對事業單位檔案管理電子化的建設

史大貴

摘要：全面實現檔案管理電子化建設，早已成為事業單位順應信息化時代的發展需求，提高自身電子化與現代化管理水平的根本前提條件。所以本文主要對事業單位檔案管理電子化建設做出闡述，以期為進一步加強檔案管理電子化建設奠定良好的基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子化建設

前言：

隨著信息時代的快速來臨，事業單位檔案因其獨有的應用前景，受到越來愈多人的重視。而如何擺脫傳統檔案管理模式的束縛，實現檔案管理電子化建設儼然已經成為事業單位日常管理的首要內容。基于此筆者即結合個人實踐工作經驗與相關參考文獻，就事業單位檔案管理電子化的意義加以分析，提出事業單位檔案管理電子化建設的優化建議，以期為事業單位檔案管理工作帶來進步，并推動事業單位檔案電子化建設。

1.開展事業單位檔案管理電子化的意義

隨著信息時代的快速來臨，計算機以及互聯網技術被廣泛應用到各個領域之中。尤其是在事業單位檔案管理工作中，計算機以及互聯網技術的應用，大大的提高了事業單位檔案管理部門對檔案信息的實際處理能力，提高了事業單位檔案管理水平。所以說實現檔案管理電子化是事業單位檔案管理工作未來發展的根本趨勢。

這是因為傳統的檔案管理工作，在各個環節的管理過程中面對的主要是紙質檔案，因此無論是在檔案的存儲上，還是在檔案的轉移、閱讀以及信息管理上，都會耗費大量的人力、物力，進一步提高了事業單位的檔案管理難度與檔案管理成本。而經過電子化處理后的檔案，不僅各個環節的管理工作都可以由電子化處理，且在實際的存儲過程中也能夠節約大量的空間，實現無限制的空間擴充，進一步降低了檔案管理成本。

此外，因為檔案管理的根本目的就是為社會提供信息服務，所以開展事業單位檔案管理電子化建設，也使得用戶能夠直接通過計算機終端對檔案信息進行查詢、調閱以及處理，不僅在檔案的使用上更加快捷，并且對于檔案信息而言也不存在損耗問題，大大的提高了檔案信息的實際利用效率。而且電子化的信息還為二次開發和社會化利用打下了基礎。尤其是目前我國的數據分析能力不斷被提高、被普及，有價值的數據本身也越來越重要。而事業單位肩負著特有的社會職能，通過檔案管理電子化能夠使檔案數據更加具有專業性、可信度，也就使得事業單位的檔案信息具有廣闊的應用前景。

2.事業單位檔案管理電子化建設的優化建議

第一，提高事業單位檔案電子化管理意識。意識不僅決定形態，還會影響行為。所以在檔案電子化建設的過程中，首先就應該樹立正確的電子化檔案管理意識。也就是說要想推進事業單位檔案管理電子化建設，就必須要讓全體員工都樹立正確的電子化管理理念，從而投身到電子化建設的建設與推廣中。尤其是事業單位的領導者更要對電子化建設的重要性擁有一個正確且全面的認識，從而在經費上給予大力的支持，并且要對單位檔案歸檔的工作進行重視，這不僅可以為事業單位的檔案進行有效管理打下一個良好的基礎，也可以為事業單位的重大決策提供比較可靠的依據。此外，還要做好收集和分類以及歸檔事業單位的設備儀器檔案和產品檔案以及科技檔案等，從而利用這些完整性的檔案在事業單位的生產和發展當中發揮出應有的作用。

第二，對事業單位電子檔案的管理制度加以完善。與其他單位的檔案管理工作相比，事業單位的檔案管理工作往往具備一定的政治性要求，因此在檔案管理的電子化建設中就必須要根據事業單位的特殊性給予重點關注。特別是安全性是事業單位檔案管理電子化建設的重中之重，而要想確保電子檔案的安全性與嚴肅性，就必須要構建一個完善的電子檔案管理制度，從而時電子檔案的管理過程能夠做到有章可循，有法可依，逐步實現規范化，標準化。所以，要建立比較健全的規范體系從而對檔案電子化的管理提供規范化和標準化的制度，還應該針對不同事業單位的特點，來對各項檔案管理的需求進行相應的結合。同時，要認真的對事業單位檔案電子化管理相關的政策進行研究。對于電子檔案的保存環境必須要防潮、防高溫和防腐蝕以及防病毒等，從而對檔案的保存環境和保存方式的水平進行不斷的提高。

第三，為事業單位檔案管理建立通用的數據標準與電子化體系。數據庫以及系統之間的不統一，儼然已經成為阻礙檔案電子化建設的重要問題，尤其是對于很多事業單位而言，各個單位之間的不兼容問題越演越烈，改變這一條塊分割的現象早已是刻不容緩。所以，要想做好事業單位檔案管理電子化建設，必須要從國家層面出臺各個層面的數據庫標準、軟件開發標準。也就是說要盡量在可能的范圍和層級上達到檔案標準化和統一的數據標準，為局域性的軟件開發和數據利用掃清障礙，為以后數據的更大范圍的標準化建設做好基礎性工作。

結束語：

事業單位在日常的運行過程中往往會形成大量的檔案，這些檔案不僅蘊含了豐富的經濟利益，更具有十分深遠的利用前景，但與此同時也存在著一定的安全問題。所以，利用現代化信息技術，將紙質實體檔案轉換成為電子檔案，也就是說對事業單位檔案管理進行電子化建設，恰恰能夠有效提高事業單位檔案管理效率與安全性，還能夠進一步降低檔案管理成本，避免不必要的資源浪費，這對推動事業單位的良好發展有著至關重要的作用。所以在今后的實踐工作過程中，事業單位必須要給予檔案管理電子化建設足夠的重視與支持，做好各項專業工作的開展，從而為事業的那位檔案管理電子化建設奠定良好的基礎。

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