公司存貨管理內部控制分析

吳銳

摘 要：文章以A企業(yè)為例，提出了通過實行科學的存貨內部管控來減少公司的平均經(jīng)費占用水平，提升存貨的流通速度與總資本周轉率，最后提升公司的經(jīng)濟利益。

關鍵詞：公司 ?存貨管控 ?內控分析

存貨屬于企業(yè)資產(chǎn)的關鍵構成部分之一，其直接體現(xiàn)了公司的生產(chǎn)運營情況與經(jīng)費運轉狀況。存貨占用經(jīng)費比例的高低，流轉速率的快慢，對公司的資產(chǎn)及損益有較大影響。存貨內控的優(yōu)劣直接關系著公司的財務情況，所以，強化公司存貨內控是十分有必要的。

一、存貨內控管理的內容

（一）存貨采購管理的內容

（1）采購方案。采購部門按照公司生產(chǎn)運營計劃與材料請購單制定采購方案，提出詳細的采購目錄，通過主管計劃的負責對象審查后報上級主管審批。

（2）考核體系。公司要結合預算相關規(guī)定，按照本單位業(yè)務特征制定存貨年度、季度以及月度采購、生產(chǎn)、保存以及銷售預算，并根據(jù)預算對具體執(zhí)行狀況進行考核。

（二）存貨存儲管理的內容

（1）存儲已檢驗的存貨。把已驗收的存貨保管和采購的其余職權相隔離，能夠減少沒有通過授權的采購風險，存儲物品的倉儲區(qū)要相對分離，限制閑雜人等靠近。

（2）存貨清點與處置。要保障存貨賬實一致，倉庫保管者要定時清查庫存存貨，制定庫存清查表，并提出處置意見。財會者年末要抽檢存貨清查表，針對生產(chǎn)過程已沒有轉讓價值和其他足夠證明已沒有應用價值與轉讓優(yōu)勢的存貨，按照主管單位及相關部門審批的處置意見，與倉庫保管者一同調解存貨賬務，由此保證賬實一致。

（三）存貨領用管理的內容

（1）填寫領料單。為強化對存貨領用的管控，要明確專人填寫領料單，實行領料負責制。

（2）領料管理。材料要由班組長和其他固定員工依靠領料單進倉庫領取，倉庫員工發(fā)料時要仔細核實領料單，確定準確無誤后雙方簽字，確定辦好交接手續(xù)。

二、A企業(yè)存貨內控常見的問題

（一）存貨內控環(huán)境問題

（1）缺乏單獨的內控組織部門。企業(yè)沒有設置專業(yè)的內控部門，各種控制機制由各單位領導人員管理，通過上級對下屬業(yè)務負責監(jiān)督檢測。以材料管理為例，材料從購置到保管及出庫的控制，由供應部門、倉庫自主管理，無審核控制部門對其加以監(jiān)督。

（2）缺少橫向監(jiān)督機制。采購部門通過生產(chǎn)加工部門兼任，生產(chǎn)加工部門不僅是物料的采購部門還是物料領料部門，這兩部門合成一體，是不滿足企業(yè)內部管控流程的，采購部門購置和生產(chǎn)加工部門領料要分離開來，否則將無科學的制約效應。該種內部管理造成的結果僅僅能從縱向管理，缺少橫向監(jiān)督檢測，不僅會產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，還會由于橫向交流監(jiān)督不當，缺少從企業(yè)總體角度考量的管理設計，浪費與低效的情況不能避免。因為組織結構不健全，缺少嚴格的控制對策，進而出現(xiàn)了諸多內耗，增多了公司運營支出。

（二）存貨流轉問題

存貨購置超量。企業(yè)各部門的職責與目標不相同，銷售部門按照用戶的訂單通知購貨部門與生產(chǎn)部門。由于企業(yè)客戶很多，產(chǎn)品類型復雜，用戶常常有臨時調整訂單和取消訂單的情況，采購部門為確保不影響生產(chǎn)進度，材料可以及時提供，通常在接到銷售部門訂單時，便立即將材料采購方案給材料供貨商，而在材料購置時還增加相關比例數(shù)量。所以造成材料超量購置與倉庫儲材庫存很大的情況，占用了企業(yè)大多數(shù)流動經(jīng)費。此外，存貨采購超量也有如下幾點原因：其一，常規(guī)物資的訂貨計劃性不好，未根據(jù)車間加工節(jié)奏來科學分配材料購置數(shù)量與物資入庫批次，若遇到用戶臨時取消訂單，將導致購入材料的呆滯。其二，小批量商品的材料訂貨量多，入庫后領取頻率小，出現(xiàn)了物資積壓。其三，產(chǎn)品研發(fā)試制階段，投入的規(guī)模過大，采購數(shù)量過多，無法及時消化。

三、強化公司存貨內控的途徑

（一）營造良好的內控條件

公司所有職工要形成高度的存貨內控觀念，這針對加強公司存貨的內控是非常重要的。公司領導人員要堅決支撐在公司內部傳播存貨內控的思想，令加強存貨內控的觀念深入人心。另外，還要提升職工素養(yǎng)，建立公司文化，提高組織管理意識。唯有從思想方面加強存貨內控，制定出存貨各個流程的內控機制，方可達到最佳的內控效果，并保障制度的貫徹執(zhí)行，達到內控的最終目的。

（二）定時對存貨控制狀況展開風險評價

公司面臨激烈的競爭環(huán)境，風險是不可避免的，公司要不定時的采集存貨相關資料，及時判斷、合理分析運營項目中與現(xiàn)實存貨管理目標有關的風險，且對風險展開判斷與評價。按照評價與判斷的風險采取定性和定量相融合的辦法進行分析，以明確科學的風險應對對策。

（三）采用科學有效的存貨內控機制

（1）存貨采購管理：①采購方案。存貨采購需要建立采購方案，保證采購存貨是運營所要，防止存貨積壓、耗費。要科學設置物資在產(chǎn)品、產(chǎn)成品方面的比重，按照倉儲方案、經(jīng)費狀況、生產(chǎn)方案、銷售方案等建立采購方案。采購中心的物資采購方案在通過該內控監(jiān)管單位備案審查通過后，才可以根據(jù)計劃開始采購工作。②簽署采購合同。采購者要根據(jù)采購方案找到相關供貨商，根據(jù)采購方案羅列物資尺寸型號，按照生產(chǎn)計劃設置分批送貨時間、材料購價等簽署采購合同。采購者要根據(jù)計劃訂立合同，無權在授權以外簽署合同與調整合同內容，訂立后的合同復印件要送財務中心與采購計劃中心審查并留存。③存貨驗收與入庫。保障存貨的購置總數(shù)、品種、性能滿足合同需求，倉庫保管者要按照采購中心編制通過主管審批后的購置計劃訂單確立的時間范圍、總數(shù)范圍內收獲，出具質量檢查通知單，等質量檢測部門檢測達標后使之出具產(chǎn)品驗收合格單，倉庫保管者清查商品總數(shù)并檢測商品是否有損壞，及時、精準、安全的處理入庫手續(xù)。④制定記賬憑證。存貨檢驗合格后，辦理暫估入庫，做暫估入庫單，采購部門根據(jù)合同取得發(fā)票后，交倉庫核對數(shù)量及暫估的金額，然后倉庫將原暫估沖紅，做采購入庫單交采購部門，采購部門將采購入庫單附在發(fā)票后交財務審核，由此制定相關記賬憑證與登記相關明細賬以及總分類賬。⑤支出款項。企業(yè)在準備支出時，要核實支出條件，并檢查經(jīng)費是否足夠。在支出的基礎上記錄銀行日記賬，便于登記所有支出。⑥財會記錄。財務部門按照審批后的支出憑單，支出單據(jù)制定會計憑證，記錄用戶交易明細賬。

（2）存貨入庫管理：①嚴格落實存貨驗收流程。倉庫保管者按照內控監(jiān)督部門審核的采購方案收貨，對質量檢驗達標的材料處理入庫手續(xù)，對檢驗不達標的存貨要立即辦理退貨和索賠。對超出計劃總數(shù)與時間的材料一律禁止處理入庫手續(xù)。②需要材料供貨商定期送貨。由于倉庫保管者有限，必須要求材料供貨商送貨的，供貨商會每周一到周五送貨，且倉庫辦理物資入庫手續(xù)，其他時間倉庫保管者就能夠盤點送貨單、發(fā)票檢驗、記賬物卡等業(yè)務了。

四、結束語

總之，存貨內控針對公司的運營管理而言意義顯著，存貨內控的優(yōu)劣直接關系著公司的成本及經(jīng)濟利益。制定科學有效的存貨內控制度，嚴格落實并伴隨公司的發(fā)展持續(xù)完善，方可提升存貨控制水平;制定滿足公司本身發(fā)展需求的管理平臺，加強數(shù)字化管理，方可令公司存貨內控滿足時代需求，緊跟技術腳步，科學整理內部資源;合理使用外界資源，方可開發(fā)公司存貨內控潛力，營造最大化社會價值以及經(jīng)濟效益。

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