，再到后期的工程竣工，中間有著眾多環節，這樣就會形成內容繁雜、涉及面廣的文件材料。另外，建設工程所涉及的部門以及工作人員較多，經歷的時間非常長，所以很容易造成遺漏。為了確保建設工程檔案的資料齊全，檔案館需要改變以往等人將檔案資料送上門的做法，而是需要安排檔案管理人員主動跟進這項工作。由他們對工程建設的操作程序進行了解，然后對他們的工作進行合理安排，使檔案管理人員知曉每一個階段所產生的檔案資料，并對檔案資料的內容以及數量等有所了解，然后在這個基礎上使用幾種收集方法：一是追蹤收集。這種檔案收集方法比較適用于一些工程周期較短的工程。檔案管理人員要親往現場，向項目負責人了解工程的施工進度，并督促技術部門做好檔案資料的收集工作。這種檔案收集方法會花費較大的人力以及物力，但是其收集速度較快，而且檔案的質量也較高。二是分階段收集。對于一些建設周期較長的大工程，可以使用這種收集方法。對于一些大型建設工程，檔案館需要保持與建設單位的聯系，以便對工程的進展及時地了解，并及時督促建設單位的工作人員做好檔案材料的收集工作，以防止檔案原始材料散失，如此一來，工程檔案材料的完整性就會得到保證。三是強制性收集。為了實現對工程檔案的有效收集，檔案館可以采取強制性收集的方法，也就是收取檔案資料押金。當工程報建之后，在與施工單位的合同中，可以規定一部分的工程款作為資料保證金。當施工完畢之后，施工單位如果將資料及時地移交給檔案部門，才能夠退回這筆保證金。對于一些內部復雜的施工單位，這種檔案收集方法具有一定的約束力。

（二）把好進館關

1.工程開工環節

建設工程開工階段乃是檔案館進行現場業務指導的最佳時機。當工程開工之后，就表明工程的各項前期準備工作結束。工程的前期準備工作，一般是由施工單位負責完成的，所以關于工程的文件材料也基本上保存在施工單位。在工程開工之后，監理單位會介入其中，所以工程施工時所形成的各項材料除了保存在施工單位內，還會保存在監理單位之中。因此，檔案館需要及時介入其中，做好工程檔案的檢查指導工作。首先，要對工程前期的材料收集情況或者是歸檔情況等進行檢查，檔案館需要對這些文件材料的是否準確與完整進行檢查，對于缺少的文件需要及時追究責任。其次，要指導施工單位以及監理單位建立檔案形成機制以及檔案歸檔機制。

2.竣工驗收環節

一個合格的建筑工程，除了要保證其實體的合格，而且要保證建筑工程的檔案也完整規范。只有當工程中所形成的檔案材料經過了檔案館的驗收合格之后，才能夠簽發建設工程合格證明。然后憑借檔案館的證明組織各單位進行竣工驗收。

3.接收進館環節

檔案館需要對工程檔案的報送進行規定，例如對報送的時間進行規定，規定檔案的報送需要在工程驗收后三個月內。又如，要對檔案的內容、質量等進行規定，需要施工單位按照相應的規范標準進行檔案內容的移交，如果檔案質量不合格，需要退回施工單位進行重新處理。當確定工程檔案資料合格之后，再辦理移交手續，當雙方簽字蓋章之后再進行交接。

四、結語

綜上，在工程建設過程中，檔案資料的管理工作較為重要，不僅能夠保證工程的資料完成，確保工程的順利完工，而且還需能夠為城鄉建設規劃提供參考資料。而要想更好地開展檔案管理工作，就需要檔案館做好進館前的業務指導，要制定一個完善的檔案管理機制，并轉變檔案管理人員的管理思想。此外，檔案館需要把好進館關，要在工程開工環節介入檔案管理工作之中，并對檔案的報送進行規定。如此一來，就能夠使工程的檔案資料更加規范、完整，使其在城鄉建設中發揮更大的作用。

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