公司存貨管理內(nèi)部控制分析

吳銳

摘 要：文章以A企業(yè)為例，提出了通過實(shí)行科學(xué)的存貨內(nèi)部管控來減少公司的平均經(jīng)費(fèi)占用水平，提升存貨的流通速度與總資本周轉(zhuǎn)率，最后提升公司的經(jīng)濟(jì)利益。

關(guān)鍵詞：公司 ?存貨管控 ?內(nèi)控分析

存貨屬于企業(yè)資產(chǎn)的關(guān)鍵構(gòu)成部分之一，其直接體現(xiàn)了公司的生產(chǎn)運(yùn)營情況與經(jīng)費(fèi)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況。存貨占用經(jīng)費(fèi)比例的高低，流轉(zhuǎn)速率的快慢，對(duì)公司的資產(chǎn)及損益有較大影響。存貨內(nèi)控的優(yōu)劣直接關(guān)系著公司的財(cái)務(wù)情況，所以，強(qiáng)化公司存貨內(nèi)控是十分有必要的。

一、存貨內(nèi)控管理的內(nèi)容

（一）存貨采購管理的內(nèi)容

（1）采購方案。采購部門按照公司生產(chǎn)運(yùn)營計(jì)劃與材料請(qǐng)購單制定采購方案，提出詳細(xì)的采購目錄，通過主管計(jì)劃的負(fù)責(zé)對(duì)象審查后報(bào)上級(jí)主管審批。

（2）考核體系。公司要結(jié)合預(yù)算相關(guān)規(guī)定，按照本單位業(yè)務(wù)特征制定存貨年度、季度以及月度采購、生產(chǎn)、保存以及銷售預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算對(duì)具體執(zhí)行狀況進(jìn)行考核。

（二）存貨存儲(chǔ)管理的內(nèi)容

（1）存儲(chǔ)已檢驗(yàn)的存貨。把已驗(yàn)收的存貨保管和采購的其余職權(quán)相隔離，能夠減少?zèng)]有通過授權(quán)的采購風(fēng)險(xiǎn)，存儲(chǔ)物品的倉儲(chǔ)區(qū)要相對(duì)分離，限制閑雜人等靠近。

（2）存貨清點(diǎn)與處置。要保障存貨賬實(shí)一致，倉庫保管者要定時(shí)清查庫存存貨，制定庫存清查表，并提出處置意見。財(cái)會(huì)者年末要抽檢存貨清查表，針對(duì)生產(chǎn)過程已沒有轉(zhuǎn)讓價(jià)值和其他足夠證明已沒有應(yīng)用價(jià)值與轉(zhuǎn)讓優(yōu)勢(shì)的存貨，按照主管單位及相關(guān)部門審批的處置意見，與倉庫保管者一同調(diào)解存貨賬務(wù)，由此保證賬實(shí)一致。

（三）存貨領(lǐng)用管理的內(nèi)容

（1）填寫領(lǐng)料單。為強(qiáng)化對(duì)存貨領(lǐng)用的管控，要明確專人填寫領(lǐng)料單，實(shí)行領(lǐng)料負(fù)責(zé)制。

（2）領(lǐng)料管理。材料要由班組長(zhǎng)和其他固定員工依靠領(lǐng)料單進(jìn)倉庫領(lǐng)取，倉庫員工發(fā)料時(shí)要仔細(xì)核實(shí)領(lǐng)料單，確定準(zhǔn)確無誤后雙方簽字，確定辦好交接手續(xù)。

二、A企業(yè)存貨內(nèi)控常見的問題

（一）存貨內(nèi)控環(huán)境問題

（1）缺乏單獨(dú)的內(nèi)控組織部門。企業(yè)沒有設(shè)置專業(yè)的內(nèi)控部門，各種控制機(jī)制由各單位領(lǐng)導(dǎo)人員管理，通過上級(jí)對(duì)下屬業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢測(cè)。以材料管理為例，材料從購置到保管及出庫的控制，由供應(yīng)部門、倉庫自主管理，無審核控制部門對(duì)其加以監(jiān)督。

（2）缺少橫向監(jiān)督機(jī)制。采購部門通過生產(chǎn)加工部門兼任，生產(chǎn)加工部門不僅是物料的采購部門還是物料領(lǐng)料部門，這兩部門合成一體，是不滿足企業(yè)內(nèi)部管控流程的，采購部門購置和生產(chǎn)加工部門領(lǐng)料要分離開來，否則將無科學(xué)的制約效應(yīng)。該種內(nèi)部管理造成的結(jié)果僅僅能從縱向管理，缺少橫向監(jiān)督檢測(cè)，不僅會(huì)產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，還會(huì)由于橫向交流監(jiān)督不當(dāng)，缺少從企業(yè)總體角度考量的管理設(shè)計(jì)，浪費(fèi)與低效的情況不能避免。因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)不健全，缺少嚴(yán)格的控制對(duì)策，進(jìn)而出現(xiàn)了諸多內(nèi)耗，增多了公司運(yùn)營支出。

（二）存貨流轉(zhuǎn)問題

存貨購置超量。企業(yè)各部門的職責(zé)與目標(biāo)不相同，銷售部門按照用戶的訂單通知購貨部門與生產(chǎn)部門。由于企業(yè)客戶很多，產(chǎn)品類型復(fù)雜，用戶常常有臨時(shí)調(diào)整訂單和取消訂單的情況，采購部門為確保不影響生產(chǎn)進(jìn)度，材料可以及時(shí)提供，通常在接到銷售部門訂單時(shí)，便立即將材料采購方案給材料供貨商，而在材料購置時(shí)還增加相關(guān)比例數(shù)量。所以造成材料超量購置與倉庫儲(chǔ)材庫存很大的情況，占用了企業(yè)大多數(shù)流動(dòng)經(jīng)費(fèi)。此外，存貨采購超量也有如下幾點(diǎn)原因：其一，常規(guī)物資的訂貨計(jì)劃性不好，未根據(jù)車間加工節(jié)奏來科學(xué)分配材料購置數(shù)量與物資入庫批次，若遇到用戶臨時(shí)取消訂單，將導(dǎo)致購入材料的呆滯。其二，小批量商品的材料訂貨量多，入庫后領(lǐng)取頻率小，出現(xiàn)了物資積壓。其三，產(chǎn)品研發(fā)試制階段，投入的規(guī)模過大，采購數(shù)量過多，無法及時(shí)消化。

三、強(qiáng)化公司存貨內(nèi)控的途徑

（一）營造良好的內(nèi)控條件

公司所有職工要形成高度的存貨內(nèi)控觀念，這針對(duì)加強(qiáng)公司存貨的內(nèi)控是非常重要的。公司領(lǐng)導(dǎo)人員要堅(jiān)決支撐在公司內(nèi)部傳播存貨內(nèi)控的思想，令加強(qiáng)存貨內(nèi)控的觀念深入人心。另外，還要提升職工素養(yǎng)，建立公司文化，提高組織管理意識(shí)。唯有從思想方面加強(qiáng)存貨內(nèi)控，制定出存貨各個(gè)流程的內(nèi)控機(jī)制，方可達(dá)到最佳的內(nèi)控效果，并保障制度的貫徹執(zhí)行，達(dá)到內(nèi)控的最終目的。

（二）定時(shí)對(duì)存貨控制狀況展開風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)

公司面臨激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)是不可避免的，公司要不定時(shí)的采集存貨相關(guān)資料，及時(shí)判斷、合理分析運(yùn)營項(xiàng)目中與現(xiàn)實(shí)存貨管理目標(biāo)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)展開判斷與評(píng)價(jià)。按照評(píng)價(jià)與判斷的風(fēng)險(xiǎn)采取定性和定量相融合的辦法進(jìn)行分析，以明確科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)對(duì)策。

（三）采用科學(xué)有效的存貨內(nèi)控機(jī)制

（1）存貨采購管理：①采購方案。存貨采購需要建立采購方案，保證采購存貨是運(yùn)營所要，防止存貨積壓、耗費(fèi)。要科學(xué)設(shè)置物資在產(chǎn)品、產(chǎn)成品方面的比重，按照倉儲(chǔ)方案、經(jīng)費(fèi)狀況、生產(chǎn)方案、銷售方案等建立采購方案。采購中心的物資采購方案在通過該內(nèi)控監(jiān)管單位備案審查通過后，才可以根據(jù)計(jì)劃開始采購工作。②簽署采購合同。采購者要根據(jù)采購方案找到相關(guān)供貨商，根據(jù)采購方案羅列物資尺寸型號(hào)，按照生產(chǎn)計(jì)劃設(shè)置分批送貨時(shí)間、材料購價(jià)等簽署采購合同。采購者要根據(jù)計(jì)劃訂立合同，無權(quán)在授權(quán)以外簽署合同與調(diào)整合同內(nèi)容，訂立后的合同復(fù)印件要送財(cái)務(wù)中心與采購計(jì)劃中心審查并留存。③存貨驗(yàn)收與入庫。保障存貨的購置總數(shù)、品種、性能滿足合同需求，倉庫保管者要按照采購中心編制通過主管審批后的購置計(jì)劃訂單確立的時(shí)間范圍、總數(shù)范圍內(nèi)收獲，出具質(zhì)量檢查通知單，等質(zhì)量檢測(cè)部門檢測(cè)達(dá)標(biāo)后使之出具產(chǎn)品驗(yàn)收合格單，倉庫保管者清查商品總數(shù)并檢測(cè)商品是否有損壞，及時(shí)、精準(zhǔn)、安全的處理入庫手續(xù)。④制定記賬憑證。存貨檢驗(yàn)合格后，辦理暫估入庫，做暫估入庫單，采購部門根據(jù)合同取得發(fā)票后，交倉庫核對(duì)數(shù)量及暫估的金額，然后倉庫將原暫估沖紅，做采購入庫單交采購部門，采購部門將采購入庫單附在發(fā)票后交財(cái)務(wù)審核，由此制定相關(guān)記賬憑證與登記相關(guān)明細(xì)賬以及總分類賬。⑤支出款項(xiàng)。企業(yè)在準(zhǔn)備支出時(shí)，要核實(shí)支出條件，并檢查經(jīng)費(fèi)是否足夠。在支出的基礎(chǔ)上記錄銀行日記賬，便于登記所有支出。⑥財(cái)會(huì)記錄。財(cái)務(wù)部門按照審批后的支出憑單，支出單據(jù)制定會(huì)計(jì)憑證，記錄用戶交易明細(xì)賬。

（2）存貨入庫管理：①嚴(yán)格落實(shí)存貨驗(yàn)收流程。倉庫保管者按照內(nèi)控監(jiān)督部門審核的采購方案收貨，對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)標(biāo)的材料處理入庫手續(xù)，對(duì)檢驗(yàn)不達(dá)標(biāo)的存貨要立即辦理退貨和索賠。對(duì)超出計(jì)劃總數(shù)與時(shí)間的材料一律禁止處理入庫手續(xù)。②需要材料供貨商定期送貨。由于倉庫保管者有限，必須要求材料供貨商送貨的，供貨商會(huì)每周一到周五送貨，且倉庫辦理物資入庫手續(xù)，其他時(shí)間倉庫保管者就能夠盤點(diǎn)送貨單、發(fā)票檢驗(yàn)、記賬物卡等業(yè)務(wù)了。

四、結(jié)束語

總之，存貨內(nèi)控針對(duì)公司的運(yùn)營管理而言意義顯著，存貨內(nèi)控的優(yōu)劣直接關(guān)系著公司的成本及經(jīng)濟(jì)利益。制定科學(xué)有效的存貨內(nèi)控制度，嚴(yán)格落實(shí)并伴隨公司的發(fā)展持續(xù)完善，方可提升存貨控制水平;制定滿足公司本身發(fā)展需求的管理平臺(tái)，加強(qiáng)數(shù)字化管理，方可令公司存貨內(nèi)控滿足時(shí)代需求，緊跟技術(shù)腳步，科學(xué)整理內(nèi)部資源;合理使用外界資源，方可開發(fā)公司存貨內(nèi)控潛力，營造最大化社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)效益。

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